具备两种能力是概括材料写作的关键
概括材料写作需要从众多事物、问题或层面之间寻求主要事物、问题或层面。一般地说，两种能力是最需要的，即分析与理解能力和归纳与概括能力。
分析与理解能力是人的思维能力中非常重要的一种能力，也是申论写作中着重考察的能力之一。分析与理解能力在人的思维活动中意义重大，它可以使人抓住事物的主要矛盾和矛盾的主要方面，把握具体事物运动的客观规律。在概括材料写作中，它能解决两个方面的问题:一是分析给定材料的量的方面，即反映的内容和问题、方面或层次;二是分析给定材料的质的方面，即给定材料表达的观点和意见。在实际写作过程中，需要注意两个方面的问题，一是要抓住矛盾的特殊性，具体情况具体分析。申论材料的内容可能是多方面的，包含的意思可能是多层次的，反映的观点可能是差别甚大的，这就需要抓住主要矛盾，有所侧重、有所选择，根据材料包含的特殊环境、特定条件进行理解、分析、综合。二是充分考虑材料中论点包含的两极，避免片面性、绝对化。申论材料反映的论点可能带有明显的侧重性，在分析时不仅要注意到这个侧重面，还要考虑到与之相反、相对的另一侧重面，以免走极端。
归纳与概括不仅是推理形式，也是思维方法。它从同类的个别事物或特殊的事实出发，得出事物的一般性结论。一般要对分散、零星的材料进行分类、归纳，将问题整理出来。概括是透过表面现象和繁复的材料，由表及里，去除偶然因素、细节枝叶，把握事实的基本特征和本质属性的思维方法。这是感性认识到理性认识的过程。概括就是抽象，是从许多事物中，舍弃个别的、非本质的东西，抽取共同的、本质的属性。抽象的结果，形成概念。在写作中，要注意分层次归纳概括，把若干个别事物分成不同类别，形成材料的段义，再对这些不同的类别进行归纳概括形成中心主题，上升为较高层次的归纳概括。分类要有同一标准，前后统一;运用归纳概括法形成的主题，要根据充分，防止或然性、片面性。
1. 标题
公文标题是对文件内容的精确概括，要准确、简要，一般由发文单位、事由和文件三部分组成。它表明了文件的来源、主要内容及其性质使用。
有版头的文件或法规性文件，计划和总结，通知和通报，可省略发文单位，有时或只标以文件种类，如《通知》。
2. 发文字号
包括机关代号、年号、顺序号。编写发文字号的作用是有利于统计发文数量，便于公文管理，有利备案查找，在引用时，可以作为公文的代号使用。
例如“审办发(1989)6号”，代表审计署(局)办公厅1989年第6号文件，“审办发”是审计署(局)办公厅的代字，(1989)是年号，“6”号是发文顺序号。
几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。
编号的位置，凡有文件版头的，放在文头名称的下面;凡无文件版头的，放在标题的右侧方。
3. 主送机关
主送机关是行文的主要对象，即要求主办或答复这份文件的对方单位。准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键。
对下级发出的指示、通知、通报等称为普发公文，可以主送几个以上机关，凡其下属机关都是主送机关;向上级报告、请示的公文，一般只写一个主送机关，不能多头主送，如需报送另一个上级机关时，可以用抄报的形式，以免责任不明，处理延误。布告、通告、公告等公布性公文，不写主送机关，可在发表或发送时，另附一个通知或公函给主送机关。
主送机关一般写在正文之前、标题之下，顶格写。
4. 正文
正文是公文的主体，请示问题时，要求一文一事，不要一文数事。
正文的作用是：直接体现党和国家的方针政策，反映文件作者的意图。发文的目的能否实现，主要在正文的书写。因此，正文的写作应该观点鲜明，内容清楚、简洁、通畅，标点符号准确。正文一般在主送机关之后另起一行空两格书写。
正文一般分为开头、中段、结尾三个部分，不同文种的正文结构还有些细微的差别。
开头要开篇明意，简要说明发文的根据和理由、发文的目的或结论。如是复文，要引述来文的日期和标题。
中段是公文主体，要根据办文的目的、国家的有关政策，将情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的，可依次表述，或分段写，或用序数表明项目，以资醒目。
结尾应简洁明晰，向对方提出要求，请求解决某项问题。结尾用语要按照行文关系，写得妥贴得体：上行文，可用“以上报告妥否，请批示”、“以上报告如无不妥，请批转”;平行文，可用“专此函复”、“特此通知”;下行文则常用“希遵照执行”、“ 此复”、“此令”等语。
5. 发文机关
发文机关又称落款，应写在正文的下面偏右，与正文保留适当的空格，以便盖章。发文机关应写明全称，以示严肃负责。以机关领导人名义行文时，应冠以职务、身份。
盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证，应按GB9704-88“国家标准”规范执行，端正、清晰地盖在成文日期上，做到上不压正文，下压成文日期年月日4～7个字，俗称“齐年盖月”。领导机关大批印发的公文，因使用了规定格式的文件版头，并由机关交通递送，所以不盖印章也同样生效。
6. 发文日期
发文日期是以文生效的起始时间，年月日须完整，年份不得略写，如1991年不得写成91年。发文日期一般以机关领导人签发日期为准;会议通过文件以会议通过日期为准;一般性例行公文如通知、函等以实际发出日期为准;法规性以公文的批准日期为准，或公文最后专门规定生效、执行日期，如“本条例自发布之日起施行”。
发文日期写在公文末尾、发文机关下面，并稍向右错开。
7. 抄报、抄送
抄报、抄送单位是指协助承办或需要了解公文内容的有关单位。上行文列为抄报，平行、下行文列为抄送。为了提高工作效率，节省人力、物力，必须避免滥抄滥报，但也要防止漏抄漏报，以免工作脱节，影响协调。
抄报、抄送单位名称列于公文末页下端。为了整齐美观，文尾的报、送单位，印刷单位，印发时间，一般均用两条线段隔开，文件份数印在最后。
8. 文件版头
正式公文一般都有统一规格，标明发文机关的专用版头。版头以套红大字印上“××××(机关名称)文件”，下加一条红线，中缀红五星。公布性文件，如公告等通常不用版头。
9. 公文附件
附属公文正文的材料叫公文附件。它是公文的补充说明或参考材料，是公文的重要组成部分，但并非每份公文都有附件。
公文附件应在正文之后，发文机关之前注明附件名称全称和件数，不可略写成“附件如文”或“附件×件”。
10. 机密等级
公文内容涉及国家机密时，应根据机密程度，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。划分机密等级力求准确，宽了，造成失 密，严了，妨碍工作开展。
密级的位置，通常放在公文标题左上方醒目位置。密级不同，公文递送方式也不同。
机密公文还要按份数编号，如“编号000××”或“No.000××”，印在文件版头左上方，以便查对，清退。
11. 缓急程度
缓急程度是公文送达和办理时限的要求，有“急件”、“紧急”、“特急”三种。标明缓急程度是为了引起特别注意，保证公文时效和紧急工作的及时处理。
缓急程度的书写位置没统一要求，为了醒目，常写在标题或编号的左侧或放在版头的右上角。有时缓急程度不单独标出，而是放在标题中的公文种类前面，如“国务院关于控制各单位上年结余存款的紧急通知”。
12. 阅读范围
上级机关对下级发文，根据工作需要和机密程度，有些公文还要注明发送和阅读范围。阅读范围通常写在发文日期之下，抄报、抄送单位之上偏左的位置，并加括号，如“(此件发至县、团级)”。
行政性、事务性的非机密公文，向上级机关的报请性公文都不必规定阅读范围。