档案室管理制度上墙（通用31篇）
为加强消防安全管理工作，防止伤亡事故，促进安全生产，根据国家相关法律法规和规章，制定本制度。
一、消防安全教育、培训
1、每年以创办消防知识宣传栏、开展知识竞赛等多种形式，提高全体员工的消防安全意识。
2、定期组织员工学习消防法规和各项规章制度，做到依法治火。
3、各部门应针对岗位特点进行消防安全教育培训。
4、对消防设施维护保养和使用人员应进行实地演示和培训。
5、对新员工进行岗前消防培训，经考试合格后方可上岗。
6、因工作需要员工换岗前必须进行再教育培训。
二、防火巡查、检查
1、落实逐级消防安全责任制和岗位消防安全责任制，落实巡查检查制度。
2、消防工作归口管理职能部门每日对公司进行防火巡查。每月对各部门进行一次防火检查并复查追踪改善。
3、检查中发现火灾隐患，检查人员应填写防火检查记录，并按照规定，要求有关人员在记录上签名。
4、检查部门应将检查情况及时通知受检部门，各部门负责人应每日消防安全检查情况通知，若发现本单位存在火灾隐患，应及时整改。
5、对检查中发现的火灾隐患未按规定时间及时整改的，根据奖惩制度给予处罚。
三、安全疏散设施管理
1、单位应保持疏散通道、安全出口畅通，严禁占用疏散通道，严禁在安全出口或疏散通道上安装栅栏等影响疏散的障碍物。
2、应按规范设置符合国家规定的消防安全疏散指示标志和应急照明设施。
3、应保持防火门、消防安全疏散指示标志、应急照明、机械排烟送风等设施处于正常状态，并定期组织检查、测试、维护和保养。
4、严禁在工作期间将安全出口上锁。
5、严禁在工作期间将安全疏散指示标志关闭、遮挡或覆盖。
四、消防设施、器材维护管理
1、消防设施日常使用管理由专职管理员负责，专职管理员每日检查消防设施的使用状况，保持设施整洁、卫生、完好。
2、消防设施及消防设备的技术性能的维修保养和定期技术检测由消防工作归口管理部门负责，设专职管理员每日按时检查了解消防设备的运行情况。查看运行记录，听取值班人员意见，发现异常及时安排维修，使设备保持完好的技术状态。
3、消防设施和消防设备定期测试：
（1）正压送风、防排烟系统每半年检测一次。
（2）其它消防设备的测试，根据不同情况决定测试时间。
（3）室内消火栓测试每季度一次。
4、消防器材管理：
（1）每年在冬防、夏防期间定期两次对灭火器进行普查换药。
（2）派专人管理，定期巡查消防器材，保证处于完好状态。
（3）对消防器材应经常检查，发现丢失、损坏应立即补充并上报领导。
（4）各部门的消防器材由本部门管理，并指定专人负责。
五、火灾隐患整改制度
1、各部门对存在的火灾隐患应当及时予以消除。
2、在防火安全检查中，应对所发现的火灾隐患进行逐项登记，并将隐患情况书面下发各部门限期整改，同时要做好隐患整改情况记录。
3、在火灾隐患未消除前，各部门应当落实防范措施，确保隐患整改期间的消防安全，对确无能力解决的.重大火灾隐患应当提出解决方案，及时向单位消防安全责任人报告，并由单位上级主管部门或当地政府报告。
4、对公安消防机构责令限期改正的火灾隐患，应当在规定的期限内改正并写出隐患整改的复函，报送公安消防机构。
六、用火、用电安全管理制度
1、用电安全管理：
（1）严禁随意拉设电线，严禁超负荷用电。
（2）电气线路、设备安装应由持证电工负责。
（3）各部门下班后，该关闭的电源应予以关闭。
（4）禁止私用电热棒、电炉等大功率电器。
2、用火安全管理：
（1）严格执行动火审批制度，确需动火作业时，作业单位应按规定向消防工作归口管理部门申请“动火许可证”。
（2）动火作业前应清除动火点附近5米区域范围内的易燃易爆危险物品或作适当的安全隔离，并向保卫部借取适当种类、数量的灭火器材随时备用，结束作业后应即时归还，若有动用应如实报告。
深圳北森科技有限公司
安全生产管理委员会
二○一○年五月十四日
一、本单位档案权限于本单位及本系统工作人员利用，凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反应，任何人不得例外。
二、外单位来查阅档案的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的`、范围、经分管领导批准前方可查阅。
三、查阅档案人员应在阅文室、保密室内查阅，并保持安静、卫生、不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案。
四、查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定。
五、借阅档案时间一般不超过3天，延长时间需办理续借阅手续，最多不得超过7天，借用份数每人每天不得超过3份。
六、借阅者应维护档案的完整与平安，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影英复制、拆换、涂改及污损，违者必究。
七、借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查、并做好归还记录。借阅档案未还人员假设要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用。
八、凡遇节假日和特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案，材料，以利平安保密等工作。
九、凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或拒不归还者。
一、凡本档案室保管的档案资料，一般只限于本单位各科室或部门借阅使用，外单位借阅利用的'，必须持有单位介绍信或证明，经本单位主管领导批准方可借阅；
二、借阅档案资料时间最长期限为5天，用完后立即归还，如需继续使用，应办理续借手续；
三、借阅者必须爱护档案资料，不得私自拆散案卷和撕去其中文件内容，不得随意圈画、涂改、抽取、撤换档案材料，未经领导批准和档案管理人员的同意，不得翻印复制；
四、本单位职工个人因工作需要查阅有关档案资料的，须经主管领导批准；
为提高公司基础安全管理水平，加强安全生产档案资料管理，进一步建立健全各类安全管理基础台帐，特制定本制度。
一、安全生产基础档案建立目的：
安全生产档案是对公司安全管理工作的真实记载，映公司贯彻国家法律法规、标准的具体体现，它的完整性、规范性、准确性映公司的安全生产管理水平和状况，并对提高公司的安全生产管理形象奠定强有力的基础保障。
二、安全生产基础档案建立和保管部门：
公司安全生产基础档案由综合科负责建立和保管；
三、安全生产基础档案构成体系：
1.驾驶人员档案
2.车辆技术档案
3.安全生产领导机构和管理机构档案
4.安全生产会议、例会档案
5.安全生产教育、培训记录档案
6.安全隐患排查治理档案
7.交通违法行为处理档案
8.开展各种安全管理活动记录档案
9.道路交通事故档案
10.开展安全检查记录档案；
11.安全生产各类工作方案、目标、计划、总结、应急预案档案
12.上级主管部门下发各类文件档案。
四、基础档案管理要求：
1.综合科认真建立各类安全管理基础档案，在工作中不断总结和完善；
2.各类安全生产的档案记录应记录及时、书写认真、保持整洁；
3.档案应由专人妥善保管，随时接受管理部门检查；
4.因保管不善，造成重要档案资料遗失的，按公司规定追究档案管理人员责任。
第一条为加强企业信用档案管理，促进档案工作为企业生产经营和社会诚信体系建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》、《企业档案管理规定》和上海市人民政府《关于加强本市社会诚信体系建设的意见》，制定本办法。
第二条本办法所称企业信用档案，是指企业在生产经营、日常管理、信用借贷等活动中形成的映本企业、客户、合作者信誉状况，对国家、社会和企业具有保存价值的各种记录。
第三条本办法适用于本市国有和国有控股企业、市和区(县)档案馆，其他企业参照执行。
第四条企业信用档案是企业档案和社会诚信体系的重要组成部分，企业应将信用档案纳入档案全宗、国有资产管理和信用制度建设范围，依法实行统一管理。
第五条企业信用档案管理工作接受档案行政管理部门的监督、指导。
第六条企业档案部门负责本企业信用档案管理，并对所属机构、下属(控股)企业信用档案管理实行监督、指导。
第七条企业应将本企业各部门形成的信用文件材料按规定纳入归档范围(归档范围见附件一)，并确定保管期限和密级，实行归档保存。客户服务、技术服务等部门形成的映客户信用和企业售后服务等情况的材料，可根据需要，延长在所在部门的存放期限，但须办理归档手续，编报档案目录。
第八条映本企业、客户、合作者信用状况的电子数据，应按国家有关电子文件归档管理的规定进行归档。重要的电子信用文件(含数据)应打印成纸质文本保存。归档的电子信用数据及其元数据应拷贝至耐久性好的载体上，脱机保存。
第九条企业档案部门应定期收集企业所属部门、下属(控股)企业形成的信用档案目录、重要信用档案信息，加强对本企业系统信用档案的监管。
第十条归档信用文件材料的整理应遵循企业档案分类原则，保持归档文件材料的完整、准确。
第十一条市属国有和国有控股企业、市档案馆档案接收范围内的企业应于每年6月底以前，将上一年形成的重要信用档案信息按市档案行政管理部门规定的数据格式报送市档案馆(信息报送范围见附件二)。
第十二条区(县)属国有和国有控股企业、区(县)档案馆档案接收范围内的企业应于每年6月底以前，将上一年形成的重要信用档案信息按市档案行政管理部门规定的数据格式报送区(县)档案馆(信息报送范围见附件二)。
第十三条鼓励其他企业向其工商注册地的市或区(县)档案馆报送企业信用档案信息。
第十四条企业应将信用档案管理纳入企业档案信息化和企业信息系统建设，采用先进技术，提高信用档案管理水平。
第十五条企业档案部门应汇编文件级信用档案目录、重要信用档案全文，及时开发信用档案资源，做好提供利用工作。
第十六条政府职能部门、司法部门因国家或公共利益需要利用企业信用档案的，企业应当提供。
第十七条市和区(县)档案馆应主动做好企业信用档案信息的收集工作，开辟企业信用档案信息服务窗口，按国家有关规定提供查询服务。
第十八条企业。档案馆提供利用和公布信用档案，应当遵守国家有关规定，不得损害国家、社会和其他组织的利益，不得侵犯他人的合法权益。
第十九条在企业信用档案管理中有违档案法律、法规行为的，由档案行政管理部门或者有关组织依法查处。
第二十条本办法由上海市档案局负责解释。
第二十一条本办法自20xx年5月1日起施行。
一、凡查阅档案，必须办理借阅登记手续，阅后直接面还保管人员。
二、外单位借阅档案，一律凭单位介绍信并办理登记手续，在档案室查阅，不得借出室外。
三、非相关单位人员不得查阅有关单位档案。
四、查阅档案资料时，不准在档案资料上划线、圈注、涂改、污损、拆页和拆卷。
五、摘抄的材料须用公文稿纸，不得摘在个人笔记本内。
六、档案材料原则上不借出室外，如特殊需要，经有关领导批准，方可借阅，但时间不得超过一星期。
为了保证村民委员会工作连续性，依法维护村级经济及全体村民的权益，特制定村民委员会换届工作移交制度。
一、移交时间：上一届村民委员会应当在新一届村民委员会产生之日起十日内完成移交。
二、移交的内容为：文书档案、会计档案、科技档案（包括基建档案、设备档案）、婚姻档案、特殊门类载体档案（包括照片档案、声像档案、实物档案）。
三、移交工作由镇人民政府主持。
四、档案移交手续
1.各门类档案移交时，均需填制一式两份案卷目录和移交登记簿，双方签定后各保留一份。
2.移交的各门类档案，必须符合标准。
3.移交时，必须连同档案检索工具（案卷目录、归档文件目录等）一并移交。对拒绝移交或无故拖延移交的，由村党组织、镇党委政府给予批评教育，并督促其加以改正。
五、对移交过程中发现有重大问题的，按《村民委员会组织法》和《档案法》的相关规定依法查处。
档案保管制度
1、村级要有档案室和档案柜，档案实行统一集中管理。
2、档案管理做到防火、防盗、防尘、防潮、防鼠、防虫、防光、防霉等工作。
3、对形成的档案要分类、编号、排列入柜。
4、定期检查档案保管状况，室内严禁吸烟，不许堆放杂物。
5、档案室应由专人管理，进出档案室应随手关门。
6、档案收进和借出要及时登记，账目要与实物档案相符。
7、档案人员变更，要严格交接手续。
档案保密制度
1、非档案工作人员未经同意不得进入档案库房和擅自抽取档案、资料。
2、凡是在本村工作活动中形成的各种会议记录、干部考察材料均属保密范围。
3、凡查阅属于保密的文件或涉及个人的文件材料，须经村分管领导批准。
4、查阅利用者不得在翻阅与自己查阅内容无关的文件材料。
5、查阅利用者未经允许不得擅自摘抄档案。
6、查阅涉及有关个人内容的档案材料，严禁传播扩散。
7、查阅利用者必须自觉保密，防止泄密事件的发生。
档案工作人员的工作职责
1、热爱本职工作，遵守岗位纪律。
2、钻研档案业务，提高业务水平。
3、保障本村档案的完整与安全。
4、按规定时间，收集、整理和管理档案，做到分类准确、装订整齐、书写规范、编号准确。
5、及时上架排列，编制检索工具。
6、做好保卫、保密和“八防”工作，杜绝档案资料丢失、损坏和其他意外事故的发生。
7、档案人员因调整工作岗位，应办理交接手续，编制移交清单。
档案鉴定、销毁制度
1、根据国家有关档案保管期限的规定，制定本村档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。
2、对确无保存价值的档案可以进行销毁。
3、档案鉴定工作应在分管负责人的领导下，和有关人员组成鉴定小组，进行鉴定销毁。
4、档案鉴定小组成员应根据本村的《档案保管期限表》的规定，对保管期满的档案进行审查、鉴定，销毁。
5、销毁档案必须经过鉴定，形成鉴定报告，编制销毁清册，并报村委会领导批准，方能销毁。
6、销毁时注意保密，指定专人监销，监销人应在销毁清册上签字。
档案利用制度
1、查档前必须填写档案利用登记表。
2、档案一般不能借出档案室，确因工作需要必须借出档案室，需经村主任或分管领导批准。
3、凡查阅村党组（支部）、村委会的会议记录，必须经村党组（支部）书记、村主任批准。
4、查阅利用档案时，不许加减字，改变文件内容，更不得拆卷、抽页、涂画、撕扯。
5、本村档案室一般不对外提供利用。确因工作需要，查阅利用人必须出具单位介绍信，说明查阅目的、内容、经村委会主任或分管领导同意、批准，方能提供利用。
行政事业单位正处于深化改革、管理转型的关键时期，对干部的综合素质和能力提出了更高的要求，行政事业单位领导干部的教育培训在事业单位改革与发展中作为一项全局性、战略性的重要工作，具有不可替代的地位和作用。应广大学员要求，中国人力资源开发研究会培训中心和北京中建启航教育咨询有限公司定于20__年9月、10月分别在长春市、成都市举办“机关事业单位内部绩效工资分配与绩效考核、特殊薪酬激励政策及方案设计暨岗位设置专题研修班”。培训旨在通过系统的理论学习，针对性的课堂讨论，提升干部的职业素养、知识水平和管理能力，切实加强行政事业单位人事管理工作。培训班由北京中建启航教育咨询有限公司承办，现将有关事宜通知如下：
一、培训内容
(一)机关事业单位人事档案管理制度的改革措施1.中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》政策宣贯解读2.人事档案的归档要求、调转及手续、信息化建设3.人事档案管理内容及审核要求、人事档案材料的收集归档范围的规定和分类方案4.干部人事档案人事档案管理存在的问题与对策、流动人员档案管理方法
(二)行政事业单位内部绩效工资分配与绩效考核1.行政事业单位实施绩效工资难点及对策2.行政事业单位基础性与奖励性绩效工资方案的设计技巧3.行政事业单位绩效考核组织实施方法与步骤4.一般职工绩效指标客观量化设计及案例5.职能部门和业务部门绩效指标客观量化设计及案例6.部门和岗位工作量平衡方法及案例分析7.一般职工绩效考评组织实施难点与对策8.绩效考评结果评价方法9.绩效考评结果反馈面谈艺术10.行政事业单位绩效工资操作方案设计实操11.行政事业单位绩效考核方案设计技术
(三)行政事业单位特殊薪酬激励政策及方案设计1.行政事业单位收入分配改革走向及特殊激励政策2.行政事业单位年薪制工资分配方案设计3.行政事业单位协议工资分配方案设计4.行政事业单位项目工资分配方案设计5.行政事业单位科技成果转化提成分配方案设计6.行政事业单位特设岗、创新岗及流动岗薪酬方案设计7.兼职兼薪离岗创业特殊薪酬激励规定与管理8.行政事业单位实施特殊薪酬激励政策的配套管理
(四)事业单位岗位设置与管理方案设计1.事业单位岗位设置管理系列文件解读2.事业单位管理岗位等级设置、专业技术岗位等级设置、工勤技能岗位等级设置、特设岗位设置3.事业单位的不同类别岗位的结构比例4.事业单位的岗位设置方法与动态调整5.事业单位岗位设置中存在的特殊问题(如最高等级设置、双肩挑、一级岗位设置等)及解决方案6.岗位设置与绩效量化考核、绩效工资分配相互衔接的操作方法7.事业单位岗位设置与管理的案例分析
(五)行政事业单位相关法律法规与风险防范1.《事业单位人事管理条例》解读2.行政事业单位机构设置和编制管理相关法律法规与风险防范3.行政事业单位岗位设置相关法律法规与风险防范4.行政事业单位干部选拔与全员聘用相关法律法规与风险防范5.行政事业单位用工选择相关法律法规与风险防范6.行政事业单位绩效考核相关法律法规与风险防范7.行政事业单位工资福利相关法律法规与风险防范8.行政事业单位劳动保护相关法律法规与风险防范9.行政事业单位劳动关系相关法律法规与风险防范
二、主讲专家届时拟邀请相关政策部门专家授课;结合典型案例和实例分析、经验交流等方式进行;培训结束后,统一颁发中国人力资源开发研究会培训中心“机关事业单位内部绩效工资分配与绩效考核、特殊薪酬激励政策及方案设计暨岗位设置专题研修班”结业证书。
三、培训对象各级行政事业单位主管领导及相关部门负责人、各教育、科技、卫生、文化体育、新闻广电、住建、交通、财政、国土、税务、司法、编办、城管、规划、房产、公安、水利、环保、市场监督管理、粮食、农牧业、林业、水利等行政事业单位领导、科研院所、行业协(学)会等相关事业单位的负责人及相关人员。
四、培训费用培训费2800元/人。(含专家费、场地费、资料费、午餐费等)住宿统一安排，费用自理。
五、培训时间及地点20xx年09月19日-23日长春市20xx年10月23日-27日成都市
为了加强本校档案工作的业务建设，逐步实现档案工作规范化，全面提高档案管理水平，有效地为教育事业和各项工作服务，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》的有关规定，结合本校的具体情况，特制定本制度。
档案工作管理体制
1、档案工作实行统一领导，分级管理的原则。本校在公务活动中形成的具有保存价值的全部档案均由本校综合档案室集中统一管理。
2、加强对档案工作的领导，明确分管校长，并列入议事日程。办公室由主任具体分工主管档案工作。
3、建立健全档案管理网络，由各部门配备专职档案人员，业务上受档案室指导并配合检查。
4、本校综合档案室同时接受上级主管部门和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。
档案工作基本任务
1、集中统一管理本校在工作活动中形成的、除人事档案外的各种门类载体的全部档案，积极提供利用，为本校各项工作服务。
2、指导、检查、督促文件的形成、积累、整理、归档工作。
3、制订档案工作计划和管理规定。
4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。
档案收集制度
应当归档的文件材料，必须由各部门兼职档案员收集齐全，分类整理，编制移交清单，按规定时间移交学校综合档案室集中管理，任何个人或部门都不得据为己有或拒绝移交。
1、日常工作中形成的应归档的文件材料，各部门一律在次年的第一季度内整理完毕，向档案室移交。文书档案应在第二年的六月底以前完成归档工作；教学档案应在第二学年的九月底以前完成归档工作。
2、基建工程、设备仪器在项目完成后或告一段落时，经办部门应将归档材料组成保管单位，经负责人审定后向档案室移交。
3、一次专题会议、一次活动结束后，应及时将归档文件材料向档案室移交。
4、因公外出参观、学习、考察和参加各种会议，获得的`文件材料在一个月内向档案室移交。
5、会计文件材料，一般次年的第一季度由财会人员完成整理立卷，在财务部门保存一年后向档案室移交。
6、声像材料要用文字标出摄像、录音、摄影的对象、时间、地点、内容和作者，应及时向档案室移交。
档案整理制度
档案室在接收到各部门档案材料后，要按照本校《学校档案分类方案》和《学校档案档号编制方法》的有关要求，分类整理，并编制归档文件目录、案卷目录等。
1、文书档案实行以件为单位进行整理归档，应当按照《归档文件整理规则》的有关要求整理编目。
2、教学档案实行以卷为单位进行整理归档，应当按照《机关档案工作业务建设规范》的有关要求整理编目。
3、会计档案按照《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》的有关要求整理编目。
4、基建、设备、科研档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》的有关要求整理编目。
5、照片档案按照《照片档案管理规范》的有关要求整理编目。
6、录音、录像档案按照《磁性载体档案管理与保护规范》的有关要求整理编目。
7、计算计光盘、激光视盘和激光唱盘等档案应按《电子文件归档管理规范》的有关要求整理编目。
8、实物档案包括各种荣誉奖品的、宣传纪念品等不同载体和不同物质形态的实物原件，应当按件编写说明和编制目录。
档案保管制度
1、档案员每季度要对库房档案管理状况进行一次全面检查，发现问题要及时向分管主任汇报，并采取有效措施，保证档案的安全。
2、库房做到防盗、防光、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温，室内严禁存放易燃、易爆、易腐蚀的物品，杜绝有害气体和物理污染窜入室内。
3、做好库房温、湿度记录，定期进行，发现超过规定的温、湿度时，要及时采取降温、降湿措施。
4、对胶片、照片、录音带、录像带等采取特制的装具进行保管。
5、定期打扫库房卫生，做到窗明地净，箱柜无灰尘，室内无蛛网，橱柜架排列有序。
6、下班前认真检查门窗，切断库房电源，保证档案的安全。
档案保密制度
1、加强保密教育，认真学习贯彻《保密法》，充分认识档案工作的重要性、机要性，自觉保守党和国家的机密。
2、健全保密制度，严格遵守接待、保管、安全、保卫等有关保密规定，杜绝工作差错。
3、开展保密检查，定期对室藏档案资料进行检查，发现泄密事件及时追查，并报告领导及有关部门。
4、严格调阅制度，健全借阅手续。凡外地、外来单位来查阅档案者，须持单位介绍信，严禁将档案带出阅档室。
5、不得让无关人员随意进入档案库房。
6、无保存价值的档案资料及文件材料，严格办理销毁审批手续，统一送市保密回收站销毁。
7、凡违反保密规定造成损失的，根据情节轻重给予相应处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。
档案利用制度
1、档案人员熟悉室藏档案情况和主动了解学校各项工作对利用档案的需要，积极主动地做好提供利用工作。
2、档案室必须编制《归档文件目录》、《案卷目录》、《全引目录》，并根据利用工作的需要编制专题文件目录（卡片）等检索工具。
3、建立计算机文件级目录数据库，实现计算机管理和检索档案，做到调卷迅速、准确。
4、档案室利用档案资源，开展档案的编研工作，编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇集、专题文件汇集等汇编资料。
5、外单位来档案室借阅档案，应按规定办理借阅手续，在档案室阅览室或指定地点阅档，不得外借。查阅档案时，不允许在案卷上圈划、批注、污损、涂改、剪裁、撕页、折卷。
6、本校工作人员或基层单位因工作需要查阅档案时，一般应在档案室内阅看，不得外借，如特殊情况需外借时，须经分管领导批准，办理登记批准手续，约定归还日期。借阅者不得将案卷转借他人。
7、秘密级档案须经领导批准后方可查阅，阅者对所借档案负有保密和安全责任，并须在档案室阅办，阅后及时归还，不得擅自转借、损坏、拍照或复印。
8、凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制（印），须经档案专管干部审核，确认无误后加盖证明章才能生效。
9、档案利用反馈工作，由利用者或档案人员填写《档案利用效果登记簿》。
档案统计制度
1、档案统计工作的主要内容包括：档案室人员、经费、设备、面积情况；室藏档案资料的种类和数量情况；档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研情况，以表、册等形式提示它们的过程、现状和变化。
2、统计数据必须准确可靠，不得马虎草率和弄虚作假。
3、定期、不定期地进行帐物核对，做到帐物相符。
4、建立统计台帐，及时做好平时原始数据的登记工作，注意积累统计资料。
5、统计报表应注明填报单位、时间、填表人、审核人。填写时一律用阿拉伯数字书写，字迹工整清晰。
档案鉴定制度
1、根据国家档案局1987年12月4日颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《文字档案保管期限表》，结合本校的具体情况，制定本校档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。
2、为了保证鉴定工作有组织、有监督地进行，必须建立档案鉴定工作小组，由校分管档案的领导、档案人员和有关业务部门的代表组成。
3、鉴定应采取直接鉴定法，按照档案的实际情况以案卷为单位，逐件逐张地审查，直接判定其价值。对一时难以判定价值的档案，应采取保存从宽，销毁从严；孤本从严，复本从宽的处理方法。
4、对鉴定后需要销毁的档案，必须确认已无价值，经分管领导审批，并报区文教局、档案局后再行销毁。
5、销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经校分管领导批准后，由二人在指定地点监销，监销人要在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期、地点，并由监销人签字。
6、档案销毁清册应归入全宗卷，以留存查。
1.学校档案工作是学校管理工作的重要组成部分。建立健全学校种类档案，目的主要在于为学校领导和上级有关领导部门分析、总结、部署及调度学校工作和对学校工作做出决策，提供准确、可靠的依据。学校要成立档案管理领导小组，设立专（兼）职档案管理员，认真贯彻实施档案法，抓好学校的档案建设。
2.学校建立档案室，存放各种门类的档案，包括文书档案、教学档案、从事档案、基建档案、财物档案、音像档案、荣誉档案、学籍档案、健康档案、体育档案等。
3.档案室要制定档案文件资料收集细目，各处组室要按照这一细目全面及时地搜集各类档案资料，档案员要定期征集归档、建档。
4.建立健全并认真落实好档案工作的各项规章制度，包括归档制度、保管制度、保密制度、借阅利用制度、鉴定销毁制度、档案统计制度及监督检查制度等。有档案达标计划，使学校档案管理工作走上规范化、制度化、科学化
5.档案员要认真学习档案法规和处理程序，熟悉学校各方面的工作，加强档案业务训练，努力提高自己的业务水平和管理水平。
6.档案员要按时向上级档案主管部门呈报各类报告，做好各类档案检查准备工作。
7.校内人员借阅业务性档案，须经有关领导同意后方可查阅，并办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要负责人批准后方可查阅档案。查阅者未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料，必须经档案室人员仔细核对签署意见。
8.健全各种检索工具，开发利用现有档案。不断挖掘档案信息，编制各种辅助表册，扩大利用服务范围，提高档案的利用效益。
9.加强档案保密工作。档案室门窗要加固，备有消防器材，保持整洁、干燥、自然通风，严禁吸烟，注意防盗、防火、防鼠、防霉、防蛀，档案员不得将无关人员带进档案室，不得外泄档案中的机密。
一、保持环境卫生，不随地吐痰，不乱扔垃圾；
二、每天上班提前打扫卫生，做好室内无垃圾；办公桌上用品要整洁、有序；
三、保持个人清洁卫生，衣着整齐，上班时间不准穿拖鞋；
四、及时做好档案室办公用品电脑、打印机、办公桌椅等的维护及清洁；
五、节假日或重要活动，要清扫卫生及档案室，做到窗明几净；
一、档案工作人员应严格贯彻执行国家保密法规，遵守保密纪律，明确保密职责，维护档案的平安与完整。
二、保密文件材料，档案的密级划分，变更和解密，必须按照国家有关制度和规定办理。保密档案及文件材料，要妥为保管，绝密档案要单独保管。
三、档案库房设施符合八防的要求，要安装铁门（防盗门）铁窗，凡遇重大节假日应提前对库房的平安保密设施进行检查，发现问题及时处理。
四、不该说的国家秘密不说，不该知道的国家秘密不问，不该看的国家秘密不看，不该记录的国家秘密不记录。
五、不准私自或在无保密保障的情况下复制、使用、存放、销毁属于国家秘密的`文件、档案、资料和物品。不准将属于国家秘密的文件、档案、资料和物品作为废品出售。
六、不准借阅秘密档案资料，查阅秘密档案或文件，应履行审批手续，并限于在保密室或档案室内阅览，不得抄录和带出，不得向别人透露秘密文件的内容。
七、不准携带属于国家秘密的文件、档案、资料和物品外出开会、参观、学习、游览、探亲、访友和办私事，如确因工作需要，须经保密部门审查批准，同时指定专人保管。
八、不准向家属、子女、亲友及其他不应该知悉者谈论国家秘密。九、定期进行保密文件、档案、资料和物品的清查工作、发现问题，及时报告。
十、不准隐瞒泄密事件，对于造成失密、泄密的人员或事件要及时报告，并视其情节依法追究责任。
第一章：总则
第一条：为加强云南省各级国家综合档案馆的档案安全管理，使档案安全管理工作制度化、规范化、科学化，确保国家档案资源的绝对安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》和《云南省档案条例》及相关规定，结合我省实际，制定本办法。
第二条：本办法适用于全省各级国家综合档案馆（以下简称档案馆）。专业、部门档案馆和企事业单位档案馆（室）可参照本办法。
第二章：档案安全管理体制
第三条：档案馆应高度重视档案安全管理工作，把档案安全管理列入年度工作计划，统筹安排工作所需经费。
第四条：档案馆应实行档案安全管理目标责任制，以主要负责人为档案安全管理工作第一责任人。由主要负责人和相关人员组成档案安全管理工作领导小组，负责监督、检查本单位的档案安全管理工作，发现问题，及时采取有效措施，杜绝一切档案安全隐患。做到责任明确，措施到位。
第五条：档案馆应建立档案的收集、统计、鉴定与销毁、利用与开放、库房管理、保密保卫、消防安全及档案人员岗位责任等档案安全管理规章制度。
第六条：档案馆要加强作为政府信息公开查阅场所的建设。公开政府信息，不得危及国—家—安—全、公共安全、经济安全和社会稳定。
第七条：档案馆应组织工作人员学习《档案法》、《保密法》、《消防法》、《政府信息公开条例》等法律法规，按照国家档案局和省档案局有关要求积极开展档案安全宣传、教育活动。
第三章：档案馆库设施和设备
第八条：档案馆库房建筑应符合《档案馆建筑设计规范》（JGJ25—20__）要求，库房设置远离水源、火源、污染源。各类用房符合《档案馆内各类用房面积规定》要求，无危房。
第九条：档案馆库房面积应满足本地区应进馆档案接收的需要，符合国家有关标准要求。
第十条：档案馆各类用房门窗、照明及各种供电线路、管道等应经常检查，并定期维护、更换。
第十一条：档案馆库房严禁明火装置，严禁存放易燃、易爆物品，不得存放杂物。
第十二条：档案、资料、检索工具应配备适应需要的装具，符合《档案装具》（DA/T6—92）行业标准。特殊载体档案应使用专门的档案装具。所有装具和档案包装材料使用前应进行消毒灭菌处理。
第十三条：档案馆库房应配备防火、防盗监控设备及报警系统，配有符合档案安全保管要求的消防器材，并定期检查，及时维护、更换。
第十四条：档案馆库房应配备保证档案安全保管的温、湿度测量和控制设备，并定期检查、维护。
第十五条：档案馆库房应采用防紫外线光源，配有防高温、防潮、防污染、防虫、防鼠、防光等设施设备，并定期维护、更换。
第四章：档案移交接收工作
第十六条：档案馆应按照国家有关规定做好纸质档案及电子档案接收工作，保证到期应进馆档案按质按量接收进馆。
第十七条：档案移交与销毁应按照规定履行相关手续，建立档案移交和销毁清册。
第十八条：接收进馆的档案经消毒杀虫处理后方可入库上架，消毒杀虫情况应进行登记。
第五章：档案保管工作
第十九条：按照《档案库房技术管理暂行规定》，档案柜后背与墙壁应保持10厘米以上距离。每行柜架间距应在1米至1.5米（密集架除外）。
第二十条：档案馆库房温度应控制在14℃～24℃。相对湿度应控制在45%～60%。保存母片的胶片库温度应控制在13℃～15℃，相对湿度应控制在35%～45%。保管磁介质档案等特殊载体档案的库房，温湿度应控制在国家有关规定和标准规定的范围内。
第二十一条：档案馆库房内外温湿度应定时测记，每年对库房内外温湿度的'变化情况进行一次综合分析，以制定综合管理计划。
第二十二条：档案馆库房应保持干净、整洁。档案存放应符合规范要求。库房内严禁烟火。严禁使用电热器具和其他明火用具。严禁将饮用水和食物带入库房。
第二十三条：档案馆库房防火、防盗报警装置应确保24小时工作，档案库房管理人员进出库房应及时关灯、关门、关窗。
第二十四条：档案馆应定期检查档案安全保管情况，杜绝档案虫蛀、鼠咬、霉变、褪色、水污、破损、消磁、胶片变质等现象。已经出现破损、褪变、虫蛀、霉变、磁信号减弱、胶片变质等情况的档案要及时进行抢救处理。
第二十五条：档案馆应建立档案调归卷及档案人员出入库房登记制度，档案调阅或审批手续不全的不予调卷。非档案库房管理人员未经批准不得进入库房。
第二十六条：档案馆库房及保存重要档案的箱、柜钥匙应指定专人负责保管。
第二十七条：档案馆计算机档案管理网络系统应设有安全防护措施，确保电子数据安全。
第二十八条：档案馆应认真执行国家保密工作的相关规定，确保国家档案信息的安全。
第六章：档案利用与登记、统计工作
第二十九条：档案馆应按照相关规定开放、公布档案，严格禁止涉密信息在公共网络储存、处理、传输。
第三十条：档案馆应当建立健全政府信息发布保密审查机制，明确审查的程序和责任。在公开政府信息前，应当依照《国家保密法》以及其他法律、法规和国家有关规定对拟公开的政府信息进行审查。对政府信息不能确定是否可以公开时，应当依照法律、法规和国家有关规定报有关主管部门或者同级保密工作部门确定。不得公开涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的政府信息。但是，经权利人同意公开或者行政机关认为不公开可能对公共利益造成重大影响的涉及商业秘密、个人隐私的政府信息，可以予以公开。
第三十一条：档案馆档案库房、办公室、查阅室应严格分开。
第三十二条：档案馆应完备档案提供利用手续并指定专人负责档案提供利用工作，确保档案在提供利用过程中的完整与安全。
第三十三条：档案馆应尽量以复印件、微缩品等复制件代替原件提供利用。外借档案应规定归还时限并清点数量。
第三十四条：档案馆应对档案和档案工作进行登记。档案登记包括：档案接收登记、全宗名册、全宗单、档案成分和数量变化登记、档案目录和总况登记。档案工作登记包括：工作日志。人员和档案进出库房登记。档案清理、检查、外借、复制、查阅利用登记。档案利用者情况登记等。
第三十五条：档案馆应建立健全馆藏档案资料统计台账，做到物账相符，全宗卷内容完整，管理科学。
第七章：附则
第三十六条：本办法由云南省档案局负责解释。
档案室管理规定
一、归档制度
1、归档范围
公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等材料。
2、归档要求
归档文件应原件(特别情况下可用复印件代替),要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清晰。
3、归档时间:输完毕后,应立即归档。
4、归档份数:各类文件材料一般归档一式一份。
5、文件材料的归档,必须办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点材料,移交双方签字后,各存一份,以备查考。
二、保管制度
1、归档的文件材料,应保持文件材料之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。
2、存放档案要有专用柜架。档案上架时,应按照类别和保管单位的'次序,自左向右,自上而下地排列。
3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。
4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。
5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14~24摄氏度,相对湿度保持45~60%的规定范围内。
6、档案的移出、外借必须履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。归还档案应放原处。
7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批评、罚款、直至辞退处理。
三、档案借阅、复印程序
提出申请-->有关领导批准-->档案室办理手续-->使用档案-->归还档案室
具体要求:
1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续;
2、要爱护档案,::不得丢失;
3、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案;
4、借阅、复印人不得将档案随意传看,携带外出(除工作外),以防丢失、泄密;
5、办理完毕,应立即归还,如有差错,应追究当事者责任;
6、调离本公司的员工,必须将所借档案材料还清后,方可办理调离手续。
1 范围
本制度规定了公司档案保密管理方面的有关内容及要求。
本制度适用于公司档案的保密管理。
2 规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的`各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
中华人民共和国档案法
中华人民共和国档案法实施办法
中华人民共和国保守秘密法
3 职责
3.1 山煤集团河曲能源有限公司综合管理部负责档案的保密工作。
3.2 档案管理人员和利用档案人员均应严格遵守《中华人民共和国保守秘密法》，执行档案保密制度，忠于职守，增强安全保密观念，认真做好档案安全保密工作。
3.3 档案密级由立卷单位根据有关文件确定，档案管理部门进行复核，密级的变更和解密必须按《中华人民共和国保守秘密法》和有关行政法律的规定办理。
4 管理内容及规定
4.1 档案形成部门和管理部门人员要严守公司机密，不准随意摘抄、传播密级档案内容，不准私自复印涉密档案材料。
4.2 档案管理部门在接收、保管、提供利用档案时，按有关规定认真核对、签字、登记、注销，做到手续严格，账目清楚。
4.3 严格执行档案借阅制度，凡具有密级的档案，必须经分管领导签字同意后方可调阅，限在档案室内查阅。未经批准不准将密级档案借出，不得随意抄录、复印、拍照、翻版。
4.4 外单位来公司查阅和抄录档案时，应严格履行手续，经有关领导批准后方可查阅。
4.5 档案管理人员要有高度的责任感，确保档案的完整与安全，加强管理，防止丢失、泄密。
4.6 档案管理人员要严格执行公司有关档案管理规章制度，要做到不该说的绝对不说，不
该记录的不记，不在公共场所或亲友中谈论机密，不把机密档案带到有碍机密的场所。
4.7 任何人未经批准，不得私自将涉密档案带出档案室，不得向外传播涉密档案内容。
4.8 利用者对所借档案必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。
4.9 对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定进行鉴定后销毁，不得以废纸出售。
4.10 档案管理人员和查阅档案者，不得有下列行为：
4.10.1 擅自提供、抄录、公布保密档案；
4.10.2 涂改、伪造保密档案；
4.10.3 损毁、丢失、出卖、倒卖保密档案。
4.11 发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、综合部门，当事者要写出书面报告。
对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
5 检查与考核
5.1 本办法的执行情况由综合管理部按相关的管理标准进行检查、考核。
5.2 凡违反保密制度和纪律，工作失职，丢失秘密文件，将视情节轻重，给予相应处分，直至追究刑事责任。
档案是我校各项工作活动的历史记录，是当前和今后工作查考的重要依据，也是学校宝贵的文化财富。因此，爱护档案资料，人人有责，借阅档案资料必须履行借阅手续，切实保证其完整与安全。
一、档案员负责档案资料管理和提供利用工作，经手查找调卷，督促借阅者履行手续，无关人员非经有关领导批准，不准入档案室开箱取阅材料。
二、凡借阅档案资料者，均要按照《查阅档案资料登记卡》的栏目进行登记，本校人员调阅其业务范围的档案材料，可直接由档案员提供，借阅非隶属业务范围的材料，需经办公室主任或校领导批准才能调阅。
三、外单位借阅档案资料，必须持借阅单位的'介绍信，经本校有关领导批准，方可借阅，但一般不外借。
四、借阅者要确保档案材料的机密与安全，不得折绉、污损、拆散、私取或裁剪档案材料或在文件上划线、圈点、打叉、涂改等，违者依法追究责任。
五、借阅者未经本校领导或档案室同意，不得摘录翻印、复制或公布档案材料。
六、借阅者均要在档案室内阅读，严禁带到公共场所阅读，如有违或遗失，要追究责任。
一、档案员要模范遵守党和国家的保密规定，自觉遵守保密纪律。
二、非档案工作人员未经学校领导批准，不得随意翻阅档案。
三、查阅借阅档案、资料的人员，对档案、资料必须严加保护，不得损坏、折卷、画线、圈点，更不准抽页、撕页等。
四、凡经过鉴定的档案资料，未经领导批准不准随意修补。
五、经过鉴定，需要销毁的档案、材料经领导批准，报档案管理部门认可后，方可销毁，不得作废纸出卖或其它用处。
六、严禁在档案室吸烟和存放易燃品及其它杂物，搞好卫生，做到防火、防盗、防潮、防虫、防鼠，确保档案资料的安全。
一、严格执行档案法和保密法，自觉遵路项目和国家的制度，守保密纪律和相关积极采取措施，确保档案秘密；
二、严格执行档案管理制度，按照审批权限和借阅范围借阅档案资料，档案管理人员不得将档案擅自带出阅档室，也不得扩大借阅范围；
三、对保管的档案资料内容、数量、存放位置等保密事项，不得外传和泄密；
四、不得在公共场所和对非档案工作人员谈论档案秘密，严禁在私人通讯中涉及档案秘密；
五、档案工作人员不得擅自带人进入档案库房，更不得让非档案管理人员自己查找翻阅柜内档案；
六、非本档案室工作人员未经允许，禁止进入档案库房；
七、禁止私自出卖属于青临高速项目和国家所有的档案、资料；
八、因工作需要携带档案外出，必须经领导同意，并采取有效的'安全措施；
九、销毁档案资料时需进行登记，按照保密规定派专人负责监销，须两人以上监督，严防泄密；
十、定期对保密工作进行检查，堵塞漏洞，确保档案安全；
十一、档案室钥匙由专职档案员专管、专用，实行壹把钥匙制度；
一、各类档案负责人要随时做好档案资料的收集、管理、归档工作。
二、档案室除档案管理员外，他人不得擅自入内。
三、管理员要坚守岗位，认真负责，要定期检查防水、防盗设施效能。档案室和橱柜的钥匙不得随意转让他人，特殊情况由领导批准，要注意关好门、窗、锁、灯。
四、档案室内不准接待客人，不准吸烟，禁止使用明火照明。
五、管理员在接收档案时，要严格履行接交手续，填写移交档案清单，并做好整理、分类、保管和统计工作。
六、管理员按规定将档案分类排放，排列整齐，档案的整理符合基础教育管理要求。
七、管理员要熟悉档案存放情况，对档案的保管定期进行检查、校对，做到帐物相等，对破损和字迹退色的档案，应及时复制。
八、档案室要经常保持清洁整齐，切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光等工作。
九、切实做好档案借阅记录，对借出档案要登记造册，并在一定时间内收回。
十、档案管理人员不许私自销毁档案，要经学校领导同意方可销毁相关档案。
1、档案室钥匙要专橱保管,不准随身携带,门窗要及时关闭上锁。
2、档案室柜具要编制顺序号,排列整齐,便于工作。
3、非本室工作人员不得擅自进入,因工作需要进入时,要由本室工作人员陪同。
4、注意档案室内外的温、湿度,定期分析、积累资料,要根据室内外的温、湿度情况,随时通风,除湿降温。
5、档案室要有数量充足的`消防器械,工作人员要熟练地掌握使用方法。室内严禁吸烟,严禁存放易燃品及其它物品。
6、室内要经常打扫,柜具要定期擦拭,随时放置防虫、防鼠药品,保持室内外清洁卫生。
7、对档案资料的借出归还,要有严格的检查登记制度。
一、档案室是开发利用档案资料信息的窗口，储存档案史料的要地，无关人员不得随便进入。
二、经常检查室内、箱内的防火、防潮用品，切实做好“七防”工作。
三、档案管理人员对室内实行天天小扫除、一周大扫除制度，保持室内的整洁和档案的质量。
四、档案管理人员下班时，必须把放案卷的箱柜上锁。做到离室随手关门、关闭电源、锁好房门。
五、档案库房内严禁吸烟，杜绝明火入室，确保档案室的安全。
一、为了充分发挥档案的利用率，组卷时必须做到材料齐全、字迹清晰，装订结实、整齐、规范、排列有序。
二、对属永久、长期保存的档案，发现有破损、褪变现象，做到反复修复，保证档案的完好性。
三、严格执行档案借阅、保密等制度，防止人为散失、泄密和损缺，确保档案的完整安全。
四、为了便于查找和利用，做好档案分门别类、系统存放、集中统一管理工作。
五、落实各项措施，切实做好档案的防潮、放火、防尘、防蛀工作。
六、档案入室和移出要有登记和统计。
档案员工作职责
一、认真学习《档案法》和档案专业知识，熟悉和掌握档案管理业务知识，努力提高档案管理现代化水平。
二、负责做好本单位各类档案资料的收集、鉴定、整理、编目、归档、保管以及档案统计、移交登记工作。
三、熟悉室藏所有档案资料的内容，积极按要求做好档案借阅、利用工作。
四、遵守保密纪律，认真执行档案工作的各项管理制度。接受上级业务主管机关的业务指导和监督。
五、负责档案库房日常管理，做好档案安全管理工作。
六、负责本单位日志的收集，做好大事记、基础数字汇编等档案编研工作。
七、宣传贯彻档案工作法律法规，提高集体档案意识，对本单位各股室业务人员的整理、归档工作进行指导、监督、检查。
立卷归档制度
一、归档范围
归档范围按国家档案部门和上级业务部门规定执行，必须齐全、完整，一般包括：文书档案、科技档案（基建、设备类）、业务档案、财会档案，并注重收集照片、录音录像、磁盘、磁带等不同载体的档案。
二、归档要求
1、本单位拟发的文件材料，经办人应负责收集完整（如底稿与正文、请示与批复）后向档案室归档；参加有关会议带回的文件材料应交办公室登记后归档；收文要及时登记，凡有登记编号的收文，经办人办理结束后及时退还办公室。
2、文件材料办理完毕应及时登记归档，文书档案收集归档一般在次年5月底前完成，科技档案按项目整理归档，应在项目完成三个月内完成归档和移交，业务档案、会计档案与文书档案整理同时进行，由业务部门或会计机构保管使用一年后，向单位档案室移交。
3、整理的档案，装具统一，档案盒、目录格式符合国家标准，做到整齐美观。
档案移交制度
一、本单位档案实行集中统一管理，各股室形成的各类文件材料，按要求归档完毕后，及时向档案室移交。
二、移交的档案资料要保证按归档要求，做到整理规范、档号编制规范、编目清晰。
三、移交时登记造册，交接双方应根据移交目录认真核对，交接双方履行签字手续，以明确责任。
四、档案人员根据要求，对不符合移交质量的档案，有权要求移交人员重新整理后再移交。
五、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。
档案保管制度
一、本单位所有档案实行集中统一管理，任何科室和个人不得以任何理由拒绝移交。
二、定期对室藏档案保管状况进行全面检查，作好温湿度记录，保证室藏档案与案卷（归档）目录相符。
三、建立档案接收移交登记簿，凡进、出档案做到及时登记。定期对档案进行监销，监销档案登记造册，经单位负责人签字后，报请同级档案行政部门同意后进行销毁。
四、档案室配置防盗、防火、防光、防高温、防潮等必要保护设施，定期投放防鼠、防虫药，并定期清洁，保持室内干净卫生。
五、除档案人员外，其他人员不得进入档案室，严禁在档案室内吸烟。
六、因保管不善造成档案损毁和丢失，按档案法有关规定，追究档案人员责任。
七、档案人员下班离开工作岗位时，应关门加锁，切断电源。
档案保密制度
一、档案人员要认真学习《档案法》，树立保密观念，增强保密意识，自觉遵守保密纪律，做到不泄密不失密。
二、国家秘密文件和资料，由档案人员负责收发、登记、传递传阅，妥善保管和按时清退，不得随意扩大阅文范围。
三、凡属国家秘密文件、资料、档案，不得自行抄录和翻印，确因工作需要的，经文件制发机关批准同意后方可翻印。
四、“三密”文件资料和其他重要档案，只限于档案室或其他指定地点查阅，不得带出机关和带回家中查阅。
五、非档案人员未经同意不得擅自进入档案室，更不得随意翻阅文件、档案。
六、发现涉密档案资料丢失、被盗或档案内容泄密，必须立即报告及时追查，对当事者依照《保密法》的有关规定追究责任。
档案借阅利用制度
一、建立档案借阅及利用效果登记簿。凡借阅档案，必须履行借阅登记手续，并做好利用效果反馈工作。
二、外单位人员查阅档案，须持单位介绍信，经本单位负责人同意后方可查阅。因工作需要确需外借的，必须经主管领导批准。借出的档案不得私自翻印，不得转借他人，做到按期归还，不得遗失。
三、查阅档案不得在档案上圈划、涂改，造成污损，不得拆散、剪裁、撕毁或抽走档案资料。对私自涂改、撕毁档案者，按照《档案法》有关规定追究当事人法律责任。
四、借阅档案归还时，档案人员要仔细进行清点、检查，并做好归还及利用效果记载。
档案统计制度
一、严格按《统计法》的规定开展档案统计工作，不虚报、漏报、瞒报。
二、根据上级业务部门和档案业务主管部门的要求，做好本单位的统计工作，建立健全各种统计表，统计数据以原始记载为依据，做到及时、完整、准确。
三、在档案利用方面，做好利用人次、利用效果的统计工作。
四、对移交归档的档案数量进行统计，做到帐物相符，完整齐全，进出手续登记完备。
五、对档案的销毁、更改及上级要求的其他统计数据，及时准确填报，本单位内部档案的移交要手续清楚、按章办事。
一、检测设备技术档案管理制度
1、进场设备的装箱单、产品合格证、使用说明说、随机备件、图册逐台登记存档。
2、设备仪器的维护、保养、小修、大修、更换要求记录及时准确，不得随意更改、遗失。
3、做好设备定期检定的记录存档。
4、指定专人负责档案资料的'搜集、整理、保管、借阅，并做到及时准确。
5、严格遵守借阅制度，防止档案丧失。
6、档案应妥善保管，不得随意销毁。
7、档案资料力求完整、准确，并做好保密工作。
二、档案保管制度
1、收进的档案应及时入库保管，外借归还的档案及时入库放回原处，便于查询。
2、档案库房内严禁吸烟，不能存放腐蚀易燃品。
3、档案库房门窗随时加锁，随开随关，配备库房平安设施。
4、档案库房要保持清洁，并注意做好防潮、防高温、防光、防鼠、防虫等，确保档案的完整和平安。
5、每年对档案库房进行两次全面检查，发现问题及时处理。
6、档案人员变动时，必须办理交接手续。
三、资料管理人员岗位责任制
1、负责检测站所有仪器设备资料和档案检定证书的管理工作及测试报告的管理工作。
2、负责对上级文件、专题报告、标准等文件的归档管理。
3、检测报告、原始记录按门类归档，归档档案内容清楚完整。
4、严格执行本站各种文件规定和保密制度。
5、定期清理技术资料，按规定定期销毁的资料应列清单，经主管负责人批准后再进行销毁。
6、未经站长批准，本站技术文件、资料、档案不准外借或查阅。
7、完成领导交办的各项工作任务。
四、原始记录管理制度
1、原始记录、原始数据要完整、齐全、准确、清晰无误，要建立档案，由资料室管理。
2、本站检测的各种原始数据，记录和各种资料要及时归档，保存期为三年，到期后，经站长批准，方能销毁。
3、原始记录、测试数据，不得任意更改，如需要更改在更改处盖上原检测人手章，否那么数据无效，记录单作废。
4、原始记录，测试数据，要有操作人员和检测负责人签字方可生效。
五、档案人员岗位责任制
1、热爱本职工作，熟悉档案专业知识，了解本站的业务和机构演变历史。
2、熟悉档案工作的方针政策，制定各项规章制度，传达和贯彻上级有关档案工作的方针政策、法规、方法等。
3、集中统一管理本站各门类的档案，严格执行档案管理和保密制度。
4、编写检索工具和资料，为单位日常工作和领导决策效劳。
5、按照上级的要求，做好档案统计工作。
一、负责本校各类档案的收集、积累、整理、分析、保管、利用，为学校工作，提供有关信息，当好参谋。
二、按有关规定修订立卷类目及保管期限，供各科室立卷时参考，以利于有计划、有条理进行平时归卷工作。
三、档案室管理人员，要主动协助、督促各科室内勤人员完成归卷工作。
四、按国家的档案法及有关上级规定，严格把好组卷关，案卷达到标准化、规划化。
一、档案的建立
（一）建立健全校各类档案，目的主要在于为学校领导、上级有关部门领导全面分析、总结、部署及调度学校工作作出决策提供科学可靠的依据。
（二）全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案。学校档案按类以时间为续建立，教师的一般人事档案、一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届、按班分类建立。
二、档案立卷归档
（一）凡是本单位在党、政、工、团、基建、教学、财务活动中形成的具有查考价值的.文件材料均属归档范围。
（二）档案人员应按档案资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类、装订、编制目录，进袋入档。档案袋、档案卷的规格要符合上级有关部门统一要求。
（三）归档材料应统一使用规定纸装订。文字必须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。
（四）卷宗必须注明保存期限，凡注明“短期”的一般以五年为限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。
（五）凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其他资料，学校可根据需要自行决定是否保存。
三、档案补充
（一）教职工任免、考核、晋升专业技术职务，获得学位、学衔，调资，入党入团，奖惩等材料要及时收入个人档案。
（二）外来文件、函件由档案人员统一分类编号登记，交校有关领导阅后即立卷归档。
（三）校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教务处、德育处、总务处、工会、团队等部门应将有关材料分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。
四、档案传递
（一）教职工因工作调动，需要转递档案，必须按上级有关部门通知的转递项目逐项登记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。
五、档案查阅
（一）校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案管理人员仔细核对签署意见；查阅者不得将档案材料拿出档案资料室。
（二）校内人员借阅业务性档案，学生学籍档案须经有关领导同意后方可查阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。
（三）凡未经整理、登记完毕的档案，一律不得外借或查阅。
六、档案安全保密
（一）严守有关保密守则，加强档案管理人员的组织纪律。
（二）档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
（三）档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等不得乱扔乱抛，应按保密纸处理或销毁。
二、查阅重要的或密级档案，按《档案保密制度》办理；查阅本职范围外的重要档案，须经办公室负责人批准；查阅珍贵档案时，以复印件代替原件利用。
三、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外，(须经办公室负责人或学校分管领导批准，并办理外借手续（限5天内归还）；若续借，需办续借手续。
四、提供利用档案时，按学校有关规定收费。
五、外国组织和人员利用开放档案、资料，按国家有关规定办理。
六、查阅利用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。本室工作人员对违规者，有权给予劝告、责令赔偿或其它处置，直至追究法律责任。
七、未经主管校领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。
为了加强和规范会计档案管理，建立健计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，结合本单位工作实际情况，特制定本制度。
第一条会计档案的归档范围。
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备份盘、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资料，是记录和映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（一）会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
（二）会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账簿、其他会计账簿。
（三）财务报告类。包括月度、年度财务报告、其他财务报告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文说明。
（四）其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在会计核算工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算资料。
第二条会计档案的整理。
会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
（一）会计凭证。
（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。
（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。
（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
（二）会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”样，不填其它内容。
（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。
（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账壳，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。
（4）会计账簿的装订顺序：
a、会计账簿装订封面；
b、账簿启用表；
c、账户目录；
d、按本账簿页数，顺序装订项页；
e、会计账簿装订封底。
（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。
（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。
（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账、辅助账。
（三）会计报表
会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。
第三条会计档案的归档保管。
（一）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由业务人员保管一年，期满后转入档案室并由专人保管。
（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。
（三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。
（四）磁性介质会计资料的归档。年度终了，系统管理员将当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注，装盒交档案室归档。包括：会计年度数据备份盘；同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件；操作人的.密码、操作日志等其他会计资料。会计档案磁性资料保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止使用或有重更改后五年。以磁性介质保存的会计资料，根据保管期限，由系统管理员定期复制，且应标识清楚，双份归档，异地存放。
第四条会计档案的保管期限。
会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。定期保存的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为3年、5年、xx年、15年、25年5类。详见附表一。
第五条会计档案的借阅。
（一）建立会计档案清册和借阅登记清册。
（二）凡需借会计档案的人员，须经领导批准后，方可办理调阅手续。
（三）借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。
（四）借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经局领导批准，需要复制会计档案的，须经局领导批准后方可复制。
第六条会计档案的销毁。
保管期满的会计档案，除本办法第七条规定的情形外，按照以下程序销毁：
（一）会计档案保管期满，由档案管理人员会同财务人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（二）局分管领导要在会计档案销毁清册上签署意见、
（三）销毁会计档案时，应由同级档案机构、财政部门和审计部门派人员监销。
（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。
第七条保管期满但未结清的债权债务。
原始凭证和涉及其他未了事项的`原始凭证，不得销毁，应当单抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
在建项目尚未完成的会计档案，保管期限已满也不得销毁。
第八条会计档案的移交。移交会计档案，双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称，卷号、册数，起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。
第九条会计档案的保管要采取严格的安全措施。
档案室要做到防火、防盗、防水、防光、防高温、防尘、防虫、防鼠，磁性介质资料要做到防磁、防雷。重（！）要资料实行双备份，一份存档案室，另一份异地存放。磁性介质资料应定期复制。经过系统整理以后的档案要入库上架，排架管理，按全宗号顺序依次排列，自左向右，自上而下地进行排列，环境保持通风透光。
第十条档案管理人员做好会计档案的保密工作，遵守保密制度。
1、本单位工作人员因工作需要均可利用有关档案。
2、利用档案原则上只准查阅，不得外借，如有特殊情况需要借阅者，须办理借阅手续，借阅时间不超过一周。
3、外单位需利用本单位档案者，须持单位介绍信，说明利用目的，并经单位领导批准后才能借阅。
4、利用者必须绝对爱护档案，不得随意抽页、涂改、圈划、转借。查阅时不得吸烟、喝茶。
5、利用档案必须办理登记手续，并及时向档案员反馈利用效果信息。
一、综合档案室是本局档案信息储存、开发利用、服务交流的中心，负责全局档案管理的各项工作。
二、对全局的档案工作实行监督指导。
三、负责档案的接收、收集、整理、保管、统计、鉴定和提供利用等工作。
四、负责制定档案管理工作的各项制度，并负责制度的贯彻执行，同时负责对本局各组室兼职档案人员的考评工作。
五、负责综合档案室库房的日常管理工作，严格按照“八防”的要求，保证档案库房的安全和卫生。
六、组织档案管理人员进行业务学习和业务培训，努力提高档案管理人员的业务水平。
七、研究制定档案管理现代化方案，努力实现全局档案管理的现代化。
八、完成领导交办的其他各项工作任务。
1、文件复印管理办法
一、复印文件、资料应履行批准、登记和交接手续。
二、复印涉密性文件，须按秘密文件管理的要求管理，严格控制份数，发生时复印单位要进行登记，阅办后应按规定立卷、归档或清退、销毁。
三、“四大文件"(中央、国务院、省委、省府文件)原则上不得复印，特殊情况须按保密规定请示领导批准。
四、有关业务往来单位需复印文件资料，应经有关领导批准，并收取成本费用。
2、立卷归档制度
一、归档范围
参照国家《归档范围及保管期限表》的规定，制定出本单位不同门类档案的归档范围，将归档的文件材料收集齐全。
二、归档时间
本单位在各项工作中形成的应立卷归档的文件材料，在次年上半年立卷归档完毕;违纪违章案件在结案年立卷;声像档案在各项活动结束后立卷;基建档案在竣工验收后立卷;会计档案在办完决算后立卷，由财会室保管一年后交本单位综合档案室保管。
三、归档要求
1、归档文件材料的种类、份数以及文件的页数均应齐全完整。
2、在归档文件材料中，应将每份文件的正文与附件正件与底稿、请示与批复、转发文件与原件分别立在一起，文电应合一立卷。
3、文件材料的整理立卷，必须按照分类方案立卷，遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
3、档案保管制度
一、集中统一管理本单位形成的各种门类、各种载体的档案，维护档案的完整与安全。
二、建立全宗卷，并内容充实，符合规范;档案室内应有档案资料存放示意图和柜格指引卡。
三、贯彻“以防为主，防治结合”的原则，认真做好防火、防盗、防虫、防鼠、防尘、防高温、防强光、防有害气体和档案状况检查等方面工作。
四、切实做好温湿度调节工作，并坚持库房温湿度测记，在高温湿季节采取积极措施降低库房内的温湿度，力争将温度控制在14-24℃，相对湿度控制在40%-60%。
五、坚持每季度定期检查档案，并做好记录，做到档案室无霉变、褪色、尘污、破损及虫蛀、鼠咬现象的事件。
六、做好档案进出登记，做到账实相符。
4、档案查阅借阅制度
一、查阅档案原则上在阅览室进行。一般只能查阅本部门形成的档案，如查阅其他部门的档案，需经相应部门负责人或单位领导批准。
二、外单位人员查阅档案，须持所在单位介绍信，经相关领导批准方可查阅。
三、借阅档案必须严格履行登记手续，经领导批准，方可借出。归还时要当面点交清楚。借出档案，一般不超过五天，若需续用者，必须办理续借手续。
四、借阅者要妥善保管档案，不准在借阅的档案上勾划、圈点、批注、涂改，不得擅自拆卷、翻印、拍照、复制，不准移出卷内文件，不得将档案转借他人;确因工作需要复印档案，须经档案管理人员同意。
五、损毁、丢失、涂改、污损或伪造档案，一律按《档案法》中有关规定予以处罚。
5、档案统计制度
档案统计是以表册、数字的形式、系统地反映档案产生的数量、速度、室藏档案的状况和变化，利用档案的效率和发展趋势，从而为本单位领导对档案工作决策提供可靠依据。为此，特制订档案统计制度。
一、档案统计工作，必须依照统计法和国家有关规定，如实地统计档案资料，不得虚报、瞒报、拒报，更不能伪造、篡改。
二、认真做好档案的基本登记和综合统计两部份工作。档案登记最基本的内容是档案数量和状况的登记，以及档案利用的登记;档案综合统计就是档案利用、档案工作人员、档案室建立等情况的统计。
三、档案统计不只限于一般地登记数字和填送报表，应对收集的统计资料进行整理，分析研究，从中发现问题并提出改进意见，以便做好档案统计工作。
6、档案资料收集办法
一、资料是人们在工作、学习中用于参考的各种公开或内部出版物和文件、档案的复制品。一般包括书刊、报纸、传单、简报、地图、图片、图表、录音录像带等出版物。资料在实际工作中具有重要的参考作用。
二、本单位收集资料的范围主要是于单位职能工作有一定参考作用的交通年鉴、交通电力法规汇集、电力科技、电力统计资料、四大文件及其它刊物。
三、各处室收集或编制的资料应即时向档案室送交一至两套，以备借阅参考。
四、通过各种途径收集有关资料，使档案室保存的资料内容丰富而有特色，便于机关工作参考利用。
7、档案保密制度
一、认真学习、宣传、贯彻执行《保密法》增强保密意识，提高保密的自觉性，严格依法办事。
二、档案管理人员和借阅档案的人员，均负有保守档案秘密的义务，严格遵守保密守则，不在公共场所谈论档案文件内容，不给私人索取提供档案材料，不得非保密本上记录档案内容，不准携带档案材料探亲访友或进入公共场所，保守档案机密。
三、严格档案查、借阅手续，认真按《档案利用制度》、《档案鉴定制度》办事，绝密、机密档案文件，只能在阅览室查阅，若因工作需要借走或复印，须经有关领导批准，借出利用的各类档案，必须妥善保管，不准私自复印或带回家中。
四、经鉴定属销毁的档案材料，由鉴定小组指派专人，护送到指定地点监销。
五、非档案室人员不得进入档案室，无关人员不得随便进入档案室，档案室柜钥匙不得交他人或放在不谨慎的地方。
六、对来访客人进行登记，做好保密情况记录，并立卷归档。
七、经常关好门窗，如发现有失密现象应及时报告，及时处理。
8、档案鉴定销毁制度
一、档案的鉴定销毁是档案工作的重要内容。为了保证库存档案质量，提高档案设施的使用率，制定档案的鉴定销毁制度。
二、档案的`鉴定销毁，按照《档案法》有关规定及档案规范中归档范围和保管期限，由档案自身实际保存价值确定，对失去价值超过保管期限，又无历史凭证作用的档案，应在鉴定后予以销毁。
三、对库存档案材料要定期进行鉴定，在征求有关处室意见基础上，提出销毁档案的初步意见并造好清册，经办公室主任审核，报主管领导批准后销毁。
四、对于经过鉴定销毁的档案材料，由鉴定人填写销毁清册一式二份，一份经主管领导审查后归档，一份交档案形成部门备查。
五、销毁档案材料，须到指定纸厂进行，并有监销人在场，直到全部档案材料化为纸浆。
六、重要的历史资料，未到期的档案材料不得销毁。
9、档案利用制度
一、档案室保存的档案主要满足本单位工作的查考，为本单位两个文明建设服务，档案工作人员要积极提供利用，开展好咨询服务工作。
二、外单位查阅档案必须两人以上凭单位介绍信方可查阅，查阅党内文件，必须经分管档案工作的领导批准;档案一般不借出，情况特殊需借出时，须经主管领导批准，期限不超过三天、收回时严格检查，并注销借阅手续。
三、查阅档案必须在档案人员指定的地点(阅览室)查阅，查阅时不能在档案文件上圈点、画线、涂改、批注和将文件抽换、裁剪、撕毁或拍照，违者必究。
四、查阅档案人员摘抄的档案内容要经过档案人员核对无误加盖公章后方能有效。
五、查(借)档案应反馈利用效果，填写利用效果登记簿，并跟踪考察利用效果，收集利用典型事例，按年度或专题整理汇编，年终写出利用工作总结。
10、档案库房管理制度
一、档案实行专人管理。档案室的钥匙由档案管理员管理。因事需交由他人临时保管的应经领导同意，并作好登记。
二、档案库房应坚固、安全，与办公室分开，配备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施设备。
三、档案库房属机要重地，非档案人员不得入内。
四、档案库房须整洁卫生，档案柜架排列整齐、美观，并保持库房适宜的温湿度;档案管理人员应定期检查并作好记录。
五、档案人员要随时检查案卷，发现档案破损、变质及其它异常情况要及时采取补救措施并向领导报告。
为有效地保存制度，特制度《档案鉴定、销毁制度》。
一、必须建立由档案工作分管领导、有关职能科室负责人领导和档案员组成的档案鉴定领导小组。定期对档案进行全面和部分档案的鉴定。
二、根据国家和有关部门规定，确定各类档案的保管期限，正确划分需要保密档案的密级。
三、对档案的全面鉴定每五年进行一次，对部分档案根据实际需要确定。通过鉴定的档案，必须写出鉴定报告，注明鉴定意见和日期，并由鉴定领导小组负责签名。
四、通过鉴定的档案，力求达到保定期限准确，保管单位质量符合标准，对在鉴定中发现的问题，应及时责成有关部门和人员整改；对已超过保管期或失去价值的档案，必须慎重处理，严格掌握，还有一定价值的档案可暂封存，待观察后再行销毁。
五、对确定销毁的档案，应先造好清册，提交销毁报告，经有关领导审批后，报送档案主管机关备案，在销毁档案时要严格执行有关保密规定。
六、要档案的保管过程中，要切实做好档案销毁后的善后工作。