文件管理制度（精选33篇）
局办公室负责我局对外行文和公文的收发处理工作，为使行文和收文处理规范化，特规定如下：
一、行文
(一)凡以我局名义上报或下发的文件(报告、请示、纪要、通知、函件等)，由承办科室拟稿，经科室负责人、分管领导初审后，送办公室核稿，经办公室核稿后送局领导签发。重要文件需由局领导审核，主管区领导签发。联合行文必须同时送有关单位领导会签，方可发出。
(二)经局领导签发的文稿交办公室统一登记、分类编号。由拟稿科室打印、校对、装订，上行文由办公室发送并催办，平行文和下行文由拟稿科室分发。
(三)行文规则参照《国家行政机关公文处理办法》(国发[]23号)有关规定执行，行文流程按局办公处理系统流程进行。
二、收文处理
(一)所有发至我局的公文(含传真件公文和附有领导的批示或上级部门转我局处理的公文)，由局办公室统一签收、登记、编号，送局领导阅示或送有关科室办理。
(二)文件按办件、阅件进行分类。办公室负责人根据文件内容和规定的传阅范围，提出办文意见，送局领导批示或交有关科室阅办。需要办理的公文，经请示局领导后办理，办公室根据文件内容、领导批示予以催办。
(三)对急办件，办公室应立即将文件送交局领导批阅。领导不在时，办公室应根据文件内容及时限要求，交相关业务科室或人员办理。事后及时向局领导汇报并做好督办工作。
(四)一般公文通过局内网办理和传阅。保密文件一律由办公室专人传送。
(五)凡外出开会、学习带回的文件及材料原件须交办公室登记存档。
三、保密文件收发管理
(一)遵守公司统计报表管理制度，保密资料统一由本局兼职保密员收发、传递、清退和销毁，并严格把好收发关、传阅关、清退关“三关”。
(二)制发文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，送局领导审批后印发。
(三)保密文件、保密资料必须在办公室内进行传阅，未经批准不得擅自扩大传阅范围;不准擅自复印或抄录保密文件，不得将文件带出办公室;确因工作需要携带外出的，需经局领导批准，并要妥善保管。
(四)复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续。严禁将保密文件、保密资料拿到社会上营业性场所复印。
(五)借阅保密文件、保密资料须按阅读范围借用，并办理登记、签字手续。用完后，要及时归还。
(六)对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
(七)销毁保密文件、保密资料时，必须登记造册，经主管局领导批准，送区保密局指定的地点处理，严禁将文件出卖给废品收购站。
（一）目的
为规范管理本企业的安全生产规章制度，确保符合国家相关法律法规、标准和规范，符合本企业的特点，具有实际的指导意义，制订本制度。
（二）适用范围
本制度适用于水泥有限公司安全生产规章制度，安全操作规程及其他安全生产文件的编制、发布、使用、评审、修订等管理。
（三）规范性引用文件
《文件控制程序》
（四）职责
1.总经理负责组织制定、审核、签发并落实本单位安全生产规章制度和、岗位安全操作规程和岗位生产责任制。
2.生产技术处负责实施对安全规章制度、岗位安全操作规程和岗位生产责任制文件的编制组织、审核修订，包括与安全标准化有关的外来文件。
3.各分厂、处室在职权范围内分工负责本单位的安全生产管理制度、安全操作规程和岗位生产责任制的编制和管理。
(五)管理要求
1.安全标准化文件的分类、编号
1.1本企业的安全标准化文件主要包括：安全生产规章制度、安全操作规程、岗位安全生产责任制、事故应急救援预案等。
1.2安全标准化文件的受控状态
安全标准化文件分“受控”和“非受控”两种形式。“受控”文件的发放对象为本公司与标准化运行有关的部门或个人。“受控”文件发放时其封面加盖“受控”章，进行统一编号，并对持有者进行登记，必要时盖水泥有限公司专用章。“非受控”文件只进行编号和记录，可作为一次性文件提供给顾客，发出后不再进行管理。
1.3安全标准化文件的编号规则：
1.3.1公司自行编制的安全标准化文件的编号规则：
注：
“WNXN”，是“水泥有限公司”的代码
“WN”是，“威宁”的拼音第一个字母缩写；
“XN”，指公司名称“西南”；
“R”是指“记录”；
“AQ”，指各安全文件的编号，安全生产规章制度WNXN-AQZD，操作规程WNXN-CZGC，安全责任制WNXN-AQZRZ等开始编，需保留文件控制的相关记录。
1.3.2国家行业地方等标准采用原编号。
2.安全标准化文件的编制
2.1生产技术处负责组织编写《安全生产管理制度汇编》，包括《应急救援预案》《岗位安全操作规程》《岗位安全生产责任制》等文件的编写，按照安全标准化的13个要素进行分解，各分厂、处室按照职权范围负责本部门所涉及的安全标准化要素进行安全文件的编写。
2.2 《安全生产管理制度汇编》至少包含下列内容：安全目标管理、安全生产责任制管理、法律法规标准规范管理、安全投入管理、文件和档案管理、风险评估和控制管理、安全教育培训管理、特种作业人员管理、设备设施安全管理、建设项目安全“三同时”管理、生产设备设施验收管理、生产设备设施报废管理、施工和检维修安全管理、危险物品及重大危险源管理、作业安全管理、相关方及外用工（单位）管理、职业健康管理、劳动防护用品（具）和保健品管理、安全检查及隐患治理、应急管理、事故管理、安全绩效评定管理等。
2.3制度内容要符合国家相关法律、法规，标准和规范，应符合本企业的实际，不能照抄照搬。
2.4制度的编写人员应了解国家相关法律、法规，标准和规范，熟悉本企业的组织架构和管理特点，确保合规性。制度的格式建议包括以下内容：目的、适用范围、规范性引用文件、职责、管理要求、记录等。
2.5 《岗位安全操作规程》要涵盖本企业的所有岗位（或设备），内容要基于特定的危险源（危害因素）辨识和风险分析评价和控制。其格式建议包括以下内容：目的、范围、主要风险及控制措施、操作规程、安全注意事项、应急处置、附件等。
2.6应急预案的编写应符合《生产经营单位安全生产事故应急预案编制导则》的要求，应按规定评审，并报安监部门备案。
3.安全标准化文件的会签
3.1安全标准化文件草稿编制结束后，生产技术处应将草稿发放到相关部门，或组织相关部门、人员讨论，广泛征求各部门人员的意见。
3.2各部门人员提出的意见，生产技术处应做好记录，斟酌采纳后融入到其中。
4.安全标准化文件的审批
4.1《安全生产管理制度汇编》由生产技术处组织编写，生产技术处负责人审核后报请主管领导，由总经理批准。
4.2各部门负责编制的安全标准化文件由各单位自行起草，生产技术处负责人审核后报请主管领导，公司总经理批准。
4.3安全标准化文件在发布前，审核时规定发放范围。
4.4各分厂、处室负责人负责审核部门起草的文件，报公司总经理批准。
5.安全标准化文件的发布
5.1受控文件由行政人事处根据文件的发放范围统一发放。
5.1.1公司重要安全文件、制度由行政人事处文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息平台发放到相关部门，相关部门应及时查阅，获取存档。
5.1.2一般的安全文件，由拟定文件部门，按文件发放程序发放，发放途径通过公司OA或ERP管理信息平台发放到相关部门或本部门，相关部门或本部门应及时查阅，获取存档。
5.2安全标准化文件发放应在《文件发放/回收登记表》上登记，受控文件应记录发放号，并有文件接收人签名，保留发放记录。
5.3各分厂编制的安全生产管理制度及岗位安全操作规程应由行政人事处发放到相关岗位，并组织培训考核，保留记录资料。
5.4安全标准化文件应以公司正式文件发布。
5.5各分厂、处室应严格按照安全标准化文件的要求执行。
6.安全标准化文件的使用
6.1文件使用人的受控文件破损严重影响使用时，应向办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。补发新文件，分发号不变。
6.2文件使用人丢失受控文件应向行政人事处报告，说明丢失原因，经原批准人批准后补发新文件。
6.3行政人事处保存相关《受控文件目录》。
7.安全标准化文件的评审
7.1公司每年至少组织一次对安全生产法律法规、标准规范、规章制度和操作规程、岗位安全生产责任制的执行情况及适用情况进行全面检查和评估，并编写评估报告。
7.2个别文件因可操作性等原因需要临时评审的，由使用单位提出，生产技术处负责组织安全标准化文件评审，以确定是否需要修改。
7.3出现下列情况时，评审工作可以立即开展，确保安全规章制度和安全操作规程的适用性和有效性：
7.3.1国家安全生产新的法律法规标准及其他要求在官方媒体公布或通过文件精神下达时。
7.3.2省市等上级部门安全生产行政管理部门新下发的安全管理相关文件通知时。
7.3.3公司新工艺新技术、新装置、新产品和新方法的投入使用时。
7.3.4当发生事故时，工艺技术材料等发生变更时。
7.3.5企业发生并购重组时。
8.安全标准化文件的修订
8.1制定文件修订的计划，并根据文件评审结果、安全检查反馈的问题、生产安全事故案例和绩效评定结果等，对安全生产规章制度及岗位安全操作规程进行修订，确保其有效和适用；
8.2安全标准化文件需要更改时，应有文件更改人书面说明原因及更改内容；重大更改（如技术等）还应附有充分的理由和依据，经单位负责人签字，文件主管部门审核后，报原文件批准人批准。原批准人发生变化或其职能发生变化时，应报接替其职能的人员批准。
8.3安全标准化文件经修改后应注明修改状态，自0开始顺序编号，修改页超过2/3时应换版。
8.4安全标准化文件的换版和文件的作废及销毁要进行登记。
9.安全标准化文件的管理
9.1经批准的文件应按文件的编号规则予以编号登记。文件起草部门应将文件原稿和批文交办公室保存。以媒体形式存放文件应加密/将磁盘标识存档。
9.2需临时借阅安全标准化文件时，应经安全文件管理部门负责人批准并予以登记，借阅者应在规定的日期时间内归还文件。文件原稿不对外借阅。
9.3文件复印和拷贝需填写申请单，由行政人事处负责人批准后执行。未经批准任何人不得擅自打印复印和拷贝。
一、目的
为规范文件资料的管理，防止文件治疗的丢失，提高日常办公效率，特订立本规定。
二、适用范围
本企业个部门文件柜、资料柜、墙柜等。
三、细则
1、各部门办公室必需按规定的流程申请、购买文件柜。 2、各部门办公室必需充分利用文件柜的空间，现场不的摆放多余的和利用率低的文件柜，否则将强制收回。
3、文件柜必需定置摆放，文件柜内的物品也必需分类并定置摆放。 4、做好文件柜的标识，实在做到以下两点。 （1）文件柜表面贴上标签，且一律贴在门的'右上角。
（2）文件柜内贴有“物品清单”，且一律贴在右门的左上角。 5、文件柜物品必需按“物品清单”摆放整齐。 6、文件柜内资料必需编号，分类摆放。
7、文件必需装在文件夹内，文件夹必需有文件目录及编号。 8、文件柜表面及柜内保持干净，无油污、无赃物、无垃圾等。 9、文件柜损坏或钥匙丢失，按规定的程序申报维护和修理，不得擅自撬文件柜。有意损坏者，照价赔偿。
10、各部门办公室必需建立文件柜管理台账。
11、各部门办公室必需于每月月末自查文件柜，将自查结果报有关部门。
12、本规定由7S活动推行委员会办公室起草。 13、本规定接受权属于“7S检查小组”
工程部机房上墙文件:工具管理制度
1、集中管理的工具
集中管理的工具为小型机械、精密仪器及不宜由个人保管的各种工具,借用者应掌握工具的基本性能和操作要领。借用工具必须登记。登记要清楚,用完后应及时归还销账。应每月对工具进行清点、核对。
2、对工具精心保管、精心使用,如因使用不当或保管不善,造成损坏、丢失,应由借用者负责赔偿。
3、工具不得转借他人,归还时需擦干净。
4、个人管理的工具做好个人管理工具登记。
5、工具必须精心使用,妥善保管,如有丢失或使用不当造成损坏应由个人赔偿。
6、工具的更新配置由工程部经理审批,统一安排。
物业管理公司工程部
20xx年x月xx日
1.目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量,使之规范化、科学化、制度化,结合公司实际工作情况,特制定本制度。
2.范围
公司在筹备、成立、生产、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
3.内容
3.1公司下列主要安全生产资料应进行档案管理：主要安全生产文件、风险评价信息；培训记录；标准化系统评价报告；事故调查报告；检查、整改记录；职业卫生检查与监护记录；安全生产会议记录；安全活动记录；法定检测记录；关键设备设施档案；应急演习信息；承包商和供应商信息；维护和校验记录；技术图纸；人员资格证；安全评价报告等。
3.2公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒绝归档。
3.3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。
3.4归档文件材料必须准确地反映企业生产、基建和生产管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
3.5归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
3.6归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
3.7归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。
3.8归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
3.9非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
3.10外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
3.11为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写工整、图像、字迹清晰。
3.12归档范围及保管期限
3.13归档时间：
（1）管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同收发簿一同移交行政部归档。
（2）凡专项工程、专题项目等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向行政部移交归档。周期长的可分阶段、单项归档。
（3）外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
（4）工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。
（5）每年形成的财务档案，由行政部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向行政部移交归档。
（6）电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
（7）荣誉档案由给合办收集整理后于次年统一归档。
（8）声像档案在每次活动结束后整理归档。
（9）相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。
（10）外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。
（11）变更、修改、补充的文件材料随进归档。
（12）公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。
（13）公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。
3.14档案查（借）阅制度
档案借阅是行政部的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：
（1）凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在行政部阅档室查阅。查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。
（2）本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。但要如期归还。
（3）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。
（4）外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总经理同意审核后方能带出。
（5）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。
3.15档案的保密制度
（1）凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。
（2）非综合行政部人员不得随便进入行政部，行政部门窗及箱柜应及时关锁。
（3）全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。
（4）凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。
（5）查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。
（6）档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。
（7）定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。
3.16行政部管理制度
（1）档案存入检查：
1）档案出入行政部要清点、登记。
2）定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未经许可，外来人员不得擅自进入。
2）档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。
3）行政部门窗须安装窗帘，行政部内采用白炽灯且照度不超过100lx。
4）避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。防止有害生物对档案的危害。
5）行政部严禁堆放食品和易燃易爆物，必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。
8）行政部须做到八防：防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。
9）做好档案接收、移交、保管、鉴定、利用各档案构成情况的准确、及时、科学的统计工作。
10）建立健全档案的接收、移交、库藏、保管、利用和鉴定销毁等统计台帐。
3.17档案鉴定、销毁制度
（1）根据《档案法》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。其中会计档案见会计档案保存期限表。
（2）保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限，保管期限从长。
（3）从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面监别档案的价值。
（4）档案通过鉴定，要求保管期准确，案卷质量达到规定标准。如果鉴定中发现档案不准确，不完整，应及时责成有关部门修改、补充。
（5）销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册、提出销毁报告报总经理审批。销毁档案时要严格执行保密规定，由鉴定小组指定人员会同保密、保卫人员销毁或监销，防止失密。档案销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。
3.18档案工作人员岗位职责
（1）认真学习贯彻执行《档案法》和档案工作的方针、政策，坚持以法治档，忠于职守，全心全意为本部门各项工作做好服务。
（2）负责管理本部门的档案，做好各门类、各种载体档案的接收、收集、登记、整理、编目、保管、借阅。
（3）积极做好档案的服务利用工作，编制必要的检索工具和参考资料，及时准确地提供利用。
（4）做好档案的“八防”工作，确保档案的完整与安全。
（5）严格遵守“保密制度”工作，未经批准，不得擅自扩大档案的借阅范围，不得泄露档案的保密内容。
（6）负责对本部门档案工作进行监督、检查和指导。
一、总则
技术文件是本厂指导生产、加工制造和质量管理的技术依据。为确保文件在质量保证中的重要作用，严明纪律，保证生产正常进行，特制订本制度。
二、内容
技术文件包括下述内容：
1、成套设备资料，包括设备说明书、总图、部件图、零件图和各种明细表、装箱清单、产品合格证等;
2、非标件制作资料，包括总图、部件图、说明等;
3、土建资料，包括土建图纸、工程结算资料等;
4、工艺文件
5、技术标准
6、生产报表
三、技术文件归档部门
1、内容中的1、2、3项归资料室存档;
2、内容中的4、5、6项归办公室存档。
四、技术文件归档制度
1、归档范围
内容项中的所有文件及与之相关的文件
2、归档时间
(1)技术文件材料管理成套后立即归档。
(2)技术文件在工程验收半个月后归档。
(3)产品施工图、工艺文件等在产品正式投产后一周内归档。
(4)设备说明书、合格证等在开箱后立即归档。
(5)技术改造、调试报告等在设备运行一周内归档。
(6)技术革新材料在报审批准后一周内归档。
(7)生产技术管理方面文件材料每年三月份前归一次档。
3、归档份数
(1)凡归档的技术文件一般应归档一份。
(2)使用频繁的技术文件应归档2—3份(一份正本，其余为副本供借阅)。
4、归档手续
归档时应当由项目负责人填写技术材料入库一式两份，交接双方共同签字盖章各保留一份。
5、归档要求
(1)归档的技术文件必须收集齐全、完整、正确。
(2)归档的技术文件必须要格式统一，纸张优良，字迹工整，图样清晰，手续完备，字迹一律用碳素墨水或蓝黑墨水书写。
(3)各单位在每项工程验收时对技术材料的收集、整理等情况同时验收，如材料不完整，不系统不予验收。
(4)归档工作由各归档部门承担，对技术文件材料系统整理组成保管单位(袋、册、卷)。
五、技术文件管理和使用方法
1、各相关技术文件由上述各归档部门归档保管，各部门要建立技术文件目录，做好归档登记、保管、复制、收发、注销和保密工作，要汇总好各技术文件复印发放单位的发放记录，建立技术文件复印图发放汇总台帐。
2、技术文件正本归档后，原则上不得再从保管部门取出，若有更改须在保管部门进行。
3、技术文件的'发放与管理：
(1)关于内容中1—3项技术：
①在本厂内按指导生产需要由技术文件设计或编制单位发放，并确定发放范围和数量，对使用单位逐一清点履行签收手续。
②外协件复印图由生产技术科提出明细，技术文件设计和编制单位前需经主管技术人员逐张检查签字，加盖所在部门公章后方可由生产技术科向协作厂提供，同样履行签收记录备案汇总手续。
③生产部门使用的复印图，使用单位应妥善保管，以能正常指导生产和质量检验，无正当理由损坏丢失者，应追究单位或个人责任，由厂长做出处理决定。
④确因某种原因复印图丢失补发，损坏可以以旧换新，但发放收受手续同前。
⑤复印图发放范围要考虑最小最少原则，即在能正常指导生产情况下，发放范围要最小，数量要最少。
⑥检查与考核：
本项由厂长负责考核，每半年考核一次。
(2)关于内容中的4、5项技术资料
①各工艺文件经质量监控小组审核批准后，归办公室存档，要建立工艺目录、明细表。根据质量监控小组的批准和本厂生产需要确定发放份数，并对使用部门逐一清点履行签收手续，记录在案。
②确因某种原因造成工艺文件丢失或损坏，可补发，但需经质量监控小组发出书面通知办公室，再由其发放，每月一次。
(3)关于内容中的第6项技术文件：
①各种生产报表经统计员计算制定后存档，除每天向厂长、车间主任报送外，不得外发，如有关人员需查阅报表，需经征得厂长批准方可下发，统计员需把下发的报表记录在案。
②此项由生产经理考核，每月考核一次。
六、技术文件更改制度
为了进一步完善技术文件的更改办法，保证生产的正常进行和各部门工作的协调性，需进行文件更改。
1、更改原则
(1)技术文件更改和得降低产品质量，亦不得违背有关标准和规定。
(2)进行更改部位的图线、数字、文字、符号等应清晰完整正确统一。
(3)本厂的技术文件，更改权属于产品设计和工艺质量监控小组或编制者，其他部门人无权更改。
(4)技术文件的更改必须填写《更改通知单》，并严格履行审批手续。
(5)底图和复印图均准予划改、不得刮改。一次性使用的技术文件准予改底图，但要做好原始记录。
2、更改程序
(1)填写《更改通知单》。
技术文件确定更改后，由技术文件的设计或编制者填写更改通知单，且由此设计的相关技术文件均应一并履行同样手续。
(2)更改校对和审核
更改通知单填写后，由技术文件设计或编制单位有关负责人分别进行校对、审核并签字。
(3)更改批准
重要文件或更改较大者，更改通知单尚须厂长批准签字。
(4)经上述程序后，更改通知单尚须加盖产品设计或工艺质量监控部公章后方能生效。
(5)更改实施
①技术文件的设计者或编制者持批准生效后的更改通知单，首先到各相关保管部门改原件，并将更改通知单交由保管部门归档备查。
②其后技术文件的设计者或编制者持更改通知单到该文件的各使用单位逐一更改，并将更改通知单交由各单位备查。
(6)考核
本规定由厂长负责，每年考核一次。
七、各归档部门职责
1、收集、整理、保管有关技术资料。
2、承办发、借阅技术资料工作，为生产、产品开发、技改等提供服务。
3、承办技术资料的更改、清理和销毁过时文件工作。
4、帮助本厂各机构内部的资料整理和归档工作。
八、技术文件管理
技术文件管理由mlb同志总负责。
（一）公文管理
⒈公文种类：人大常委会共有三类公文，人大常委会文件、人大常委会党组文件、人大常委会办公室文件，各委室原则上不对外独立行文。如确需行文，由各委室会同办公室商定。
⒉公文起草：按照领导指示或交办，由工作人员拟稿。以常委会或党组文件发文，由常委会主要领导签发；以办公室文件发文，一般由办公室主任签发。起草文件一律用制式文件拟稿行文。文印结束后，底稿交由文书存档。因多次修改底稿无法存档的，由拟稿人誊抄整理后送文书存档。
⒊公文打印：需要印发的正式文件或较大型会议的有关材料一律在政府印刷所胶印，其它文件一般安排油印。文件材料的'印刷，应填写两联单，由办公室分管副主任签字后印刷，以便于帐目结算。
⒋公文校对：由拟稿人校对，并由核稿人再次进行校对，确认无差错后方可印制。
⒌公文装订：文件印完后，起草人要及时进行装订，并将文件分发的具体要求向办公室公务员交待清楚。グ嫒ㄋ有
⒍公文分发：公务员接到文件后应及时进行发文登记，一般性文件要抓紧送达有关单位，急办文件随印随发。
⒎公文存档：对文件正稿和底稿，文秘人员要及时交文档管理人员，文书要及时存档立卷，不得漏存漏报。
（二）档案管理
⒈文件档案实行专人管理。所有密级文件和内部资料，要严格登记、传阅和借阅手续，严防文件丢失和失泄密事故发生。
⒉严格文档借阅制度。借阅文件要经办公室分管领导同意。未经允许，非工作人员不得随意出入档案室。阅文人员应在办公室或指定的阅文室阅读文件，不准将文件随意带出或乱放，不准将文件带回家中。
⒊对收到的各类文件，文档人员要及时查收并按要求进行传阅，传阅文件要做到：勤传、勤收、勤催办，不拖不压，不误事。传阅完毕后，分类保管，积极提供利用，并做好年终文件的。清退工作。
⒋废旧文件不得同旧报刊混同处理，一律打捆送造纸厂打浆，以防失泄密和影响单位形象。
(一)总则
第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据区建设局关于文书处理的有关规定，结合我单的实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件、资料。
第三条按照
党政分工的原则，本单位各类文件(党支部和行政)统一由办公室归口管理。
(二)收文的管理第四条公文的签收
1、单位所有文件(除领导订启的外)均由收发员(文书)登记签收、拆封(由上级或邮电局机要通讯员直送的机要文件除外)。在签收和拆封时，收发员(文书)需注意检查封口,对开口和邮票撕毁函件应查明原因。
2、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级部门，并登记差错文件的文号。
第五条 公文的编号保管
1、收发员(文书)拆封和签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
2、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收发员(文书)进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
第六条公文的阅批与分转
1、凡正式文件均需由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由收发员(文书)分送领导和承办部门阅办，重要文件或急作应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
2、一般礼仪性质的函、电、单据等，可由办公室直接分转处理。如涉及几个单位会办的文件，应同各单位联系后再分转处理。
3、为加速文件运转，收发员(文书)应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
第七条文件的传阅与催办。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交收发员(文书)，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"办公室应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
3、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4、文件阅完后，应交收发员(文书)，切忌横传。
5、办公室对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。
6、按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由办公室通知到单位阅文。
(三)发文的管理第八条发文的规定
1、单位上报下发正式文件的权力分别集中党支部和行政办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2、各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文应分别向党支部、行政办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交党支部、行政办公室审核。党支部、行政办公室同意发文，方可按党、政机构设置与业务分工统一归口以党×字、政×字发文。群众团体文件由党支部批转。
3、对单位影响较大，涉及多个以上领导分管范围的文件，须经领导班子研究决定后批准签发。其余文件均由主要领导批准签发。
第九条发文的范围：
1、凡是以党支部、行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
2、党支部、行政办公室下发文件主要用于：
(1)公布单位规章制度；
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件；
(3)公布单位体制机构变动或干部任免事项；
(4)公布单位重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；
(5)发布有关奖惩决定和通报；
(6)其他有关重大事项；
3、党支部、行政办公室上行文、外发文主要用于：
(2)同兄弟单位联系有关重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、管理、党群工作等事宜。
4、日常生产、技术、管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管领导批准后，由各科室书面或口头自行通知执行，一般不用发文。
5、各科室如会议所作
一、总则
1、技术文件是本公司的核心秘密，是本公司能够持续发展并在市场上持续强势竞争力的有力保障，公司的技术文件属于公司所有。
2、为规范本公司技术文件的管理，确保文件编制的正确性、完整性，明确技术文件的编制、签署、更改、保存等相关的资料，确保技术文件的正确性及实施有效的管理，特制订本制度。
3、适用范围:适用于本厂的技术文件的管理。
二、技术文件的编制
1、技术文件包括:技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术档案和技术资料。
具体包括:
1)开发计划阶段:方案设计、质量保障大纲、设计开发计划书、检验要求。
2)开发设计阶段:原理图、印制版图、产品编程手册、机械结构图、编程器件烧写文件、可编程器件源码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计评审记录表。
3)产品调试阶段:产品调试手册、产品焊装明细表、产品调试记录、产品验证记录。
4)产品维护阶段:设计开发总结、软件使用手册、产品使用手册。
2、技术文件的技术要求和数据等务必贴合国家相关标准和规定要求。
3、技术文件由技术开发部等相对应部门编制，各部门应对技术文件的准确性、合理性负责。
三、技术文件的提交
1、在产品开发的整个周期中，设计人员务必按照技术文件规范认真进行各项文件的编写工作，以保证技术文件的完整性。
2、在产品开发的各个阶段，设计人员都务必按时提交设计文件，并保存在公司的服务器中。每当设计文件发生重大更改后，设计人员都务必重新提交文件，以便更新服务器中的文件，保证开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计人员须按照提交的文件类别提交到starteam相应的目录。
4、对于已提交的文件，任何人员不得故意在服务器上进行删除。
四、技术文件的归档
1、各相关负责人负责技术文件的审核和批准;技术文件的编制务必严格执行编制、校对、审核三级把关制度;明确各级的责、权、利。
2、技术文件应保证标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、批准等栏中签署齐全，签署不齐全的技术文件不得用于归档。
3、文件签署分为纸质文件签署、电子文件签署和光盘签署。其中，纸质文件签署须在纸质文件上手写签署，电子文件签署则在starteam上以备注的方式进行签署，光盘签署则在光盘封面的标签上进行总体签署。
4、各类归档文件经确认无误并且签署完毕后，方可进行归档工作。归档文件要求一式两套:一套存放在公司服务器上，供查阅使用;一套刻录成光盘，做封存保管。
5、用来存储归档文件的光盘或其包装盒上应贴有标签，标签上须注明光盘的大致信息，如名称、编号、签署信息等。
6、归档文件时，须填写《设计项目归档资料清单》，并对归档文件进行真实有效型和完整规范性检验，检验合格后方可给予存档。
五、技术文件的借阅
1、任何员工之间不得私自传阅技术文件，不得非法持续不具权限的文件。
2、若因工作需要，须借阅技术文件，则需报相关领导批准，并填写《借阅登记表》，然后方可透过获得的授权从公司服务器上下载相应的文件进行查阅。
3、对于借阅的文件，不得私自打印、传阅，不得泄露借阅文件的秘密。
4、如有特殊状况需要将文件转与他人或携带外出时，须经相关领导批准。
5、文件阅览之后，须在相关人员的监督下彻底删除借阅文件，并补充完整《借阅文件记录表》。
六、职责追究
各部门应严格遵守上述规定，若因不遵守上述规定而遗失或者泄漏公司的技术文件，公司将根据有关保密规定给予罚金处罚和公司内部记过处罚，情节严重者公司将保留追究法律职责的权利。
资本金管理制度文件旨在规范企业资本运作，确保资金的合理使用和有效监管，它涵盖了以下几个核心部分：
1、资本金定义与分类：明确资本金的性质、来源及构成，区分法定资本金和注册资本金。
2、资本金的筹集：规定资本金的注入方式、时间限制及股东责任。
3、资本金的使用：规定资本金的用途，如运营资金、投资、偿还债务等。
4、资本金的变动：涵盖增减资、利润分配、亏损弥补等可能影响资本金的情形。
5、监管与审计：设定内部审计和外部审计的要求，确保资本金管理的合规性。
6、法律责任：明确违反资本金管理制度的后果和处理办法。
内容概述：
1、制度的适用范围：确定制度覆盖的企业部门和人员。
2、管理职责：划分财务部门、董事会、监事会等在资本金管理中的角色和职责。
3、流程规范：详细描述资本金从筹集到使用的各个环节的'具体操作流程。
4、报告与审批：规定资本金相关活动的报告机制和审批权限。
5、风险控制：识别资本金管理可能面临的风险，并设定预防措施。
6、制度修订：设定制度更新和完善的机制，以适应企业发展的需要。
第一条文件的接收。收到文件后及时检查、核对,在收文登记薄上分类详细登记,并注明密级。
外出参加会议人员应将带回的文件交机要室统一登记管理。
第二条文件的保管。机要文件必需存放在保险柜中,由专人保管。去省委领取或消退文件应有专车接送,严防丢失。
第三条文件的传阅。机要文件由机要人员直接呈送。阅文者应及时阅示,并于当日退回机要室,不得横传,不得留存文件。
第四条文件的借阅。借阅机要文件应当履行登记手续,阅文和传达文件要严格按规定的范围,不得扩大,不得将文件带入无关场所,不得携带机要文件顺便办理私事,文件用后及时归还。省军级文件一律不外借。
第五条文件的复制。严格执行上级部门复制国家秘密载体的管理规定。复制机要文件要履行审批手续。绝密级文件一律不得复制。其它文件复制必须经分管领导批准。复制的文件视同原件管理。
第六条文件的清退。省军级、地市级文件每年按要求到上级发文单位进行清退,其它机要文件要认真填写*中央、省委文件清退情况统计表,上报发文单位。
第七条文件的立卷、归档。按照档案法和相关规章制度及学校档案工作的规定和要求,及时分类立卷、归档,并办理相关手续。
第八条文件的销毁。各单位(部门)需要销毁的文件资料交机要室统一办理销毁手续,禁止把文件、内部资料当废品出售。由机要秘书填写“文件销毁单”,经学校办公室负责人签批后方可送到省保密部门指定的文件销毁站处理,必须2人押送,实行监销。
第九条文件的检查。借出的文件及时检查、催还。每学期末对外借文件进行一次检查催还工作,如发现有丢失文件情况,及时上报校保密委员会。
一、总则
(一)为适应公司规范化、科学化管理需要，做好公司红头文件管理工作，根据公司实际情况修订本制度。
(二)红头文件是接收传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复等问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具，必须认真做好管理，有效为公司发展服务。
(三)综合办公室是公司红头文件处理工作的管理部门，负责公司红头文件的收发、分办、传递、审核、催办、印刷、用印、立卷、归档、销毁等工作，对各部门的红头文件处理进行检查指导和监督管理。
(四)红头文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。
二、公司红头文件使用范围和红头文件代号
(一)规定。
红头文件代号为“规”。用于发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施。
(二)决定、决议。
红头文件代号为“决”。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”；经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。
(三)通知、通报。
红头文件代号为“通”。转发上级机关红头文件，批转下级红头文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”；表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。
(四)请示、报告。
红头文件代号为“请”。向上级请求批示与批准，用“请示”；向上级汇报工作、反映和说明情况、提出建议，用“报告”。
(五)批复。
红头文件代号为“复”。用于答复请示事项。
(六)联系函。
红头文件代号为“函”。用于商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等。
(七)会议纪要。
红头文件代号为“纪”。用于传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守。
(八)任免。
红头文件代号为用于对公司经营管理各岗位职务、职称等进行任免。
三、红头文件分类编号和红头文件编码
(一)公司发文，一定要由综合办公室统一按照红头文件使用范围标注红头文件分类编号。
1.以公司董事会名义发文，以“永青董字A【20BB】C号”进行编号；
2.以公司行政名义发文，以“永青公司字A【20BB】C号”进行编号；
3.以公司党委名义发文，以“永青党字A【20BB】C号”进行编号；
4.以公司纪委名义发文，以“永青纪字A【20BB】C号”进行编号；
5.以公司工会名义发文，以“永青工会字A【20BB】C号”进行编号；
6.以公司监事会名义发文，以“永青监字A【20BB】C号”进行编号；
(二)公司发文和收文，一定要由综合办公室统一进行红头文件编码，发文和收文分别以发【BBBB】DDEEEE和收【BBBB】DDEEEE进行编码管理。
(三)字母释义。
A：为红头文件代号，如“规、决、通、请、复、函、纪、任”；
【20BB】：为所发红头文件的年份，如“【20xx】”；
C号：为本年度所发红头文件的顺序号，如“1号”。
DD：为月份，如“01”；
EEEE：为本年度所收红头文件的顺序号，如“0001”。
四、红头文件内容
(一)红头文件内容一般由密级、紧急程度、标题、发文字号（分类编号）、签发人、正文、附件、发文时间、印章、主送机构（部门）、抄报（送）机构（部门）、印发部门和时间等部份组成。
(二)密级分为“A级”、“B级”、“C级”。
(三)紧急程度分为“特急”、“紧急”、“普通”。
(四)红头文件标题应准确、简要概括红头文件的主要内容。
(五)发文字号包括代号、年份、顺序号。
(六)公司对内发红头文件对全公司具有效力，对外发红头文件代表公司的整体意志。
(七)红头文件应在首页注明签发人姓名。
(八)红头文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。
(九)发文机构（部门）必须注明全称。
(十)多页红头文件应标明页码。
(十二)红头文件须经盖章方为有效。红头文件一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的`宣告，日常的程序性、流程性文档则应以信息联络单、报告、简报等形式流转，避免随意发文，发文由综合办公室统一进行编码，确保唯一性。
五、红头文件排版格式
(一)红头文件首页套印公司统一文头，红头文件最后一页页脚应注明：主题词、印发日期、印发份数等内容。
(二)纸型一般采用A4纸。面页设置：上页边距2.5CM、下页边距2.0CM、左页边距2.5CM、右页边距2.0CM。
(三)字体规定。文头：公司名称，仿宋体红色一号字；文号，宋体黑色四号字；红头文件名称，黑体黑色小二号字；红头文件台头称谓及一级标题，黑体黑色四号字；红头文件正文，宋体黑色小四号字；红头文件页脚，楷体黑色四号字。
(四)行间距1.5倍、字符间距标准。
六、收文
(一)所有收到的外来红头文件均交综合办公室专人收办，并统一拆封、编号、登记，及时报领导签批并送相关部门处理。
(二)收文办理程序：综合办公室登记、分发→领导签批→各部门承办→综合办公室催办→立卷→归档→销毁。
(三)收文的管理。
1.红头文件的签收。通过各渠道收到的红头文件（除公司领导亲启的除外）均由综合办公室专人签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要红头文件由专职机要员签收管理）后，由综合办公室专人统一拆封、编号、登记。对上级机要部门发来的红头文件，由专职机要员进行信封、红头文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错红头文件的文号。
2.红头文件的编号保管。综合办公室文件管理员对收到红头文件后应及时附上“红头文件专用处理签”，并分类编码、登记、传阅、存档。
3.本公司外出人员开会带回的红头文件及资料应及时送交综合办公室进行分类编码、登记、传阅、存档，不得个人保存。
七、发文
(一)发文办理程序。
1.董事会发文：
董事会秘书拟稿→董事长核准→综合办公室统一编号、编码、登记→打印→盖章→发文→备案。
部门文件管理制度是指在企业内部，对部门产生的各类文件进行有序管理的一系列规则和流程。它涵盖了文件的创建、审批、存储、检索、更新、废弃等全过程，旨在确保信息的安全、准确和高效流通。
内容概述：
1. 文件分类：明确各类文件的分类标准，如工作报告、会议纪要、业务合同等。
2. 文件编号：为每个文件设定唯一的识别码，便于查找和管理。
3. 制作与审批流程：规定文件制作的权限和审批流程，确保内容的.准确性和合规性。
4. 存储与备份：规定文件的存储位置和备份策略，防止数据丢失。
5. 分发与查阅：设定文件的分发范围和查阅权限，保护敏感信息。
6. 更新与废弃：明确文件修订和废弃的条件与程序。
7. 审计与合规：定期进行文件管理审计，确保制度的执行。
（一） 消防安全教育、培训制度
1、每年以创办消防知识宣传栏、开展知识竞赛等多种形式，提高全体员工的消防安全意识。
2、定期组织员工学习消防法规和各项规章制度，做到依法治火。
3、对消防设施维护保养和使用人员应进行实地演示和培训。
4、对新员工进行消防培训（主要是研发及品质对设备的使用培训）。
5、因工作需要职员换岗前必须进行再教育培训（主要是研发及品质对设备的使用培训）。
（二）防火巡查、检查制度
1、落实逐级消防安全责任制和岗位消防安全责任制，落实巡查检查制度。
2、消防工作归安全管理职能部门每日对公司进行防火巡查。每月对公司进行一次防火检查并复查追踪改善。
3、检查中发现火灾隐患，检查人员填写防火检查记录。
4、检查部门应将检查情况及时通知受检部门，若发现本部门存在火灾隐患，应及时整改。
5、对检查中发现的火灾隐患未按规定时间及时整改的，根据奖惩制度给予处罚。
（三）安全疏散设施管理制度
1、公司应保持疏散通道、安全出口畅通，严禁占用疏散通道，严禁在安全出口或疏散通道上安装栅栏等影响疏散的障碍物。
2、应按规范设置符合国家规定的消防安全疏散指示标志和应急照明设施。
3、应保持防火门、消防安全疏散指示标志、应急照明、机械排烟送风、火灾事故广播等设施处于正常状态，并定期组织检查、测试、维护和保养。
4、严禁在营业或工作期间将安全出口上锁。
5、严禁在营业或工作期间将安全疏散指示标志关闭、遮挡或覆盖。
（四）应急救援控制中心管理制度
1、熟悉并掌握各类消防设施的使用性能，保证扑救火灾过程中操作有序、准确迅速。
2、做好消防值班记录，处理消防报警电话。
3、按时做好值班记录、设备情况、事故处理等情况的手续。
4、发现设备故障时，及时报告，并通知有关部门及时修复。
5、发现火灾时，迅速按灭火作战预案紧急处理，并拨打119电话通知公安消防部门并报告部门主管。
（五）消防设施、器材维护管理制度
1、消防设施日常使用管理由安全管理部门负责，安全管理部门每日检查消防设施的使用状况，保持设施整洁、卫生、完好。
2、消防设施及消防设备的技术性能的维修保养和定期技术检测由安全管理部门负责，发现异常及时安排维修，使设备保持完好的技术状态。
3、消防设施和消防设备定期测试：
（1）烟、温感报警系统的测试由安全管理部门负责组织实施，物业保安部参加，每个烟、温感探头至少每年轮测一次。
（2）消防水泵、喷淋水泵、水幕水泵每月试开泵一次，检查其是否完整好用。
（3）正压送风、防排烟系统每半年检测一次。
（4）室内消火栓、喷淋泄水测试每季度一次。
（5）其它消防设备的测试，根据不同情况决定测试时间。
4、消防器材管理：
（1）每年在冬防、夏防期间定期两次对灭火器进行普查换药。
（2）安全管理部门专人管理，定期巡查消防器材，保证处于完好状态。
（3）对消防器材应经常检查，发现丢失、损坏应立即补充并上报领导。
（4）各部门的消防器材由安全管理部门负责管理，并指定专人负责。
（六）火灾隐患整改制度
1、各部门对存在的火灾隐患应当及时报告消防安全负责人并予以消除。
2、消防安全负责人在防火安全检查中，对所发现的火灾隐患进行逐项登记，并将隐患情况书面发送各部门限期整改，同时要做好隐患整改情况记录。
3、在火灾隐患未消除前，各部门应当落实防范措施，确保隐患整改期间的消防安全，对确无能力解决的重大火灾隐患及时向公司消防安全负责人报告。
4、对公安消防机构责令限期改正的火灾隐患，消防安全负责人应当在规定的期限内改正并写出隐患整改的复函，报送公安消防机构。
（七）用火、用电安全管理制度
1、用电安全管理：
(1)严禁随意拉设电线，严禁超负荷用电。
(2)电气线路、设备安装应由持证电工负责。
(3)各部门下班后，该关闭的电源应予以关闭。
(4)禁止私用电热棒、电炉等大功率电器。
2、用火安全管理：
（1）严格执行动火审批制度，确需动火作业时，作业部门应按规定向安全管理管理部门申请“动火许可证”。
（2）动火作业前应清除动火点附近5米区域范围内的易燃易爆危险物品或作适当的安全隔离，并向安全管理部门借取适当种类、数量的灭火器材随时备用，结束作业后应即时归还，若有动用应如实报告。
（3）如在作业点就地动火作业，需派人现场监督并不定时派人巡查。动火作业必须保证有
一人专职负责随时扑灭可能引燃其它物品的火花。
（八）易燃易爆危险物品和场所防火防爆制度
1、易燃易爆危险物品应有专用的库房，配备必要的消防器材设施，仓管人员必须由消防安全培训合格的人员担任。
2、易燃易爆危险物品应分类、分项储存。化学性质相抵触或灭火方法不同的易燃易爆化学物品，应分库存放。
3、易燃易爆危险物品入库前应经检验部门检验，出入库应进行登记。
4、易燃易爆危险物品存取应按安全操作规程执行
5、易燃易爆场所应根据消防规范要求采取防火防爆措施并做好防火防爆设施的.维护保养工作。
（九）义务消防队组织管理制度
1、义务消防员应在消防安全管理部门领导下开展业务学习和灭火技能训练，各项技术考核应达到规定的指标。
2、要结合对消防设施、设备、器材维护检查，有计划地对每个义务消防员进行轮训，使每个人都具有实际操作技能。
3、按照灭火和应急疏散预案每半年进行一次演练，并结合实际不断完善预案。
4、每年举行一次防火、灭火知识考核，考核优秀给予表彰。
5、不断总结经验，提高防火灭火自救能力。
（十）灭火和应急疏散预案演练制度
1、制定符合本单位实际情况的灭火和应急疏散预案。
2、组织全员学习和熟悉灭火和应急疏散预案。
3、每次组织预案演练前应精心开会部署，明确分工。
4、应按制定的预案，至少每半年进行一次演练。
5、演练结束后应召开讲评会，认真总结预案演练的情况，发现不足之处应及时修改和完善预案。
（十一）燃气和电气设备的检查和管理制度
1、应按规定正确安装、使用电器设备，相关人员必须经必要的培训，获得相关部门核发的有效证书方可操作。各类设备均需具备法律、法规规定的有效合格证明并经维修部确认后方可投入使用，禁止使用无厂家、无生产许可证、无产品质量检验合格证及国家明令淘汰的电气设备。电气设备应由持证人员定期进行检查(至少每月一次)。
2、防雷、防静电设施定期检查、检测，每季度至少检查一次、每年至少检测一次并记录。
3、电器设备负荷应严格按照标准执行，接头牢固，绝缘良好，保险装置合格、正常并具备良好的接地，接地电阻应严格按照电气施工要求测试。
4、各类线路均应以套管加以隔绝，特殊情况下，亦应使用绝缘良好的铅皮或胶皮电缆线。各类电气设备及线路均应定期检修，随时排除因绝缘损坏可能引起的消防安全隐患。
5、未经批准，严禁擅自加长电线。各部门应积极配合安全小组、维修部人员检查加长电线
是否仅供紧急使用、外壳是否完好、是否有维修部人员检测后投入使用。
6、电器设备、开关箱线路附近按照本单位标准划定黄色的区域，严禁堆放易燃易爆物并定期检查、排除隐患。
7、设备用毕应切断电源。未经试验正式通电的设备，安装、维修人员离开现场时应切断电源。
8、除已采取防范措施的部门外，工作场所内严禁使用明火。
9、使用明火的部门应严格遵守各项安全规定和操作流程，做到用火不离人、人离火灭。
10、场所内严禁吸烟并张贴禁烟标识，每一位员工均有义务提醒其他人员共同遵守公共场所禁烟的规定。
（十二）生产安全事故的报告和调查处理制度
1、员工发现在生产中发生火灾事故，应积极采取必要的措施，防止事态的扩大，并保护好现场，不得隐瞒和故意拖延，立即向企业主要领导和安全生产管理机构报告。
2、企业负责人、安全管理人员接到事故报告后，应及时赶到事故现场进行处理，对发生或有可能发生危急情况的，迅速启动事故应急救援预案。
3、企业负责人对发生的需向有关部门报告的生产安全事故，必须在1小时内，以公司名义报告安监等有关部门。
4、发生重伤、死亡事故，派专人保护事故现场，并迅速采取必要的措施抢救人员和财产，防止事故扩大。需要移动现场部分物体时，必须做出标志，绘制事故现场图、照相、录像，并详细说明。
5、清理事故现场时，要事先经事故调查组或安监部门同意。
6、发生轻伤事故要进行现场照相，经安监部门同意，由企业领导牵头组成事故调查组，调查分析事故原因，划分责任提出处理意见，制定和落实整改措施，按规定填报“伤亡事故登记表”，并对干部职工进行教育。
7、企业事故调查组成员应符合下列条件：
（1）具有事故调查所需要的某一方面专长；
（2）与所发生事故没有直接利害关系。
8、发生事故要按照“四不放过”的原则进行处理。“四不放过”的原则是：事故原因没有查清不放过；事故责任者没有受到严肃处理不放过；职工没有受到安全教育不放过；预防事故重复发生的防范措施没有落实不放过。并按照事故的性质和造成的损失危害程度，根据规定对有关责任人员进行处罚。
9、发生事故，必须按照企业各级安全生产职责的规定，分清事故的直接责任、领导责任和主要责任。
10、对因玩忽职守、违章指挥、违章作业、违反安全规章制度以及工作不负责任等行为而造成的事故，视情况按规定追究责任并进行处罚
11、事故查清后，应及时拟定改进措施，提出对事故责任者的处理意(转载于: m 书 业 网)见，填写“职工伤亡事故报告表”报送安监部门。
12、事故处理结案后，公开宣布处理结果。
13、安全生产管理机构建立事故管理档案，其内容应包括事故现场记录、照片、鉴定材料、事故教育、改进措施等资料。
14、安全生产管理机构定期进行事故的统计分析，并及时上报有关部门。
（十三）消防安全工作考评和奖惩制度
1、对消防安全工作作出成绩的，予以通报表扬或物质奖励。
2、对造成消防安全事故的责任人，将依据所造成后果的严重性予以不同的处理，除已达到依照国家《治安管理处罚条例》或已够追究刑事责任的事故责任人将依法移送国家有关部门处理外，根据本单位的规定，对下列行为予以处罚：
（1）有下列情形之一的，视损失情况与认识态度除责令赔偿全部或部分损失外，予以口头告诫：
a、使用易燃危险品未严格按照操作程序进行或保管不当而造成火警、火灾，损失不大的； b、在禁烟场所吸烟或处置烟头不当而引起火警、火灾，损失不大的；
c、未及时清理区域内易燃物品，而造成火灾隐患的；
d、未经批准，违规使用加长电线、用电未使用安全保险装置的或擅自增加小负荷电器的； e、谎报火警；
f、未经批准，玩弄消防设施、器材，未造成不良后果的；
g、对安全小组提出的消防隐患未予以及时整改而无法说明原因的部门管理人员； h、阻塞消防通道、遮挡安全指示标志等未造成严重后果的。
（2）有下列情形之一的，视情节轻重和认识态度，除责令赔偿全部或部分损失外，予以通报批评：
a、擅自使用易燃、易爆物品的；
b、擅自挪用消防设施、器材的位置或改为它用的；
c、违反安全管理和操作规程、擅离职守从而导致火警、火灾损失轻微的；
d、强迫其他员工违规操作的管理人员；
e、发现火警，未及时依照紧急情况处理程序处理的；
f、对安全小组的检查未予以配合、拒绝整改的管理人员。
（3）对任何事故隐瞒事实，不处理、不追究的或提供虚假信息的，予以解聘。
（4）对违反消防安全管理导致事故发生(损失轻微的)，但能主动坦白并积极协助相关部门处理事故、挽回损失的肇事者或责任人可视情况予以减轻或免予处罚.
一、一般
1.技术文件是我们公司的核心秘密，是我们公司持续发展和在市场上坚持强势竞争力的有力保证，公司的技术文件归公司所有。
2、为规范公司技术文件管理，明确文件编制的准确性、完整性、技术文件编制、签名、变更、保存等相关资料，确保技术文件的准确性和有效管理，特制定本制度。
3、适用范围：适用于本厂技术文件管理。
二、技术文件的编制
1、技术文件包括：技术文件是指公司的产品设计图纸、技术标准、技术文件和技术资料。
具体包括：
1)开发计划阶段：计划设计、质量保证概述、设计开发计划书、检查要求
2)开发设计阶段3360原理图、打印布局、产品编程手册、机械原理图、编程设备刻录文件、可编程设备源代码、硬件编程手册、软件安装包、驱动程序、设计审查记录表
3)产品调试阶段3360产品调试手册、产品焊接明细表、产品调试记录、产品验证记录
4)产品维护阶段3360设计开发摘要、软件使用手册、产品使用手册
2、技术文件的技术要求和数据等必须遵守国家相关标准和规定要求。
3.技术文件由技术开发部等相关部门编制，各部门要对技术文件的准确性、合理性负责。
三、提交技术文件
1.在产品开发的整个周期内，设计师应根据技术文档规范认真完成各文档的编写工作，以确保技术文档的完整性。
2.在产品开发的每个阶段，设计师都必须及时提交设计文件并保存在公司的服务器上。每当设计文件发生重大更改时，设计师都必须重新提交文件，更新服务器上的文件，确保开发工作的可靠性。
3、设计文件的提交以starteam为准，设计师应根据提交的文件类别提交到starteam的相应目录。
4.对于提交的文件，任何人都不能故意从服务器中删除。
四、技术文件的保管
1、各相关负责人负责技术文件的审查和批准。技术文件编制必须严格执行编制、校对、审查三级把关制度。明确各级责任、权利、利益。
2、技术文档必须在标题栏的编号、名称、日期、设计、校对、审计、批准等栏中签名完备，签名不完善的技术文档不能用于存档。
3.文件签名分为纸质文件签名、电子文件签名、光盘签名。其中纸质文档签名必须用手写在纸质文档上，电子文档签名必须作为注释签署starteam，光盘签名必须作为一个整体签署光盘封面上的标签。
4、各种存档文件确认后，签名完成后才能进行存档工作。归档文件应在公司服务器上保留1套2套3360套以供审阅。把一套烤成光盘保管。
5.应在用于存储归档文件的光盘或其盒子上粘贴标签，标签上应显示光盘的大致信息(如名称、编号、签名信息等)。
6.归档文件时要填写《设计项目归档资料清单》，对归档文件进行实际完整的规范性检查，合格后才能归档。
五、技术文件贷款
1.任何职员不得个人传阅技术文件，不得非法坚持未经授权的文件。
2.如果工作需要，需要借用技术文件，请要求相关领导批准，并填写《借阅登记表》。然后，您可以获得相应的批准，从公司服务器下载该文件并进行审阅。
3.对借来的文件不能私自印刷、传阅，不能泄露借来的文件的秘密。
4.如果有特殊情况，需要将文件转交他人或携带，必须得到相关领导的批准。
5.查阅文件后，应在相关人员监督下彻底删除贷款文件，并补充整个《借阅文件记录表》。
六、追究责任
各部门要严格遵守上述规定，如果因不遵守上述规定而丢失或泄露公司技术文件，公司将根据相关秘密规定受到罚款处罚和公司内部处罚，情节严重的人将保留追究法律责任的权利。
一、档案资料的管理规定
1、为保证所有文件、合同、各类档案资料能全面地保存并管理，同时也方便各部门有效地使用所有资料，公司的文档资料实行统一管理制度。
2、由运营中心负责公司所有文档资料保存和管理工作。
3、各部门例会和重要会议均要有会议纪要并提交运营中心。
4、所有业务合同原件一式三份，一份交客户，另两份分别由业务部、财务部存档，各业务部每月整理汇总合同清单。
5、图书资料由各部门自己保管，但各部门需向运营中心提交清单，并在每次新增资料后及时向运营中心提交新增的资料清单。
二、文档资料的主要范围
1、公司所有重要文件包括决议、通知、通报、请示、报告、批复、公司信函、会议纪要、公告等；
2、公司的各种规划、计划、总结等资料；
3、各部门例会和重要会议的`会议纪要；
4、员工个人档案(员工信息表、个人简厉、体检表、身份证复印件、学历复印件及其它相关重要证件的复印件)以及员工奖罚记录、考勤记录、借用设备记录、绩效考核等资料；
5、员工提案、述职报告等文字材料。
三、文档资料的调用原则及规定
1、调用文档要严格按照分级调用相关文档的原则。
2、调用本部门文档，须经本部门经理申批。
3、调用外部门文档，经双方经理同意并填写有关调用文档表格方可调用。
4、未经批准任何人不得擅自越级或跨部门调用文档，违者按情节轻重予以处罚。
一、严格履行保密职责,严守秘密,责任分明。
二、有专人负责领取密级文件,并由a、b角负责公务网的文件接收,并及时做好收文登记(并注明密级)、编号、传递、签收、保管等工作。
三、将已阅处的保密文件及时放入专用保密箱,确保文件的.。
四、保密文件采取专用文件夹进行传阅,注明周转时间、文件编号、文件件数,严格办理阅读者签名手续。
五、严格按规定控制传阅范围,每个环节都严格把关,确保文件在每个环节的安全。
六、严格做好不复印保密文件,不擅自扩大传阅范围,不自行横传、不随意摘抄密件内容,不向传阅范围之外的人员谈论密件内容,真正做到将其泄密可能降到最低。
七、按规定及时清退密级文件。
八、按规定统一上交保密废纸。
为了推进机关涉密文件管理工作规范化、制度化、科学化，提高涉密文件处理工作的效率和质量，结合工作实际，制定本制度。
一、收文。收到上级或其他部门发来的文件后要履行签收手续，签收人应注明收到的具体时间，书写其文件的全称。签收后要认真核对信封号码、件数，开拆后要认真核对文件的文号、件数与发文通知单是否相符，如有差错，应立即向有关部门反映，文件拆封应由文件管理人员或指定的人员负责，其他人员无权拆封。对注有领导同志“亲收”字样的信件，应由领导同志本人或指定的专人拆封。收文后要认真填写收文登记簿，将来文单位、文件标题、文号、密级、份数、收到时间等内容登记清楚。
二、发文。分发上级来文和本单位形成的文件，要根据文件的内容和领导的批示意见确定文件分发范围。下发的文件要认真实行文件、发文通知单、信封“三对照”，防止错发、漏发。外送的文件要在信封上加盖密级章。绝密文件要单独装封，封口处加贴“密封条”或加盖“密封”章。发出的文件由收发员登记后发放，收文单位签收，或由邮电局机要通讯发出，不准捎带，不发挂号，更不得发平信。当日的文件要当日送完，不得积压或延误。
三、办文。文管人员根据领导的批办意见，认真办理。在办理过程中，要注意把握好每一个环节，交办有手续，收回有注销。做到及时、不拖、不压、不误。对领导批示的查办件，要及时检查办理情况，建立催办记录，并定期向领导报告。
四、传阅。按照上级有关规定和领导批示意见进行传阅，不得任意扩大阅读范围。阅读文件要在办公室或阅文室内进行。传阅的文件要放在文件夹内，夹内要有目录、编号，以便查对。不准从夹内抽文件，不得横传或倒手转借。阅文人不在时，传阅夹要放入抽屉内落锁，不准堆放在办公桌上。
五、借阅。借阅文件要经过批准，严格借阅手续，限期退回。如需延长使用时间，须办理续借手续。外单位借阅文件，要持有介绍信，并符合阅文规定。借阅的文件要登记，归还后要及时注销。
六、复印。不经批准，不得随意复印上级文件和领导同志的讲话。确因工作需要必须复印时，要经发文机关同意。要严格登记、管理制度，对复印的文件、资料，应与正式文件一样对待，认真办好分发手续，按时清退，不得遗失。
七、管理。涉密文件要存放在铁制橱内分类放置，经常清点核对。一月一清理，一季一核对，做到文件和登记相符。如发现短缺，应及时查找。领导人参加上级会议带回的文件，要及时交文管人员登记、保密。
八、清退。对下发的文件，要按照上级规定，认真组织清退。每年要在上半年把清退工作完成。清退中短缺的文件要认真组织查找。确实查找不到的要追究责任，落实到人，并作出适当处理。
九、销毁。各级党委、政府、各部门严禁私自销毁涉密文件，销毁涉密件要经过上级保密管理部门、本单位领导审核同意后方可销毁。严禁向废品收购部门和摊贩出售内部文件、刊物和资料。
工程部机房上墙文件:钥匙管理制度
1、员工应牢记'安全第一'的原则,严格执行各专业制定的`岗位职责,提高对各机房钥匙管理重要性的认识。
2、工程部指定一名员工负责管理工程部所有的机房、办公用房钥匙的管理。在特殊情况时需动用备用钥匙要经工程经理批准,用毕立即归还。
3、员工在工作中对所管辖的机房钥匙要进行妥善保管、存放,严格执行钥匙的交接制度。
4、工程部设备机房属重点部位,员工在岗时不许私自将钥匙转借他人。
5、机房门锁不能随便更换,如门锁损坏需更换或补配钥匙时,要经过部门经理同意,并把备用钥匙交办公室一把。
6、钥匙一旦丢失,应立即向部门报告,不允许丢失后不汇报,私自补配钥匙。
物业管理公司工程部
20xx年x月xx日
工程部机房上墙文件:锅炉房管理制度
1、炉工必须持有国家劳动部门颁发的《司炉工操作证》。
2、操作人员必须认真贯彻'安全第一、预防为主'的方针。
3、严格执行锅炉安全操作规程和各项规章制度。
4、锅炉运行须两人操作,认真填写运行表和各种记录。
5、发现锅炉管道、阀门、各种报警设备有异常现象危及安全时,应采取紧急并报告上级主管。
6、认真执行巡回检查制度,定时进行巡回检查,并做好记录。
7、格执行门禁制度,外来人员进入锅炉房必须登记《工程部机房外来人员登记表》。
8、锅炉房内禁止吸烟。
9、停炉后关闭天然气总阀,关闭锅炉总电源。
10、锅炉房内应保持地面、设备、水箱、软水罐的清洁。
物业管理公司工程部
20xx年x月x日
1、总检员对二级维护以上竣工出厂车辆，签发机动车维修竣工出厂合格证。
2、合格证由资料管理员负责保管，视生产情况由专人持道路运输许可证副本到管理部门购领。
3、合格证由总检员向资料管理员领取，资料管理员须建立合格证领用、签发台帐。
4、总检员须逐项填写合格证，签名并加盖本单位公章，签发后合格证存根交由资料管理员保存。
一、学院的公文均由董事长、党委书记或院长签发。
1、学院对外公文、副处级（含副处级）以上干部的任免和内部重要的行政、财务、资产管理等公文由董事长签发。
2、学院教学、科研、招生、学生管理、后勤服务管理和副处级以下干部的任免等内部公文由院长签发。
3、学院党委的公文由党委书记签发。
二、学院公文拟稿与签发程序：
1、公文拟稿需经学院领导同意或交办。
2、公文内容涉及其他部门和单位的，主办单位或部门在拟稿前应与协办单位商议形成共识。
3、拟稿人对行文的目的与内容要了解清楚，所拟公文要条理清楚、简明严谨、文字规范。
4、拟稿人拟稿后交部门或单位主要负责人审查文稿内容及其表述形式。其内容不得与国家法规、政策、政府有关文件和学院有关规定相抵触。审查完毕签字后转交协办单位负责人会签；会签者无论同意与否，均须用文字明确表述意见。
5、会签后的文稿由分管院领导进行审核，并签署审核意见。
6、分管院领导审核后的文稿由院办公室或党委工作部进行文字与格式审核，并签署审核意见。
7、院办公室或党委工作部审核文稿后按本制度第一条之规定送请有关领导签发。
8、签发后的文稿由学院办公室或党委工作部负责编号、印制、盖章和发送。其格式要符合公文规范；校对由拟稿人负责，做到准确无误。
9、未严格按程序办理的文稿，院办公室或党委工作部不得受理。
三、呈送上级的公文，其文件红线左上方设置文号，右上方打印签发人及其姓名；属于“请示”类文件，须在印鉴与日期的左下方，用括号打印联系人姓名与电话号码。
四、部门公文由各部门拟稿、核稿、校对，由分管院领导审定签发。格式审定和编号由院办公室或党委工作部负责（详见下表）。
注：
1、共产党员和教职工处分类文件，由纪检监察室拟稿，视错误程度和类型分别用纪检监察室、院纪委或院党委、学院的文件公布（通知）。
2、学生处分文件，由学生工作部拟稿，除勒令退学和开除学籍的用学院文件外，其余用学生工作部的名义发文公布（通知）。
3、凡为了规范统一，需用学院函头纸打印下发的资料（文稿），不属此列。
附件2：
文印管理制度
一、学院文件资料的制发由办公室统一管理。
二、学院的文件、公函以及院领导交办需印制的资料由文印室办理；各部门需印制文稿的，按《公文签发管理规定》中的程序完成审批后，由院办公室缮印。未按规定程序办理的，文印室不得印制。
三、文印程序：
四、文印室工作人员要加强政治与业务学习，增强职业道德素养，严守文件机密，不断提高文印质量。
五、院办公室要加强对文印室的管理，严格按规定程序办文。
第一章总则
第一条
为了加强市政基础设施工程施工技术文件的规范化管理，使其真实反映工程实体质量和管理水平，根据《中华人民共和国建筑法》、《建设工程质量管理条例》、《城市建设档案管理规定》和国家有关规范、标准，制定本规定。
第二条
本规定所称高超基础设施工程，是指城市范围内道路、桥架、广场、隧道、公共交通、排水、供水、供气、供热、污水处理、垃圾处理处置等工程。
第三条
本规定适用于新建、改建、扩建的市政基础设施工程。凡参加上述工程的有关单位按本规定执行。本规定中未涉及到的或有特殊要求需要增、减内容的，应按国家有关规定和设计要求执行。
第四条
市政基础设施工程施工技术文件，是指在施工过程中，施工单位执行工程建设强制性标准和国家、地方有关规定而填写、收集、整理的文字记录、图纸、表格、音像材料等必须归档保存的文件。
第五条
市政基础设施工程施工技术文件，应按本规定的统一表格、表式(见附件)填写;未规定统一表格、表式的，省级建设行政主管部门可根据需要作出规定。
第二章管理与职责
第六条
市政基础设施工程施工技术文件由施工单位负责编制，建设单位、施工单位负责保存，其他参建单位按其在工程中的相关职责做好相应工作。
建设单位应按《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-20xx)的要求，于工程竣工验收后三个月内报送当地城建档案管理机构。
第七条
实行总承包的工程项目，由总承包单位负责汇集、整理各分包单位编制的有关施工技术文件。
第八条
市政基础设施工程施工技术文件应随施工进度及时整理，所需表格应按本规定中的要求认真填写、字迹清楚、项目齐全、记录准确、完整真实。
第九条
市政基础设施工程施工技术文件中，应由各岗位责任人签认的，必须由本人签字(不得盖图章或由他人代签)。工程竣工，文件组卷成册后必须由单位技术负责人和法人代表或法人委托人签字并加盖单位公章。
第十条
建设单位与施工单位在签订施工合同时，应对施工技术文件的编制要求和移交期限做出明确规定。建设单位应在施工技术文件中按有关规定签署意见。实行监理的工程应有监理单位按规定对认证项目的认证记录。
第十一条
建设单位在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对施工技术文件进行预验收，验收不合格不得组织工程竣工验收。城建档案管理机构在收到施工技术文件七个工作日内提出验收意见，七个工作日内不得出验收意见，视为同意。
第十二条
不得任意涂改、伪造、随意抽撤损毁或丢失文件，对于弄虚作假、玩忽职守而造成文件不符合真实情况的，由有关部门追究责任单位和个人的责任。
第三章内容与要求
第十三条
施工组织设计
(一)施工单位在施工之前，必须编制施工组织设计;大中型的工程应根据施工组织总设计编制分部位、分阶段的施工组织设计。
(二)施工组织设计必须经上一级技术负责人进行审批加盖公章方为有效，并须填写施工组织设计审批表(合同另有规定的，按合同要求办理)。在施工过程中发生变更时，应有变更审批手续。
(三)施工组织设计应包括下列主要内容：
1、工程概况：工程规模、工程特点、工期要求、参建单位等。
2、施工平面布置图。
3、施工部署和管理体系：施工阶段、区划安排;进度计划及工、料、机、运计划表和组织机构设置。组织机构中应明确项目经理、技术责任人、施工管理负责人及其它各部门主要责任人等。
4、质量目标设计：质量总目标、分项质量目标，实现质量目标的主要措施、办法及工序、部位、单位工程技术人员名单。
5、施工方法及技术措施(包括冬、雨季施工措施及采用的新技术、新工艺、新材料、新设备等)。
6、安全措施。
7、文明施工措施。
8、环保措施。
9、节能、降耗措施。
10、模板及支架、地下沟槽基坑支护、降水、施工便桥便线、构筑物顶推进、沉井、软基处理、预应力筋张拉工艺、大型构件吊运、混凝土浇注、设备安装、管道吹洗等专项设计。
第十四条
施工图设计文件会审、技术交底。
(一)工程开工前，应由建设单位组织有关单位对施工图设计文件进行会审并按单位工程填写施工图设计文件会审记录。设计单位应按施工程序或需要进行设计交底。设计交底应包括设计依据、设计要点、补充说明、注意事项等，并做交底纪要。
(二)施工单位应在施工前进行技术交底。各种交底的文字记录，应有交底双方签认手续。
第十五条
原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证书、出厂检(试)验报告及复试报告。
(一)一般规定
1、必须有出厂质量合格证书和出厂检(试)验报告，并归入施工技术文件。
2、合格证书、检(试)验报告为复印件的必须加盖供货单位印章方为有效，并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点。
3、凡使用新技术、新工艺、新材料、新设备的，应有法定单位鉴定证明和生产许可证。产品要有质量标准、使用说明和工艺要求。使用前应按其质量标准进行检(试)验。
4、进入施工现场的原材料、成品、半成品、构配件，在使用前必须按现行国家有关标准的规定抽取试样，交由具有相应资质的检测、试验机构进行复试，复试结果合格方可使用。
5、对按国家规定只提供技术参数的测试报告，应由使用单位的技术负责人依据有关技术标准对技术参数进行判别并签字认可。
6、进场材料凡复试不合格的，应按原标准规定的要求再次进行复试，再次复试的`结果合格方可认为该批材料合格，两次报告必须同时归入施工技术文件。
7、必须按有关规定实行见证取样和送检制度，其记录、汇总表纳入施工技术文件。
8、总含碱量有要求的地区，应对混凝土使用的水泥、砂、石、外加剂、掺合料等的含碱量进行检测，并按规定要求将报告纳入施工技术文件。
(二)水泥
1、水泥生产厂家的检(试)验报告应包括后补的28天强度报告。
2、水泥使用前复试的主要项目为：胶砂强度、凝结时间、安定性、细度等。试验报告应有明确结论。
(三)钢材(钢筋、钢板、型钢)
1、钢材使用前应按有关标准的规定，抽取试样做力学性能试验;当发现钢筋脆断，焊接性能不良或力学性能显著不正常等现象时，应对该批钢材进行化学成分检验或其它专项检验;如需焊接时，还应做可焊接性试验，并分别提供相应的试验报告。
2、预应力混凝土所用的高强钢丝、钢绞线等张拉钢材，除按上述要求检验外，不定期应按有关规定进行外观检查。
3、钢材检(试)验报告的项目应填写齐全，要有试验结论。
(四)沥青
沥青使用前复试的主要项目为：延度、针入度、软化点、老化、粘附性等(视不同的道路等级而定)。
(五)涂料
防火涂料应具有经消防主管部门的认定证明材料。
(六)焊接材料
应有焊接材料与母材的可焊性试验报告。
(七)砌块(砖、料石、预制块等)
用于承重结构时，使用前复试项目为：抗压、抗折强度。
(八)砂、石
工程所使用的砂、石应按规定批量取样进行试验。试验项目一般有：筛分析、表观密度、堆积密度和紧密密度、含泥量、泥块含量、针状和片状颗粒的总含量等。结构或设计有特殊要求时，还应按要求加做压碎指标值等相应项目试验。
(九)混凝土外加剂、掺合料
各种类型的混凝土外加剂、掺合料使用前，应按相关规定中的要求进行现场复试并出具试验报告和掺量配合比试配单。
(十)防水材料及粘接材料
防水卷材、涂料、填缝、密封、粘接材料，沥青马蹄脂、环氧树脂等应按国家相关规定进行抽样试验，并出具试验报告。
(十一)防腐、保温材料
其出厂质量合格证书应标明该产品质量指标、使用性能。
(十二)石灰
石灰在使用前就按批次取样，检测石灰的氧化钙和氧化镁含量。
(十三)水泥、石灰、粉煤灰灯混合料
1、混合料的生产单位按规定，提供产品出厂质量合格证书。
2、连续供料时，生产单位出具合格证书的有效期最长不得超过7天。
(十四)沥青混合料
沥青混合料生产单位应按同类型、同配比、每批次至少向施工单位提供一份产品质量合格证书。连续生产，每20xx吨提供一次。
(十五)商品混凝土
1、商品混凝土生产单位应按同配比、同批次、同强度等级提供出厂质量合格证书。
2、总含碱量有要求的地区，应提供混凝土碱含量报告。
(十六)管材、管件、设备、配件
1、厂(场)、站工程成套设备应有产品质量合格证书、设备安装使用说明等。工程竣工后整理归档。
2、厂(场)、站工程的其它专业设备及电气安装的材料、设备、产品按现行国家或待业相关规范、规程、标准要求进行进场检查、验收，并留有相应文字记录。
3、进口设备必须配有相关内容的中文资料。
4、上述1、2两项供应厂家应提供相关的检测报告。
5、混凝土管、金属管生产厂家应提供有关的强度、严密性、无损探伤的检测报告。施工单位应依照有关标准进行检查验收。
(十七)预应力混凝土张拉材料
1、应有预应力锚具、连接器、夹片、金属波纹管等材料的出厂检(试)验报告及复试报告。
2、设计或规范有要求的桥梁预应力锚具，锚具生产厂家及施工单位应提供锚具组装件的静载锚固性能试验报告。
(十八)混凝土预制构件
1、钢筋混凝土及预应力钢筋混凝土梁、板、墩、柱、挡墙板等预制构件生产厂家，应提供相应的能够证明产品质量的基本质量保证资料。如：钢筋原材复试报告、焊(连)接检验报告;达到设计强度值的混凝土强度报告(含28天标养及同条件养护的);预应力材料及设备的检验、标定和张拉资料等。
2、一般混凝土预制构件如栏杆、地袱、挂板、防撞墩、小型盖板、检查井盖板、过梁、缘石(侧石)、平石、方砖、树池砌件等，生产厂家应提供出厂合格证书。
3、施工单位应依照有关标准进行检查验收。
(十九)钢结构构件
1、做为主体结构使用的钢结构构件，生产厂家应依照本规定提供相应的能够证明产品质量的基本质量保证资料。如：钢材的复试报告、可焊性试验报告;焊接(缝)质量检验报告;连接件的检验报告;机械连接记录等。
2、施工单位应依照有关标准进行检查验收。
(二十)各种地下管线的各类井室的井圈、井盖、踏步等，应有生产单位出具的质量合格证书
(二十一)支座、变形装置、止水带产品应有出厂质量合格证书和设计有要求的复试报告
第十六条
施工检(试)验报告
(一)凡有见证取样及送检要求的，应有见证记录、有见证试验汇总表。
(二)压实度(密度)、强度试验资料
1、填土、路床压实度(密度)资料
(1)有按土质种类做的最大干密度与最佳含水量试验报告。
(2)有按质量标准分层、分段取样的填土压实度试验记录。
2、道路基层压实度和强度试验资料
(1)石灰类、水泥类、二灰类等无机混合料基层的标准击实试验报告。
(2)有按质量标准分层分段取样的压实度试验记录。
(3)道路基层强度试验报告。
A、石灰类、水泥类、二灰类等无机混合料应有石灰、水泥实际剂量的检测报告。
B、石灰、水泥等无机稳定土类道路基层应有7天龄期的无侧限抗压强度试验报告。
C、其它基层强度试验报告。
3、道路面层压实度资料
(1)有沥青混合料厂提供的标准密度。
(2)有按质量标准分层取样的实测干密度。
(3)有路面弯沉试验报告。
(三)水泥混凝土抗压、抗折强度，抗渗、抗冻性能试验资料
1、应有试配申请单和有相应资质的试验室签发的配合比通知单。施工中如果材料发生变化时，应有修改配合比的通知单。
2、应有按规范规定组数的试块强度试验资料和汇总表。
(1)标准养护试块28天抗压强度试验报告。
(2)水泥混凝土桥面和路面应有28天标养的抗压、抗折强度试验报告。
(3)结构混凝土应有同条件养护试块抗压强度试验报告作为拆模、卸支架、预应力张拉、构件吊运、施加临时荷载等的依据。
(4)冬季施工混凝土，应有检验混凝土抗冻性能的同条件养护试块抗压强度试验报告。
(5)主体结构，应有同条件养护试块抗压强度试验报告，以验证结构物实体强度。
(6)当强度未能达到设计要求而采取实物钻芯取样试压时，应同时提供钻芯试压报告和原标养试块抗压强度试验报告。如果混凝土钻芯取样试压强度仍达不到设计要求时，应由设计单位提供经设计负责人签署并加盖单位公章的处理意见资料。
3、凡设计有抗渗、抗冻性能混凝土，除应有抗压强度试验报告外，还应有按规范规定组数标养的抗涌、抗冻试验报告。
4、商品混凝土应以现场制作的标养28天的试块抗压、抗折、抗渗、抗冻指标作为评定的依据，并应在相应试验报告上标明商品混凝土生产单位名称、合同编号。
5、应有按现行国家标准进行的强度统计评定资料。(水泥混凝土路面、桥面要有抗折强度评定资料)
(四)砂浆试块强度试验资料
1、有砂浆试配申请单、配比通知单和强度试验报告。
2、预应力孔道压浆每一工作班留取不少于三组的7.07*7.07*7.07立方米试件，其中一组作为标准养护28天的强度资料，其余二级做移运和吊装时强度参与值资料。
3、有按规定要求的强度统计评定资料。
4、使用沥青马蹄脂、环氧树脂砂浆等粘接材料，应有配合比通知单和试验报告。
(五)钢筋焊、连接检(试)验资料
1、钢筋连接接头采用焊接方式或采用锥螺纹、套管等机械连接接头方式的，均应按有关规定进行现场条件下连接性能试验，留取试验报告。报告必须对抗弯、抗增试验结果有明确结论。
2、试验所用的焊(连)接试件，应从外观检查合格后的成品中切取，数量要满足现行国家规范规定。试验报告后应附有效的焊工上岗证复印件。
3、委托外加工的钢筋，其加工单位应向委托单位提供质量合格证书。
(六)钢结构、钢管道、金属容器等及其它设备焊接检(试)验资料应按国家相关规范执行
(七)桩基础应按有关规定，做检(试)验并出具报告
(八)检(试)验报告应由具有相应资质的检测、试验机构出具
第十七条
施工记录
(一)地基与基槽验收记录
1、地基与基槽验收时，应按下列要求进行记录：
(1)核对其位置、平面尺寸、基底标高等内容，是否符合设计规定。
(2)核对基底的土质和地下水情况，是否与勘察报告相一致。
(3)对于深基础，还应检查基坑对附近建筑物、道路、管线等是否存在不利影响。
2、地基需处理时，应由设计、勘察部门提出处理意见，并绘制处理的部位、尺寸、标高等示意图。处理后，应按有关规范和设计的要求，重新组织验收。
一般基槽验收记录可用隐蔽工程验收记录代替。
(二)桩基施工记录
1、桩基施工记录应附有桩位平面示意图。分包桩基施工的单位，应将施工记录全部移交给总包单位。
2、打桩记录
(1)有试桩要求的应有试桩或试验记录。
(2)打桩记录应记入桩的锤击数、贯入度、打桩过程中出现的异常情况等。
3、钻孔(挖孔)灌注桩记录
(1)钻孔桩(挖孔桩)钻进记录。
(2)成孔质量检查记录。
(3)桩混凝土灌注记录。
(三)构件、设备安装与调试记录
1、钢筋混凝土大型预制构件、钢结构等吊装记录。内容包括：构件类别、编号、型号、位置、连接方法、实际安装偏差等，并附简图。
2、厂(场)、站工程大型设备安装调试记录。内容包括：
(1)设备安装设计文件。
(2)设备安装记录：设备名称、编号、型号、安装位置、简图、连接方法、允许安装偏差和实际偏差等。特种设备的安装记录还应符合有关部门及行业规范的规定。
(3)设备调试记录。
(四)施加预应力记录
1、预应力张拉设计数据和理论张拉伸长值计算资料。
2、预应力张拉原始记录。
3、预应力张拉设备——油泵、千斤顶、压力表等应有由法定计量检测单位进行校验的报告和张拉设备配套标定的报告并绘有相应的P—T曲线。
4、预应力孔道灌浆记录。
5、预留孔道实际摩阻值的测定报告书。
6、孔位示意图，其孔(束)号、构件编号与张拉原始记录一致。
(五)沉井下沉时，应填写沉井下沉观测记录
(六)混凝土浇注记录
凡现场浇注C20(含)强度等级以上的结构混凝土，均应填写混凝土浇注记录。
(七)管道、箱涵顶推进记录
(八)构筑物沉降观测记录(设计有要求的要做沉降观测记录)。
(九)施工测温记录
(十)其它有特殊要求的工程，如厂(场)、站工程的水工构筑物，防水、钢结构及管道工程的保温等工程项目，应按有关规定及设计要求，提供相应的施工记录。
第十八条
测量复核及预检记录
(一)测量复核记录
1、施工前建设单位应组织有关单位向施工单位进行现场交桩。施工单位应根据交桩记录进行测量复核并留有记录。
2、施工设置的临时水准点、轴线桩及构筑物施工的定位桩、高程桩的测量复核记录。
3、部位、工序的测量复核记录。
4、应在复核记录中绘制施工测量示意图，标注测量与复核的数据及结论。
(二)预检记录
1、主要结构的模板预检记录，包括几何尺寸、轴线、标高、预埋件和预留孔位置、模板牢固性和模内清理、清理口留置、脱模齐涂刷等检查情况。
2、大型构件和设备安装前的预检记录应有预埋件、预留孔位置、高程、规格等检查情况。
3、设备安装的位置检查情况。
4、非隐蔽管道工程的安装检查情况。
5、补偿器预拉情况、补偿器的安装情况。
6、支(吊)架的位置、各部位的连接方式等检查情况。
7、油漆工程。
第十九条
隐蔽工程检查验收记录
凡被下道工序、部位所隐蔽的，在隐蔽前必须进行质量检查，并填写隐蔽工程检查验收记录。隐蔽检查的内容应具体，结论应明确。验收手续应及时办理，不得后补。需复验的要办理复验手续。
第二十条
工程质量检验评定资料
(一)工序施工完毕后，应按照质量检验评定标准进行质量检验与评定，及时填写工作质量评定表。表中内容应填写齐全，签字手续完备规范。
(二)部位工程完成后应汇总该部位所有工序质量评定结果。进行部位工程质量等级评定。签字手续完备、规范。
(三)单位工程完成后，由工程项目负责人主持，进行单位工程质量评定，填写单位工程质量评定表。由工程项目负责人和项目技术负责人签字，加盖公章作为竣工验收的依据之一。
第二十一条
功能性试验记录
(一)一般规定
功能性试验是对市政基础设施工程在交付使用之前所进行的使用功能的检查。功能性试验按有关标准进行，并有有关单位参加，填写试验记录，由参加各方签字，手续完备。
(二)市政基础设施工程功能试验主要项目一般包括：
1、道路工程的弯沉试验。
2、无压力管道严密性试验。
3、桥梁工程设计有要求的动、静载试验。
4、水池满水试验。
5、消化池气密性试验。
6、压力管道的强度试验、严密性试验和通球试验等。
7、其它施工项目如设计有要求，按规定及有关规范做使用功能试验。
第二十二条
质量事故报告及处理记录
发生质量事故，施工单位应立即填写工程质量事故报告，质量事故处理完毕后须填写质量事故处理记录。工程质量事故报告及质量事故处理记录归入施工技术文件。
第二十三条
设计变更通知单、洽商记录
设计变更通知单、洽商记录是施工图的补充和修改，应在施工前办理。内容应明确具体，必要时附图。
(一)设计变更通知单，必须由原设计人和设计单位负责人签字并加盖设计单位印章方为有效。
(二)洽商记录必须有参建各方共同签认方为有效。
(三)设计变更通知单、洽商记录应原件存档。如用复印件存档时，应注明原件存放处。
(四)分包工程的设计变更、洽商，由工程总包单位统一办理。
第二十四条
竣工总结与竣工图
(一)竣工总结主要应包括下列内容：工程概况;竣工的主要工程数量和质量情况;使用了何种新技术、新工艺、新材料、新设备;施工过程中遇到的问题及处理方法;工程中发生的主要变更和洽商;遗留的问题及建议等。
(二)竣工图
1、工程竣工后应及时进行竣工图的整理。绘制竣工图须遵照以下原则：
(1)凡在施工中，按图施工没有变更的，在新的原施工图上加盖“竣工图”的标志后，可作为竣工图。
(2)无大变更的，应将修改内容按实际发生的描绘在原施工图上，并注明变更或洽商编号，加盖“竣工图”标志后作为竣工图。
(3)凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及其它重大改变;或虽非重大变更，但难以原施工图上表示清楚的，应重新绘制竣工图。
2、改绘竣工图，必须使用不褪色的黑色绘图墨水。
第二十五条
竣工验收
(一)工程竣工报告
工程竣工报告是由施工单位对已完工程进行检查，确认工程质量符合有关法律、法规和工程建设强制性标准，符合设计及合同要求而提出的工程告竣文书。该报告应经项目经理和施工单位有关负责人审核签字加盖单位公章。
实行监理的工程，工程竣工报告必须经总监理工程师签署意见。
(二)工程竣工验收证书
第四章组卷方法和要求
第二十六条
施工技术文件要按单位工程进行组卷。文件材料较多时可以分册装订。
第二十七条
卷内文件排列顺序一般为封面、目录、文件材料和备考表。
(一)文件封面应具有工程名称、开竣工日期、编制单位、卷册编号、单位技术负责人和法人代表或法人委托人签字并加盖单位公章。
(二)文件材料部分排列宜按以下顺序
1、施工组织设计
2、施工图设计文件会审、技术交底记录
3、设计变更通知单、洽商记录
4、原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证书，出厂检(试)验报告和复试报告(须一一对应)。
5、施工试验资料
6、施工记录
7、测量复核及预检记录
8、隐蔽工程检查验收记录
9、工程质量检验评定资料
10、使用功能试验记录
11、事故报告
12、竣工测量资料
13、竣工图
14、工程竣工验收文件
注：对于设备安装工程可参照上述顺序组卷
第二十八条
案卷规格及图纸折叠方式按城建档案管理部门要求办理。
第五章附则
第二十九条
各省、自治区、直辖市人民政府建设行政主管部门可根据本规定制定实施细则。
第三十条
本规定由建设部负责解释
第三十一条
自本规定发布之日起，原《市政工程施工技术资料管理规定》建城[1994]469号同时废止。
附：市政基础设施工程施工技术文件主要项目统一规定表格、表式(略)
物业管理招标文件是物业管理招标人向投标人提供的指导投标工作的规范文件。招标文件编制的好坏,直接关系到招标人和投标人双方面的利益,因此招标文件的内容既要做到详尽周到,以维护招标人的利益,又要做到合理合法,以体现招标公平、公正的原则。本章分为两部分,第一部分是对招标文件内容的剖析;第二部分是以一份详尽的招标文件样本作为编制招标文件的参考。
一、招标文件的内容
不同类型的项目其招标文件的内容也繁简各异,然而按照国际惯例,招标文件的内容大致可概括为三大部分。第一部分,投标人为投标所需了解并遵循的规定,具体包括投标邀请书、投标人须知、技术规范及要求;第二部分,(投标人)物业管理企业必须按规定填报的投标书格式,这些格式将组成附件作为招标文件的一部分;第三部分,中标的物业管理企业应签订的合同的条件(包括一般条件和特殊条件)及应办理的文件格式。
三大部分的内容具体可归纳为组成招标文件的六要素:①投标邀请书;②技术规范及要求;③投标人须知;④合同一般条件;⑤合同特殊条件;⑥附件(附表、附图、附文等)。
1.投标邀请书
投标邀请书与招标公告的目的大致相同,其目的是提供必要的信息,从而使潜在投标人获悉物业管理项目招标信息后,决定是否参加投标。其主要内容包括:业主名称、项目名称、地点、范围、技术规范及要求的简述、招标文件的售价、投标文件的投报地点、投标截止时间、开标时间、地点等。投标邀请书可以归入招标文件中,也可以单独寄发。如采用邀请招标方式招标,投标邀请书往往作为投标通知书而单独寄发给潜在投标人,因而不属于招标文件的一部分;但如果采取公开招标方式招标,往往是先发布招标公告和资格预审通告,之后发出的投标邀请书是指招标人向预审合格的潜在投标人发出的正式投标邀请,应作为招标文件的一部分。
2.技术规范及要求
这一部分主要是说明业主或开发商对物业管理项目的具体要求,包括服务所应达到的标准等。例如对于某酒店项目,招标人要求该物业的清洁卫生标准应达到五星级,这些要求就应在“技术规范及要求”部分写明。对于若干子项目的不同服务标准和要求,可以编列一张“技术规范一览表”,将其加以综合。
另外,在技术规范部分,应出具对物业情况进行详细说明的物业说明书,以及物业的设计施工图纸。物业说明书和图纸应在附件部分中作详细说明。
3.投标人须知
投标人须知的目的是为整个招标投标的过程制定规则,是招标文件的重要组成部分,其内容包括:①总则说明;②招标文件说明;③投标书的编写;④投标书的递交;⑤开标和评标;⑥授予合同。以下分别予以具体说明。
(1)总则说明
总则说明主要对招标文件的适用范围、常用名称的释义、合格的投标人和投标费用进行说明。
(2)招标文件说明
招标文件说明主要是对招标文件的构成、招标文件的澄清、招标文件的修改进行说明。
(3)投标书的编写
投标人须知中应详细列出对投标书编写的具体要求。这些要求包括:①投标所用的语言文字及计量单位;②投标文件的组成;③投标文件格式;④投标报价;⑤投标货币;⑥投标有效期;⑦投标保证金;⑧投标文件的份数及签署。如果由于采取邀请招标或议标方式招标,而没有进行投标资格预审,则在招标文件的投标人须知中还应要求投标人按预定格式和要求递交投标人资格的证明文件。招标文件对投标书编写要求的说明通常有两种,一是文字说明,应归入投标人须知部分;另一种是在招标文件中列出投标文件的一定格式,要求投标人只要按格式要求填入内容。这些格式通常包括:投标书格式、授权书格式、开标一览表、投标价格表、项目简要说明一览表及投标人资格证明书格式等。这些格式统一归入“附件”部分。
(4)投标文件的递交
投标文件的递交的内容主要是对投标文件的密封和标记、递交投标文件的截止时间、迟交的投标文件、投标文件的修改和撤销的说明。
(5)开标和评标
开标和评标是招标文件体现公平、公正、合理的招标原则的关键,包括以下内容:
①对开标规则的说明。
②组建评标委员会的要求。
③对投标文件响应性的确定。即审查投标文件是否符合招标文件的所有条款、条件和规定且没有重大偏离和保留。
④投标文件的澄清。即写明投标人在必要时有权澄清其投标文件内容。
⑤对投标文件的评估和比较(说明评估和比较时所考虑的因素)。
⑥评标原则及方法。
⑦评标过程保密。
(6)授予合同
授予合同的内容通常包括:
①定标准则。说明定标的准则,包括“业主不约束自己接受最低标价”的申明等。
②资格最终审查。即说明招标人会对最低报价的投标人进行履行合同能力的审查。
③接受和拒绝任何或所有投标的权力。
④中标通知。
⑤授予合同时变更数量的权力。即申
明招标人在授予合同时有权对招标项目的规模予以增减。
⑥合同协议书的签署。说明合同签订的时间、地点以及合同协议书的'格式(详见附件)。
⑦履约保证金。
4.合同一般条款
合同的一般条款不是合同的主要内容,通常包括以下条款和内容:
(1)定义。即对合同中的关键名称进行释义。
(2)适用范围。即写明本合同的适用范围。
(3)技术规格和标准。该条款的内容一般与招标文件的第二部分“技术规范及要求”的内容相一致。
(4)合同期限。一般可参照委托管理的期限。
(5)价格。即物业管理费的计取,一般应与中标人的投标报价表相一致。
(6)索赔。索赔条款主要说明在投标人(合同的乙方)发生违约行为时,招标人(合同的甲方)有权按照索赔条款规定提出索赔。其具体内容包括索赔的方案和索赔的程序。
(7)不可抗力。不可抗力条款是指在发生预料不到的人力无法抗拒事件的情况下,合同一方难以或者不可能履行合同时,对由此引致的法律后果所作的规定。不可抗力条款一般包括三个部分:不可抗力的内容;遭受不可抗力事件的一方向另一方提出报告和证明文件;遭受不可抗力事件一方的责任范围。
(8)履约保证金。该条款主要是规定中标人在签订合同后,为保证合同履行而须提交的履约保证金的比例,以及提供履约保证金的形式。
(9)争议的解决。该条款主要的内容是预先规定合同双方在合同履行过程中发生争议时的解决途径和方法。如在该条款中规定以仲裁作为解决争议的途径等。
(10)合同终止。该条款的主要内容是说明合同的期限和合同终止的条件(如物业管理企业违约情节严重;业主破产;物业被征用等)。
(11)合同修改。该条款应申明对于合同的未尽事项,需进行修改、补充和完善的,甲乙双方必须就所修改的内容签订书面的合同修改书,作为合同的补充协议。
(12)适用法律。即写明合同适用的法律。
(13)主导语言与计量单位。
(14)合同文件及资料的使用。条款中应写明合同文件及资料的使用范围及事宜,如对保密的规定等。
(15)合同份数。
(16)合同生效。
5.合同特殊条款
合同的特殊条款是为了适应具体项目的特殊情况和特殊要求作出的特殊规定,例如对执行合同过程中更改合同要求而发生偏离合同的情况作出某些特殊规定。此外合同特殊条款还可以是对合同一般条款未包括的某些特殊情况的补充,如关于延迟开工而赔偿的具体规定,以及有关税务的具体规定等。
在合同执行中,如果一般条款和特殊条款不一致而产生矛盾时,应以特殊条款为准。
6.附件
附件是对招标文件主体部分文字说明的补充,包括附表、附文和附图,具体有:
(1)附表
①投标书格式;
②授权书格式;
③开标一览表;
④项目简要说明一览表;
⑤投标人资格的证明文件格式;
⑥投标保函格式;
⑦协议书格式;
⑧履约保证金格式(通常为银行保函)。
(2)附文
物业说明书。
(3)附图
物业的设计和施工图纸。
二、招标文件样本
这里以物业管理公开招标为例,以一份完整的招标文件样本来说明物业管理招标文件全文的编制方法。
招 标 文 件
招标编号:____________
招标项目名称:________
年月招标中心统一印制
招标文件目录
第一部分 投标邀请
第二部分 技术规范及要求
第三部分 投标人须知
a 总则说明
1.适用范围
2.定义
3.合格的投标方
4.投标费用
b 招标文件说明
5.招标文件的构成
6.招标文件的澄清
7.招标文件的修改
c 投标文件的编写
8.语言及计量单
位
9.投标文件的组成
10.投标文件格式
11.投标报价
12.投标货币
13.投标人资格的证明文件
14.投标有效期
15.投标保证金
16.投标文件的份数和签署
d 投标文件的递交
17.投标文件的密封和标记
18.递交投标文件的截止时间
19.迟交的投标文件
20.投标文件的修改和撤销
e 开标和评标
21.开标
22.评标委员会
23.投标文件响应性的确定
24.投标文件的澄清
25.对投标文件的评估和比较
26.评标原则及方法
27.保密
f 授予合同
28.定标准则
29.资格最终审查
30.接受和拒绝任何或所有投标的权力
31.中标通知
32.授予合同时变更数量的权力
33.合同协议书的签署
34.履约保证金
35.中标服务费
第四部分 合同一般条款
1.定义
2.适用范围
3.技术规格和标准
4.委托管理期限
5.价格
6.索赔
7.不可抗力
8.履约保证金
9.争议的解决
10.合同终止
11.合同修改
12.适用法律
13.主导语言与计量单位
14.合同份数
15.合同生效
第五部分 合同特殊条款
第六部分 附件
第一部分 投标邀请
受用户委托对________________项目的物业管理服务进行公开招标。兹邀请合格投标人以密封标书的方式前来投标。
1.招标编号:
2.招标项目的简要说明:
3.项目开工期:
4.投标地点:
5.投标截止时间:年月日(北京时间),逾期收到的或不符合规定的投标文件不接受。
6.开标时间、地点:
7.凡对本次招标提出询问,请在年月日前与 联系(技术方面的询问请以信函或传真的形式)。
地址:
邮编:
电话:
传真:
联系人:
(署名)
年 月 日
第二部分 技术规范及要求
1. 项目技术要求一览表
2.项目所在地
关于物业所在地及物业的详细情况和资料详见物业说明书和物业图纸(略)。
第三部分 投标人须知
a 总则说明
1 适用范围
1.1 本招标文件仅适用于本投标邀请中所叙述物业的物业管理服务。
2 定义
2.1 “招标方”系指第一部分所指的组织本次招标的招标机构。
2.2 “投标方”系指向招标方提交投标文件的物业管理企业。
2.3 “项目”系指物业管理企业(即投标人)按招标文件规定,须向用户提供的物业管理服务。
2.4 “用户”系指委托进行本次招标的开发商或业主委员会。
3 合格的投标方
3.1 经过本次招标的资格预审确认为合格的投标人称为合格的投标方。投标方应遵守有关的中国法律和规章条例。
4 投标费用
4.1 无论投标过程中的做法和结果如何,投标方自行承担所有与参加投标有关的全部费用。
b
招标文件说明
5 招标文件的构成
5.1 招标文件用以阐明所需物业管理服务、招标投标程序和合同条款。招标文件由下述部分组成:
(1)投标邀请;
(2)技术规格及要求;
(3)投标人须知;
(4)合同一般条款;
(5)合同特殊条款;
(6)附件。
5.2 招标文件以中文、英文两种文字编印,两种文字具有同等效力。中、英文本如有差异时,以中文本为准。
5.3 投标人被视为熟悉上述与履行合同有关的一切情况。
6 招标文件的澄清
6.1 投标方对招标文件如有疑点,可要求澄清,应在投标截止时间前15天按投标邀请中载明的地址以书面形式(包括信函、电报或传真,下同)通知到招标人。招标人将视情况确定采用适当方式予以澄清或以书面形式予以答复,并在其认为必要时,将不标明查询来源的书面答复发给已购买招标文件的每一投标方。
7 招标文件的修改
7.1 在投标截止日期10天前,招标方可主动地或依据投标方要求澄清的问题而修改招标文件,并以书面形式通知所有购买招标文件的每一投标方,对方在收到该通知后应立即以电报或传真的形式予以确认。
7.2 为使投标方在准备投标文件时有合理的时间考虑招标文件的修改,招标方可酌情推迟投标截止时间和开标时间,并以书面形式通知已购买招标文件的每一投标方。
7.3招标文件的修改书将构成招标文件的一部分,对投标方有约束力。
c 投标文件的编写
8 语言及计量单位
8.1 投标文件及投标方和招标方就投标交换的文件和来往信件,应以中文或英文书写。
8.2 除在招标文件的技术规格中另有规定外,计量单位应使用中华人民共和国国法定计量单位(国际单位制和国家选定的其他计量单位)。
9 投标文件的组成
9.1 投标文件包括下列部分:
(1)投标书、授权书、开标一览表以及项目简要说明一览表;
(2)投标资格证明文件;
(3)投标符合招标文件规定的证明文件及投标方认为需加以说明的其他内容;
(4)投标保证金。
投标应将投标文件装订成册,并填写“投标文件资料清单”。
10 投标文件格式
10.1 投标方应按招标文件提供的投标文件格式填写投标书、授权书、开标一览表及项目简要说明一览表(见附件1~4)。
11 投标报价
11.1 投标方应在招标文件所附的开标一览表(附件3)上写明投标项目的单价和投标总价。如果单价与总价有出入,以单价为准。投标方对每种项目只允许有一个报价,招标方不接受有任何选择的报价。
11.2 投标方按格式填写报价以供招标方评标方便,但不限制开发商以其他方式签订合同的权力。
12 投标货币
12.1 投标书和开标一览表中的报价对国外投标方用美元或其他国际主要货币填报(若采用其他外国货币报价,为便于比较价格,招标方将按12.2款规定折算成美元)。
12.2 以开标日中国银行公布的卖出价作为折算报价的依据。
13 投标人资格的证明文件
13.1 投标方必须提交证明其有资格进行投标和有能力履行合同的文件(格式见附件5),作为投标文件的一部分。
14 投标有效期
14.1 投标文件从开标之日起,投标有效期为90天,特殊招标项目在“技术规范及要求”部分另行规定。
14.2 要求投标方同意延长有效期,要求与答复均应为书面形式。投标方可以拒绝上述要求而其投标保证金不被没收。对于同意该要求的投标方,既不要求也不允许其修改投标文件,但将要求其相应延长投标保证金的有效期,有关退还和没收投标保证金的规定在投标有效期的延长期内继续有效。
15 投标保证金
15.1 投标保证金为投标文件的组成部分之一。
15.2 投标方向招标方提交不少于投标总报价2%的投标保证金。
15.3 投标保证金用于保护本次招标免受投标方的行为而引起的风险。
15.4 投标保证金币种应与投标报价币种相同,可以下列任何一种方式提交:
(1)由下列银行开具保函:
①中国银行总行或其分行;
或。
②中国银行在海外的往来行通过中国银行;或。
③在中华人民共和国国营业的任何其他中国或外国银行;或。
④由中国人民银行授权的其他银行。
投标保证金保函应按招标文件附件6格式提供,并在投标文件有效期过后30天内继续有效。
(2)银行本票、汇票、支票或现金(在投标有效期满前,因票据即将到期,招标方有权暂时行使票据权力)。
15.5 未按规定提交投标保证金的投标,将被视为投标无效。
15.6 未中标的投标方的投标保证金,将按31.2款的规定予以无息退还。
15.7 中标的投标方的投标保证金,在中标方签订合同并交纳履约保证金和中标服务费后,经银行扣除手续费,予以无息退还。
15.8 发生以下情况投标保证金将被没收:
(1)开标后投标方在投标有效期内撤回投标;或。
(2)如果中标方未能做到:
①按本须知第33条规定签订合同;或。
②按本须知第34条规定提供履约保证金;或。
③按本须知第35条规定缴纳中标服务费。
16 投标文件的份数和签署
16.1 投标方应准备一份正本和四份副本,在每一份投标文件上要明确注明“正本”或“副本”字样,一旦正本和副本有差异,以正本为准。
16.2 投标文件正本和副本须打印并由经正式授权的投标方代表签字。
16.3 除投标方对错处作必要修改外,投标文件中不许有加行、涂抹或改写。若有修改须有签署投标文件的人签字。
16.4 电报、电话、传真形式的投标概不接受。
d 投标文件的递交
17 投标文件的密封和标记
17.1 投标方应将投标文件正本或副本分别用信封密封,并标明招标编号、投标项目名称及正本或副本。
17.2 为方便开标唱标,投标方应将正本的投标书、开标一览表和投标保证金保函单独密封,并在信封上标明“开标一览表”字样,然后再装入正本投标文件密封袋中。
17.3 第一密封信封上注明“于__________之前(指投标邀请中规定的开标日期及时间)不准启封”的字样。
17.4 如投标文件由专人送交,投标方应将投标文件按19.1~19.3款中的规定进行密封和标记后,按投标邀请注明的地址送至招标方。
17.5 如果投标文件通过邮寄递交,投标方应将投标文件用内、外两层信封密封。
(1)内层信封的封装与标记同17.1~17.3款规定。
(2)外层信封装入17.1款及17.2款所述全部内封资料,并注明招标编号、管理项目名称、招标方名称、地址。同时应写明投标方的名称、地址,以便将迟交的投标文件原封退还。
17.6 如果未按上述规定进行密封和标记,招标方对投标文件的误投或提前拆封不负责任。
18 递交投标文件的截止时间
18.1 所有投标文件不论派人送交还是通过邮寄递交,都必须在招标方在投标邀请中规定的投标截止时间之前送至招标方。
18.2 出现5.2款因招标文件的修改推迟投标截止时间时,则按招标方修改通知规定的时间递交。
19 迟交的投标文件
19.1 招标方将拒绝在投标截止时间后收到的投标文件。
20 投标文件的修改和撤销
20.1 投标方在提交投标文件后可对其投标文件进行修改或撤销,但招标方须在投标截止时间之前收到该修改或撤销的书面通知,该通知须有经正式授权的投标方代表签字。
20.2 投标方对投标文件修改的书面材料或撤销的通知应按第16和第17条规定进行编写、密封、标注和递交,并注明“修改投标文件”或“撤销投标”字样。
20.3 投标截止时间以后不得修改投标文件。
20.4 投标方不得在开标时间起到投标文件有效期期满前撤销投标文件,否则招标方将按14.7款的规定没收其投标保证金。
e 开标和评标
21 开标
21.1 招标方在招标通告或投标邀请规定的时间和地点公开开标。投标方派代表参加。
21.2 开标时,查验投标文件密封情况,确认无误后拆封唱标,唱正本“开标一览表”内容,以及招标方认为合适的其他内容并记录。
22 评标委员
会
22.1 招标方将根据物业管理的特点组建评标委员会,其成员由工程技术、市场、商贸、法律等方面的专家和招标机构、招标委托方的代表组成。
22.2 评标期间,希望投标方派代表参加询标。
23 投标文件响应性的确定
23.1 开标后,招标方将组织审查投标文件是否完整,是否有计算错误,要求的保证金是否已提供,文件是否恰当地签署。如果单价与总价有出入,以单价为准;若文字大写表示的数据与数字表示的有差别,则以文字大写表示的数据为准。若投标方拒绝接受上述修正,其投标将被拒绝。
23.2 在对投标文件进行详细评估之前,招标方将依据投标方提供的资格证明文件审查投标方的财务、技术和管理能力。如果确定投标方无资格履行合同,其投标将被拒绝。
23.3 招标方将确定每一投标是否对招标文件的要求作出了实质性的响应,而没有重大偏离。实质性响应的投标是指投标文件符合招标文件的所有条款、条件和规定且没有重大偏离或保留。
23.4 招标方判断投标文件的响应性仅基于投标文件本身而不靠外部证据。
23.5 招标方将拒绝被确定为非实质性响应的投标,投标方不能通过修正或撤销不符之处而使其投标成为实质性响应的投标。
23.6 招标方将允许修改投标中不构成重大偏离的微小的、非正规、不一致或不规则的地方。
24 投标文件的澄清
24.1 为了有助于对投标文件进行审查、评估和比较,招标方有权向投标方质疑,请投标方澄清其投标内容。投标方有责任按照招标方通知的时间、地点指派专人进行答疑和澄清。
24.2 重要澄清的答复应是书面的,但不得对投标内容进行实质性修改。
25 对投标文件的评估和比较
25.1 招标方及其组织的评标委员会将对实质性响应的投标文件进行评估和比较。
25.2 评估时除考虑投标价以外,还将考虑物业管理服务的质量、物业管理企业的信誉和物业管理方案的先进程度等因素。
26 评标原则及方法
26.1 对所有投标方的投标评估,都采用相同的程序和标准。
26.2 评标严格按照招标文件的要求和条件进行。
26.3 在评标时按下列程序确定最低评标价标:
(1)开标后,将对实质性响应的投标报价分别与标底价比较,并按其报价的合理程度给予打分,合理性越强则得分越高。
(2)在第一次打分的基础上,根据第25条考虑因素,对投标进行第二次打分,服务质量越高,管理方案越先进,则得分就越高。
(3)将两次打分分别与商务评审权权数和技术评审权权数加权求出总得分,最高得分者即系最低评标价标。
27 保密
27.1 有关投标文件的审查、澄清、评估和比较以及有关授予合同的意向的一切情况都不得透露给任一投标方或与上述评标工作无关的人员。
27.2 投标方不得干扰招标方的评标活动,否则将废除其投标。
f 授予合同
28 定标准则
28.1 合同将授予其投标符合招标文件要求,并能圆满地履行合同的、对买方最为有利的最低评标价标的投标方。
28.2 最低报价不是被授予合同的保证。
29 资格最终审查
29.1 招标方将审查最低评标价标的投标方的财务、技术、管理能力及信誉,确定其是否能圆满地履行合同。
29.2 如果确定该投标方无条件圆满履行合同,招标方将对下一个最低评标价标的投标方资格作出类似的审查。
30 接受和拒绝任何或所有投标的权力
30.1 招标方在授予合同之前仍有选择或拒绝任何或全部投标的权力,并对所采取的行为不作任何解释。
31 中标通知
31.1 评标结束15日内,招标方将以书面形式发出中标通知书,但发出时间不超过投标有效期。中标通知书一经发出即发生法律效力。
31.2 招标方在收到中标方提交的履约保证金后,将向落标的投标方发出落标通知书,并退还其投标保证金。
31.3 中标通知书将作为签订合同协议书的依据。
32 授予合同时变更数量的权力
32.1 招标方在授予合同时有权对“项目一览表”中规定的项目规模或工作量予以增减。
33 合同协议书的签署
33.1 中标方按中标通知书指定的时间、地点与开发商或业主委员会按指定的协议书格式签订合
同协议书(见附件7)。
33.2 招标文件、中标方的投标文件及其澄清文件,均为签订合同协议书的依据。
34 履约保证金
34.1 合同签订后30天内,中标方须根据合同条款的规定按招标文件附件8格式向甲方提交履约保证金。
35 中标服务费
35.1 中标方须向招标方按如下标准和规定交纳中标服务费:
(1)以中标通知书中确定的中标总金额作为收费的计算基数。
(2)中标服务费为中标总金额的1.5%。
(3)中标服务费币种与中标签订合同的币种相同,或以人民币支付(按开标日中国银行公布汇率卖出价折算)。
第四部分 合同一般条款
1 定义
1.1 “合同”系指甲方和乙方(简称合同双方)已达成的协议,即由双方签订的合同格式中的文件,包括所有的附件、附录和组成合同部分的所有其他文件。
1.2 “合同价格”系指根据合同规定,在乙方全面正确地履行合同义务时应支付给乙方的款项。
1.3 “甲方”系指通过招标方式,接受合同服务的开发商或业主委员会。
1.4 “乙方”系指中标后提供合同服务的物业管理企业或单位。
2 适用范围
2.1 本合同条款仅适用于本次招标活动。
3 技术规格和标准
3.1 本合同项下所提供服务的技术规格和标准应与本招标文件技术规格规定的标准相一致。
4 委托管理期限
年。即自 年 月 日起至 年 月 日止。
5 价格
5.1 除非合同中另有规定,乙方为其所提供物业管理服务而要求甲方支付的金额应与其投标报价一致。
6 索赔
6.1 乙方对所提供服务与合同要求不符负有责任,并且甲方已于合同规定的委托管理期内提出索赔,乙方应按甲方同意的下述一种或多种方法解决索赔事宜:
(1)乙方同意甲方取消其不符要求的服务项目,退还已经收取的该类项目的物业管理费、佣金和酬金。
(2)对于情节轻微的,经双方同意可降低该类项目的物业管理服务价格。
(3)对于情节严重,造成甲方损失金额巨大的,同意甲方终止全部委托管理合同,并赔偿甲方因此造成的损失。
6.2 如果甲方提出索赔通知后30天内乙方未能予以签复,该索赔应视为已被乙方接受。若乙方未能在甲方提出索赔通知的30天内或甲方同意的更长一些的时间内,按甲方同意的上述任何一种方式处理索赔事宜,甲方将从议付款或乙方提供的履约保证金中扣回索赔金额,同时保留进一步要求赔偿的权利。
7 不可抗力
7.1 签约双方任一方由于受诸如战争、严重火灾、洪水、台风、地震等不可抗力事故的影响而不能执行合同时,履行合同的期限应予以延长,则延长的期限应相当于事故所影响的时间。不可抗力事故系指甲乙双方在缔结合同时所不能预见的,并且它的发生及其后果是无法避免和无法克服的事故。
7.2 受阻一方应在不可抗力事故发生后尽快用电报或传真通知对方,并于事故发生后14天内将有关当局出具的证明文件用特快专递或挂号信寄给对方审阅确认。一旦不可抗力事故的影响持续120天以上,双方应通过友好协商在合理的时间内达成进一步履行合同的协议。
8 履约保证金
8.1 乙方应在合同签订后30天内,向甲方按合同货币提交合同总价10%的履约保证金,履约保证金的有效期至合同有效期满。履约保证金应由以下银行开具:
(1)中国银行,或。
(2)根据国外银行给中国银行的反保函,由中国银行开具,或。
(3)在中国境内营业的其他银行。
8.2 乙方提供的履约保证金按规定格式以银行保函的形式提供,与此有关的费用由乙方负担。
8.3 如果乙方未能按合同规定履行其义务,甲方有权从履约保证金取得补偿。
9 争议的解决
9.1 在执行合同中发生的或与本合同有关的争端,双方应通过友好协商解决,经协商在60天内不能达成协议时,应提交仲裁。
9.2 提交正式仲裁的争端属涉外的,应在北京或在中国国内其他地点内指定的国际经济仲裁委员会根据该委员会的仲裁程序或规则予以最终裁决。
9.3 合同双方均为国内法人的,其争端的仲裁应由当地工商行政管
理局根据其仲裁程序和暂行规则进行。
9.4 仲裁裁决应为最终决定,并对双方具有约束力。
9.5 除另有裁决外,仲裁费应由败诉方负担。
9.6 在仲裁期间,除正在进行仲裁部分外,合同其他部分继续执行。
10 合同终止
10.1 本合同期限为年。合同到期甲乙双方均未提出新的意向,合同自行终止。合作期内任何一方不得擅自停止协议,否则应负担所造成的一切损失。如一方因故需终止合同,必须提前三个月书面通知另一方,经双方达成一致意见后,方可终止。
10.2 出现下列情况时合同自动终止:
(1)发生不可抗力时。
(2)一方不履行合同条款,造成另一方无法执行合同协议,协商又不能求得解决。合同终止,责任方赔偿损失。
(3)物业被征用或甲方破产。
11 合同修改
11.1 对于合同的未尽事宜,需进行修改、补充和完善的,甲乙双方必须就所修改的内容签订书面的合同修改书,作为合同的补充协议。
12 适用法律
12.1 本合同应按中华人民共和国国的法律解释。
13 主导语言与计量单位
13.1 合同应以中文或英文书写。甲乙双方所有的来往信函以及与合同有关的文件均应以中文或英文书写。
13.2 除技术规格另有规定外,计量单位均使用中华人民共和国国法定计量单位。
14 合同份数
14.1 本合同正本连同附件共____页,一式三份,甲乙双方及物业管理主管部门(备案)各执一份,具有同等法律效力。
15 合同生效
15.1 除非合同中另有说明,本合同经双方签字盖章,并在甲方收到乙方的履约保证金后,即开始生效。
第五部分 合同特殊条款
具体条款(略)。
合同特殊条款是合同一般条款的补充和修改。如果两者之间有抵触,应以特殊条款为准。
第六部分 附件
附件1
投 标 书
合同名称:
致 业主:
先生们:
1.在考察了物业现场和研究了上述项目的投标人须知、合同条款、技术规格、图纸以及第 号至第 号补充通知或修改书后,我方愿以人民币 元(大写)(rmb 元)的总价或上述招标文件确定(算术上的核实与改正后)的另一金额,按招标文件的要求,承担上述项目的全部物业管理工作。
2.如果贵方接受我方投标,我方保证在接到项目开工的指令后天开工,并在招标文件规定的期限内完成合同规定的全部工作。
3.我方同意在从规定的递交标书截止之日起天内遵守本投标。在该期限满期之前,本投标对我方始终有约束力,并可随时被接受。
4.在正式合同协议制定和签署之前,本投标书连同贵方的中标通知书应成为约束贵、我双方的合同。
5.我方理解,贵方不一定接受最低报价的投标或其他任何你们可能收到的投标。
年月日
签字:
姓名:
以资格经授权并代表签署标书。
投标人地址:
证人:
签字:
姓名:
所在单位及地址:
职务:
附件2
授 权 书
根据本文件宣布,签名人(姓名)、(职务)、(公司名称)、(公司注册地点)合法授权代表上述公司,特此任命在下面签字的(姓名)、(职务)、(公司名称)为正式和合法的代理人,并授权该代理人在有关(项目名称)的投标方面,以该公司的名义代表该公司签署投标书,进行谈判,签署合同和处理一切与此有关的必要事务。
现分别在下面签字以资证明。
年月日
授权人签字:
代理人签字:
公证人签字:
公证人姓名:
公证人地址:
公证人职务:
附件5
投标人资格的证明文件
投标人概况
1. 投标人的身份证明
行政文件管理制度是企业内部管理的重要组成部分，旨在规范文件的生成、审批、存储和销毁流程，确保信息的安全性和有效性。它涵盖了文件的分类、编码、版本控制、权限分配、归档和检索等多个环节。
内容概述：
1、文件分类与编码：明确各类行政文件的分类标准，如政策法规、工作计划、会议纪要等，并设定统一的编码体系，便于管理和查找。
2、文件审批流程：规定文件的起草、审核、批准和发布流程，明确各级人员的职责和权限。
3、版本控制：建立文件版本更新的`规则，确保每个版本的可追溯性和准确性。
4、权限管理：设定文件的访问权限，防止未经授权的查看、修改或删除。
5、存储与备份：规定文件的存储介质、期限和备份策略，保证文件的完整性和安全性。
6、文件检索：设计高效的检索系统，方便员工快速找到所需文件。
7、文件归档与销毁：制定文件的归档标准和销毁程序，确保合规性。
一、文件管理内容紧要包含：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，实在由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的。核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的'文件及资料应适时送交收进行登记编号保管，不得个人保管，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）依据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，紧要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避开文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
一、总则
1、为提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据文书处理的有关规定，结合我企业实际情况，特制定本制度。
2、文件管理内容包括：上级政府部门函、电、来文，同级合作企业函、电、来文，本企业上报、下发的各种文件、资料。
3、本企业各类文件统一由办公室归口管理。
二、发文管理
1、凡以我公司名义上报或下发的文件（报告、请示、纪要、通知、函件等），由承办部门拟稿，送办公室核稿，经办公室核稿后送总经理签发。
2、经总经理签发的文件由办公室统一登记、分类编号并保留一份原件存档。
3、发出的文件、传真应追踪落实对方是否收到，对没有收到的应及时进行补发或改用其他方式发送。
4、所有由办公室发出的传真、文件等应统一登记，并标注发送单位、日期，由发件人签名。其他部门自主发送的，由发送部门自行负责。
5、发文办理工作程序：
（1）拟稿：公司公文、日常业务和事务性的文件由各涉及到的职能部门负责拟稿，拟稿要求内容要情况属实、观点明确、条理清楚。
（2）核稿：核稿是指由拟稿部门经理对拟好的文稿进行审查、核对、修改，为签发做好准备。
（3）会签：凡公文涉及到其他部门有关事宜，需给有关部门会签。有关部门会签后送办公室主任处对公文进行复核，复核的主要内容为是否已协商、会签；文种、公文格式是否正确等。
（4）签发：以公司名义报送的所有公文一律送总经理签发。签发公文时如有修改，应在原文上圈改并签署姓名和日期。
（5）发文登记：此时的发文登记是指对待发文稿进行复核，重点看审批签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范，符合要求的文稿由办公室根据领导签署意见成文稿的内容，并对待发文稿进行编注发文字号，确定份数后印制。
（6）用印：用印是指办公室对已印制好的公文进行盖章。
（7）存档：在发文办理流程结束后，档案管理人员按照文书档案的归档要求对所发公文进行存档（应包含底稿、正文两份，及有关电子文档，并定期将电子档备份到专门的硬盘）。没有归档和存查价值的公文，经过鉴定和总经理批准可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
三、收文管理
1、所有发至本企业的文件(含传真和政府部门传达的公文、业务往来文件等)，由办公室统一签收、登记、编号，送总经理阅示或送有关部门办理，为避免文件挤压，一般应在当天完成送阅。
2、接收传真应明确来文单位、接收人或部门，办公室接收后负责转交，并由接收人签收。
3、外出办公带回的文件及资料应及时向总经理上报或移交办公室，直接上报总经理的根据总经理指示办理，移交办公室的由办公室根据文件内容和性质向上级报告或指定专人、转交其他有关部门办理，并由办公室保留原件或复印件存档。
4、办公室收到文件，应根据文件内容和性质全面统筹，送总经理批示或交有关部门阅办。需要办理的公文，经请示总经理后办理，根据文件内容、总经理批示予以催办。
5、已交办公室存档的文件在借阅中应严格遵守传阅规定和保密范围，所有文件如需外借或复印必须办理文件借阅手续，经总经理批准后方可借阅。
6、个人或部门阅读文件应抓紧时间，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人，阅读完后应及时交还给档案管理员。
7、收文办理工作程序：
（1）签收：签收是指收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，表示收到。公司所有公文由办公
室签收、拆封，对需纳入收文办理的，应统一进行收文登记。
（2）收文登记：收文登记是指对收进的公文进行注册、编写收文号等。将收到的文件先按来文机关或部门进行分类按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、文件标题、份数、等逐项进行登记。
（3）拟办：在收文登记后，由办公室人员送办公室主任处审核，符合有关规定的，办公室应根据文件的内容、性质、缓急程度提出办理意见和建议，送请总经理批示后交有关部门办理。
（4）批办：批办是指总经理对收文的办理写出指示性意见，并指定办理部门和传阅范围。
（5）承办：承办是指按照总经理的批办意见，指定承办部门及传阅范围。承办部门接到需办文件后，要认真及时办理，急件随到随办。需两个以上部门承办的文件，主办部门要主动会同相关部门协商办理，并负责回复办理结果。
（6）催办：催办是指根据总经理的批办意见，由办公室督促承办部门尽快上报办理结果。
（7）注结：文件办理完毕,应在《收文登记簿》或公文处理单上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。
（8）存档：在收文办理结束后，应根据公文的相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整。没有存档和查存价值的公文，经过鉴定和总经理批准，可以定期销毁，销毁秘密公文应当进行登记，由二人监销保证不丢失、不落销。
四、保密文件管理
1、严格遵守保密制度，保密资料统一由档案管理员收发、传递、销毁等，并严格把关。
2、制发保密文件时，经办人要根据文件、资料的内容和定密范围，标明密级、保密期限，确定发送范围、数量，报送总经理审批后印发。
3、借阅、复印保密文件、保密资料必须严格履行审批登记手续，严禁将保密资料保密文件拿到其他营业性场所复印。
4、对保密文件、保密资料要定期清查，一般每季度清查一次。年终进行全面清查、核对，发现欠缺要及时追查，防止丢失。
五、文件的销毁
1、对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，按照公司有关规定，办理销毁手续报总经理批示。
2、经审核同意销毁的文件，应在档案管理员和办公室主任的共同监督下进行销毁。
六、附则
1、本制度由公司办公室负责解释。
2、本制度自发文之日起实施。
前言：
为贯彻执行《中华人民共和国计量法》，强化公司计量基础工作，改善公司经营管理，提高公司素质，确保量值传递准确，保证公司产品质量和降低物质消耗，提高经济效益，特制定本管理制度。
1.计量组织及人员职责
1.1计量组织
本公司计量工作在管理者代表的领导下、由品管科归口管理。品管科计量员负责整个公司计量工作的日常管理，各车间班组长作为兼职计量员负责管辖内的计量管理。
1.2人员职责
1.2.1计量工作分管领导职责
负责公司计量工作的全面领导；
负责国家有关计量法律法规在公司的贯彻落实；负责审核公司计量器具配置规划；负责审批公司计量器具检定/校准计划；负责审核公司计量管理制度。
1.2.2品管科负责人
负责公司计量工作的具体领导；负责编制公司计量管理制度；
负责督促公司计量管理制度的有效实施；负责制定计量器具的配置/检定/校准计划；负责核准计量器具的内部校准结果；
负责组织新购计量器具/送修计量器具回厂的验收；负责计量检测点的确定并确保进行相应的计量检测。
1.2.3品管科计量员
负责公司计量工作的日常管理；负责编制计量器具的内部校准规程；负责编制计量器具编号及管理台帐；负责执行计量器具的内部校准；
负责组织计量器具的送检；
负责计量器具使用状况及维护保养的督查；负责计量管理相关表格的填报；负责计量文件/资料档案的保管。1.2.4各车间班组兼职计量员
负责管辖范围内计量工作的管理；负责在班组贯彻落实公司计量管理制度；
负责督促管辖范围内计量器具的日常维护/保养，确保使用的计量器具状态良好；
负责计量管理相关记录的收集/整理/保管。
2.计量器具采购/入库/流转
2.1计量器具的采购
2.1.1请购
各部门根据实际需求提出计量器具采购申请，由部门负责人填写《采购计划单》，明确计量器具的名称、型号、准确度、精密度、量程等资料，然后交品管科负责人确认，再由管理者代表或总经理核准，最后交由采购部执行采购。
2.1.2计量器具生产/供应厂家的选择及采购执行
采购部接到经批准的《采购计划单》后，即着手选择计量器具的生产厂家，计量器具生产厂家要有生产许可证，且在其生产的器具或包装上有明确的标识。同时具备质量保证能力和售后服务能力。一般计量器具的采购可直接到计量器具的供应商店考察，对照实物并查看相关说明书，了解生产厂家资格，比对价格等，确认符合要求即可购买。如果是大型贵重的计量器具，采购部应充分听取使用部门、项目工程师及品管科的意见并进行市场调研、询价，综合评估然后选定一家质量保证、价格合理的生产/供应厂商报总经理批准再落单订货，如需与厂商进行技术谈判应请专业人员参加，就计量器具的性能、品质、价格、交货期、保修、备件及操作培训等事项达成协议，报总经理批准后签订正式采购合同，并按合同约定的事项执行。
2.2计量器具的入库
2.2.1计量器具的验收
计量器具到厂后，采购部即通知品管科，由品管科负责人组织使用单位、专业人员、计量员对计量器具进行验收，验收的主要项目是：
A.随机资料和备件是否齐全；
B.设备状态是否正常；
C.按设备说明书或相关作业指引调试设备是否正常。验收后，品管科计量员填写《监视和测量设备验收单》交采购部，验收合格则准予入库，验收不合格则由采购部与供应商协商作退货处理或其它妥善的解决方式。
2.2.2计量器具的编号/台帐
计量器具验收合格后，品管科计量员即对计量器具进行编号，并登录于《监视和测量设备台帐》中列管。
2.2.3计量器具的入库
计量器具验收合格后，采购部将发票连同验收单办理入库手续，若手续不全，仓管有权拒绝入库，财务有权拒绝报销。
2.3计量器具的流转
2.3.1计量器具的领用
计量器具编号登录后，品管科计量员即通知使用单位领用。领用时使用单位需填写《监视和测量设备移交单》，由品管科计量员保存备案。
2.3.2计量器具的流转
2.3.2.1当计量器具需在公司内部借用时，由借用单位向被借用单位提出借用申请，若同意借用则由借用单位复印一份《借用申请单》给品管科计量员备案。若由于公司业务的调整，需对公司计量器具进行调配时，由品管科提出方案，经管理者代表审批后执行，品管科计量员则予以登记备案。
2.3.2.2原则上，本公司计量器具不允许外借，若确实需要外借，必须经品管科负责人同意和管理者代表或总经理批准，品管科计量员需跟进外借计量器具的归还时间及其归还时的状态。必要时需进行校准/检定后才能使用。
3.计量器具的检定/校准
3.1计量器具的分类
根据计量器具的应用范围，对计量器具进行分类管理,本公司计量器具分A、B、C共三类。品管科根据以下分类原则对公司所有计量器具进行分类，在计量器具台帐上予以注明。
3.1.1用于产品质量检验、贸易结算、环境安全卫生计量检测和公司同类计量最高标准的计量器具为A类；
3.1.2用于内部物料、能源消耗考核、工艺参数监控、机修使用等相应的计量器具为B类；
3.1.3用于指示功能其指示值仅做参考的计量器具为C类。
3.2计量器具的检定/校准
3.2.1临时检定/校准
有下列情形之一时，计量器具的使用部门应提出临时检定/校准要求，品管科审核确认后，组织实施检定/校准。a）b）c）d）新购计量器具；
固定放置的计量器具迁移后；计量器具维修后；对数据产生怀疑时。
3.2.2周期检定/校准
3.2.2.1检定/校准方式
1）A类计量器具需由具有资格和能力的法定计量测试机构进行检定；
2）B类计量器具由品管科进行内部校准；
3）C类计量器具可以免校。
3.2.2.2检定/校准计划
品管科根据计量器具的类别及使用频率确定检定/校准周期，在《监视和测量设备台帐》上注明，并于每年12月份制定下计量器具的《检定/校准计划》，经管理者代表审批后分发相关部门。3.2.2.3检定/校准的.执行
1）外校
a）品管科根据校验计划，在有效期到期前，通知计量器具使用部门做好检定/校准准备。如果该计量器具属于“外校”，则由品管科统筹安排，联系条件符合的机构，洽谈检定/校准时间和方式（送检或由检定机构来公司检定），由其执行检定。
b）检定结束后，由检定机构出具检定报告和合格证，品管科将合格证张贴于计量器具合适的部位或其外包装上，标明其检定状态。
2）内校
a）属于“内校”的计量器具，由品管科执行校准，校准时需严格按计量器具的内校规程进行，并做好内校记录。
b）内校完成后，品管科根据内校结果，在计量器具合适的部位或其外包装上张贴校准标识，以标明其校准状态。
3.2.2.4检定/校准不合格的处理
1）由品管科贴上不准使用标识，并及时组织修理，修理好后再进行检定/校准。无法修理的计量器具，由使用部门填写《监视和测量设备报废申请单》申请报废，经品管科确认、管理者代表或总经理批准后予以报废。
2）对使用该不合格计量器具测量的产品，由品管科组织追溯、重检，以评估之前所测量结果的有效性，并采取妥善的处理措施。
4.计量器具的贮存、搬运、使用、维护和保养
4.1计量器具应按其使用说明书的要求贮存于合适的环境中。4.2搬移计量器具时，必须小心谨慎，以防受外力撞击损伤或造成精确度的下降。搬运重量大精度高的计量器具应由品管科进行指导，并使用合适的搬运工具，搬移后应由品管科对其进行检查确认，必要时要经过检定/校准合格后再继续使用。
4.3凡投入使用的A、B类的计量器具必须经过检定/校准合格，而且在有效期内，C类计量器具也需由品管科对其状态进行确认，严禁使用不合格的计量器具。4.4计量器具使用人员必须熟悉掌握其使用方法，并严格按操作规程进行操作，无关人员不得擅自使用。发现计量器具异常时，不得擅自拆卸或损坏计量器具，应通知品管科，由品管科组织专业人员进行处理。
4.5计量器具使用部门和人员要经常对计量器具进行维护/保养，使用后要清除计量器具上的灰尘、污垢等异物，保持计量器具整洁、完好。
5.计量检测
5.1项目工程师负责对每个产品制定工艺规范、原材料标准、产品标准，确定需要检测的工艺参数、原材料、产品质量指标，品管科确认计量“检测点”并配置相应的计量器具对其进行检测，并保持检测记录。
5.2原材料进厂、生产领料、生产投料、产品分装、产品出厂必须进行严格的计量，而且要填写相应的进仓单、领料单、投料记录、产品分装记录、出货记录，载明计量数值和计量单位。
5.3生产/生活用电、用水、用油要通过相应的计量器具进行计量，能够细分的尽量细分，计量结果也要进行记录，便以考核各种物、能源消耗以及产品成本的正确核算。
5.4环境、安全、卫生的监测一般委托有资格的相关监测机构进行检测，但较简单的项目可以由公司进行检测。
5.5应使用国家法律法规规定的计量单位。
6.计量监督管理
6.1现场品管员每天对车间使用的计量器具的准确性进行检查，督促车间对计量器具进行维护保养，发现计量器具异常则及时报告品管科计量员进行处理。
6.2品管科负责对实验室使用的计量器具的准确性进行日常检查，督促检测人员对计量器具进行维护保养，发现计量器具异常则及时进行处理。
6.3品管科计量员定期或不定期对公司所有计量器具进行检查，发现异常及时处理。
6.4现场品管员按规定的频率和数量抽检投料数量、包装重量的准确性，同时检查实际包装重量与标识的符合性，发现异常及时处理。
6.5品管科负责对公司计量管理制度的执行情况进行监控，对违反计量管理制度的单位提出整改要求，并跟进整改效果，直到问题得到彻底解决。
7.计量档案资料管理
计量档案资料包括相关计量器具管理台帐、计量器具周期检定/校准计划、计量器具检定/校准报告、内校规程及内校记录、计量器具使用说明书、计量器具验收单、计量检测记录等等，这些文件和记录由品管科计量员按公司《文件控制程序》/《记录控制程序》规定的保存期限、保存环境、标识方法进行管理。
一、文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，本单位上报下发的各种文件，具体由办公室负责。
二、对上级部门发来的文件，要进行文件、文号、机要编号的核定、登记。
三、本单位外出人员开会带回的文件及资料应及时送交收进行登记编号保管，不得个人保存，如职工工作需要借阅的可复印或借用。
四、凡正式文件在经登记后由办公室主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，分送领导和承办部门阅办，重要文件或急件应立刻呈送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完。
五、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
1.目的
建立文件与资料管理制度，规范质量体系文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁的管理,确保文件的有效性和适宜性。
2.依据
《中华人民共和国药品管理法》及其实施条例、《药品流通监督管理办法》、《药品经营质量管理规范（国家食品药品监督管理总局令第13号）》及附录。
3.适用范围
本制度适用于公司质量体系文件的起草、修订、审核、批准、分发、保管，以及修改、撤销、替换、销毁等。
4.职责
4.1质量管理部负责组织制订质量管理体系文件，并指导、监督文件的执行；
4.2文件使用部门、人员严格按本制度进行文件的使用。
5.内容
5.1公司质量体系文件由质量管理制度、部门及岗位职责、操作规程、进货评审、内审等组成；
5.2编制质量管理文件时遵循以下原则：
5.2.1合法性原则：质量管理文件应符合国家法律、法规以及部门规章和有关政策；
5.2.2实用性原则：与企业经营规模、经营范围、经营方式相适应，与企业组织机构、人员岗位设置、设施设备、计算机系统的设置相吻合，与企业经营和质量控制的实际流程一致、实用；
5.2.3高效性原则：在合法及实用原则前提下，管理要求适当高法定标准，采用先进科学的管理办法和手段，提高工作效率，推动企业不断改进和提高；
5.2.4强制性原则：提供必要的人力、财力、物力和措施，有必要的奖惩措施和办
1目的
为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的体例格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围
适用于公司及各部门文件和外来文件的管理。
3职责
3.1公司总经办是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及本制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对本制度执行的指导及监督。
3.2总经办负责公司质量管理体系、管理制度、行政性文件、法律法规文件、政府相关外来文件的'收录、发放、归档、废止的管理。
3.3各部门产生的内部使用的文件有部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
3.4文件编制、审批、发布的权责
3.4.1总经办负责组织制定公司行政管理、人力资源管理及其他基础性管理制度及行政性发文（通知、通告）等文件。
3.4.2财务部负责制定公司财务管理制度文件。
3.4.3客服部负责制定公司客服管理制度文件。
3.4.4生产部负责制定公司生产管理制度文件。
3.4.5质检部负责组织制定公司质量体系文件、产品认证文件，并负责制定质量管理制度、产品质量检验规程、检验作业指导书等文件。
3.4.6设计部负责制定公司公司技术管理规范、产品技术标准、产品设计开发输出文件（设计图样、产品BOM、检验标准、规范测试）等文件。
3.4.7工厂负责制定产品BOM、产品工艺文件、操作规程、生产作业指导书等文件（由打样工厂负责）。
3.4.8公司及各部门文件制定由部门负责人或指定人员编制，公司副总或部门负责人审核，总经理批准。
3.4.9公司及各部门文件分发布前，应向总经办提交电子/纸张文件审核备案，并获得文件号。
3.5质量体系文件的编制、审核、批准、发布，依《质量手册》和《文件控制程序》的规定执行。
4.定义
4.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
4.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。随时保持最新有效版本的文件，
4.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
4.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件。(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等）
5.工作程序
5.1文件的分类
5.1.1文件属性分类
（1）质量体系文件：质量方针、质量目标、质量手册、质量体系程序文件、质量计划及质量体系运行过程中形成的文件。
（2）行政性文件：公司的公告、通知、通报、报告、申请、传真等。
（3）管理性文件：公司管理规章制度、工作流程、规范/规定等，如人力资源管理制度、行政管理制度、产品设计开发流程等。
（4）技术性文件：产品标准、设计图样、工艺文件、操作规程、检验规程等。
（5）外来文件：国家有关法律、法规、国家/行业标准、供应商/客户提供文件、设备文档等。
5.1.2文件阶层分类
（1)一阶文件：公司章程、公司经营规划/计划、质量手册。
（2)二阶文件：公司经营管理活动开展所有过程控制的程序文件。
（3)三阶文件：管理制度、规范/规定、设计文件、技术规程、作业指导书、外来文件等。
（4)四阶文件：各记录表单、报表等。
5.1.3文件密级分类
（1）绝密文件：直接涉及到公司经营决策并影响公司权益的核心文件，如公司经营方针、战略与重大经营举措；公司内部重大改革、重大研发项目资料；产品原理图、总图、源代码及关键技术资料；公司财务总体状况资料。
（2）机密文件：
a、公司尚未付诸实施的中长期经营规划、经营/产品项目、经营决策及经营能力配置。
b、各阶段的营销政策及商务、服务策略。
c、公司内部掌握的合同书、协议书、意向书、招标文件及可行性报告、重要会议记录。
d、公司财务预、决算报告及内部经营指标、各类经营情况分析。
e、研发输出的产品标准、产品零部件图纸、编译后程序、技术论文、产品成本核算资料。
f、公司计算机网络资料及所涉及公司经营管理的重要资料。
（3）秘密文件
a、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公布的各类信息统计数据。
b、公司员工人事档案、人员统计资料及统计报表、薪资标准、调薪计划、工资/劳务收入等有关资料。
c、公司机构设置和人员编制情况、尚未公开的人事安排、职务任免、人事考核、任用、调动、奖惩信息。
d、供应商档案、采购合同/价格协议、商务谈判记录等。
e、客户档案、销售合同/价格协议、商品需求及报价信息、商务谈判记录。
f、产品材料明细表、技术规范、经验规程、各类工艺文件。
g、各类印章（含印模）和重要证件。
（4）无密级文件：公司公开发布的管理制度、工作流程、产品说明书、通知/通告、一般性决定和决议等。
5.1.4文件可以呈任何媒体形式，如文本、照片、硬盘贝和电子媒体等。
5.2文件标识与编号
5.2.1文件标识
（1）受控的质量体系、管理性文件，其封面和正文页面均加盖红色“受控”文件专用印章（正本原稿除外），并标明分发号。
（2）正式发布的行政性文件，应加盖红色公司或部门印章。
（3）质量体系文件、管理性文件发布时，应在文件封面及正文页脚处标明版本/修订状态标识。版本状态用A、B、C顺延表示；修订状态用0、1、2、3顺延表示。
（4）技术类文件的受控标识及版本/修订状态标识，依《技术文件管理制度》的相关规定执行。
（5）有保密要求的文件在文件封面和正文页右上角加盖“绝密”、“机密”或“秘密”标识。
（6）无红色印章标识的文件不得在公司内作为正式的工作依据使用，一经发现，予以没收并按作废文件的规定进行处置。
（7）失效或作废文件需要留作参考时，文件持有人应到原发文部门办理作废登记，并在文件上加盖红色“作废”印章和蓝色“参考”印章。
5.2.2文件编号规则
一、目的
为了规范安全生产文件档案的管理,确保文件档案的完整性、合理性、科学性,使其为今后工作开展提供参考资料和文献,特制定本制度。
本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。
二、职责
2.1 安全环保部负责制定本制度,并负责综合监督管理。
2.2 各部门负责本部门文件档案的管理,并负责监督检查和考核。
2.3 各部门管理人员负责本单位文件档案的收集、归档和保管。
三、内容
3.1文件资料收集,安全生产文件档案内容如下:
3.1.1国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。
3.1.2上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。
3.1.3公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。
3.1.4安全生产工作计划、总结、报告等。
3.1.5各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。
3.1.6供应商、承包商相关材料。
3.1.7安全设施检测、校验报告、记录等。
3.1.8安全、职业卫生评价报告。
3.2立卷归档
3.2.1文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷,保证档案的齐全、完整,能反映安全生产主要情况,以便保管和利用。
3.2.2应根据文件资料的重要性,按时间永久、长期和短期等三种进行时间整理,分类归档。
3.2.3各部门在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档,统一保存。
3.2.4各种文件资料按一定特征进行排列和系统化,应层次分明,编写页码,填写卷内文件资料目录。
3.2.5不同价值,不同性质的文件资料应当区别管理,单独立卷。
3.3档案保管
3.3.1档案应入柜上架,科学排列,避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2应采取防潮、防虫措施,防止档案损坏。
3.4档案借阅
3.4.1文件资料档案借阅,必须办理借阅手续,借阅档案要注意保护,不得丢失、损坏、涂改,要如期归还,到期不能归还者,要说明情况,并办理续借手续。
3.4.2借阅的档案要注意保密,未经许可,不得随意公开、发表或转借他人。
3.4.3归还档案时,由档案管理人员当面查点清楚,并在借阅登记本上注销。
3.5档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料,经单位领导批准,可以定期销毁,必要时做好销毁记录。
四、本制度由安全环保部制定并负责解释,自发布之日起实施。
文件管理制度
第一条管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、资料等信息;措辞规范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅状况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、资料、部门、名称等资料分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条文件管理流程设计
1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、借阅流程:提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
(二)文书管理制度
第一条管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但务必标有页眉页脚，文本资料可根据文书具体资料进行调整。
4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，持续纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条制度规范
1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。
3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。
4、按时间、资料等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁;须上级审批同意，方可销毁。
6、办公室负责人为第一职责人，若发现文书丢失，办公室人员务必查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。
7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。
第三条流程设计
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
(三)档案管理制度
第一条管理要点
1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、修改、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条制度规范
1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核透过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、档案管理人员务必遵守保密规定，履行保密手续，个性是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、档案接收、移交，务必根据档案管理制度严格做好记录。
第三条流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
二、办公用品管理制度
第一条管理要点
1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条制度规范
1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但务必经部门主管批准。
3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因特殊状况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。