当我们积累了新的体会时,写心得体会是一个不错的选择,如此可以一直更新迭代自己的想法。相信许多人会觉得心得体会很难写吧,为大家精心整理了合规工作报告【精选5篇】,如果能帮助到您,小编的一切努力都是值得的。
有这样一则笑话:一个人和他的女朋友逛街,看到红灯便闯了过去。女朋友说,你连红灯都敢闯,什么违法的事不敢做,就跟他分手了。他又结识了一个女友,逛街时,看见了红灯,便老老实实地等,女友不高兴了,说你连红灯都不敢闯,还能干什么事?
这虽是一则笑话,却道出了一个事实,就是一些人对法律、规则的漠视。事实上,在我们的身边,规则意识缺失的现象随处可见。小到闯红灯、轧黄线、随地吐痰、乱丢垃圾,大到随意违约、坑蒙拐骗、违法乱纪。对这些现象,有的人似乎已是习以为常、司空见惯。殊不知,个人意志高于社会规则,个体行为凌驾于制度约束之上,这是一件非常可怕的事情。
没有规矩,不成方圆。法律和行业规则是社会运行、企业发展的基石,是社会有序运转、企业健康发展、人与人和-谐共处的基本元素。合规是银行职业者的生命线。我们可以设想一下,如果法律富有弹性,形同虚设,社会必定混乱无序;如果规则可以灵活掌握,随意调整,人人不择手段,以实现一已私欲为目的,企业又会变成什么样子?
远的不说,从近年来,邮政储蓄所发生的资金案件,在社会上造成不良的影响,银行管理遭到质疑,员工法纪意识、道德水准遭到否定。究其原因来讲非常简单,十案十违章,有章不循,违章操作是发生案件的最主要原因。
关键词:工商银行;综合经营;合规治理
一、综合经营条件下强化合规的可行性
综合经营作为银行、证券、保险和信托可以跨行业经营的一种金融制度,其实质是在风险可控的前提下,通过经营多领域金融业务,得以实现现代商业银行资本节约、收入多元化和竞争差异化的目的和要求。随着金融改革深化,实现经营模式战略转型已成为股份制商业银行可持续发展的必然和现实。从国际银行业经验看,综合化经营不仅提高了服务效率,降低了经营成本,还有效地降低和分散了经营风险,并最终增加了盈利,国际金融业尤其是西方商业银行收入的50%以上来源于非利差收入。从国内金融业发展看,从1993年我国金融业正式实施行政性分业经营,至20__年银监会《商业银行设立基金治理公司试点治理办法》的出台,我国金融业经历了一个由分业向综合转变的过程。20__年10月,全国人大新修订的《中华人民共和国证券法》第六条从法律上为我国实行综合经营的金融控股公司预留了发展空间。工商银行经过20多年的发展,已成为国内最大的商业银行,在规模、机构网点、客户、品牌、技术等方面具有明显的竞争优势。尤其是近年来,工商银行紧紧围绕“资本充足、内控严密、运营安全、服务与效益良好的现代金融企业”的发展目标,通过发展非牌照类投资银行业务和跨市场的交叉销售,合资设立基金治理公司,境外投资银行机构,以及通过控股银行涉足保险业积累了一定的综合化经营的经验,综合化经营体系已具雏形。
在适应综合化经营,强化内部控制方面,工商银行在初步形成相对独立、垂直领导的稽核体制基础上,20__年10月,又根据建设现代金融企业的需要,改组了内部审计委员会。在原稽核监督局的基础上设立了内部审计局,在原跨区域设立的6家稽核专员办公室的基础上扩充组建了10家垂直治理的内部审计分局,内审工作的权威性和独立性有了更加完善的体制保障。同时,在全行系统重组成立了合规机构,内部控制和合规治理职能得到加强。“下管一级、监控两级”的治理体制不断完善,总行对一、二级分行资产质量、经营效益、综合成本、依法合规经营以及负责人履职等情况的综合监管能力增强,各一级分行对基层领导班子和治理人员的授权控制、考核评价和监督治理水平也有不同程度的提高。建立在两级监管体制基础上的对主要业务和机构的警告、限期整改和市场退出制度得到有效贯彻执行,对于规范各级机构的经营行为和增强全行的风险控制力发挥了重要作用。重组了风险治理委员会,借助国际闻名咨询公司设计了全面风险治理总体框架,实施了内部评级法工程建设,内部控制体系建设与国际接轨步伐日益加快。
20__年10月28日至20__年10月28日,工商银行经历了财务重组、引进战略投资者、实行股份制改造、公开发行上市、完善公司治理结构、建立现代金融企业制度等一系列向现代金融企业迈进的过程,为工商银行在今后一个较长的时期遵从国际惯例,严格按照巴塞尔新资本协议、《合规与银行内部合规部门》、人民银行《商业银行内部控制指引》、银监会《商业银行合规风险治理指引》等文件要求,建立完善现代商业银行内部控制机制,健全内部控制体系创造了良好的条件,并使工商银行适应综合化经营要求强化内部控制、提升合规水平在较短的时间内成为可能。
二、综合经营条件下强化合规的切入点
强化合规的内涵
合规是指使商业银行的经营活动与法律、规则和准则相一致。其内涵:一是强化制度约束。即商业银行在构建由股东大会、董事会、监事会、高级治理层组成的权责分明,有效制衡,规范科学的现代金融企业公司治理结构的基础上,各项经营活动置于严密有效的制度、规章、流程的约束之下。二是实现风险控制。即促使商业银行为实现资本充足率、总资产净回率、成本收入比、资本利润率、股本收益率、不良贷款率等经营目标,依靠各项制度、规章、流程,建立对信用风险、市场风险、操作风险、流动性风险有效进行事先防范、事中控制、事后监督与纠正的动态过程和机制。三是提高制度执行力。即商业银行各级治理者和员工强化内部控制意识,严格落实各项控制制度,确保内部控制体系有效运行。四是建立应急预案。即商业银行在业务创新、机构重组及新设等重大变化时,及时有效地评估和控制可能出现的风险。五是提升商业银行总资产净回率、资本利润率、股本收益率,商业银行各项经营活动实现价值最大化。
加强合规治理应协调处理好四大关系
1.正确处理好合规治理与决策层价值目标趋同的关系。现代商业银行经营目标决定了
决策层价值趋向,而银行内部合规治理必须紧紧围绕股东大会、董事会的价值趋向,严格遵循董事会审批的各项合规政策,协助高级治理层有效治理银行面临的合规风险,才能确保全行各项经营目标的顺利实现,促使银行价值实现最大化。
2.正确处理合规治理与业务经营协调发展的关系。按照巴塞尔银行监管委员会《合规与银行内部合规部门》规定,“合规部门应该积极主动地识别、书面说明和评估与银行经营活动相关的合规风险,包括新产品和新业务的开发,新业务方式的拓展,新客户关系的建立,或者这种客户关系的性质发生重大变化所产生的合规风险等。”合规治理部门这种积极主动地识别、书面说明和评估风险的过程,既是有效地防范风险和减少损失,创造间接价值的过程,也是促进银行各项业务依法合规稳健发展,增加直接价值的过程。
3.正确处理好合规治理与监管良性互动的关系。《中华人民共和国银行业监督治理法》明确规定,“银行业监管的目标是促进银行业的合法、稳健运行,维护公众对银行业的信心。”而合规治理的目的在于有效防范和控制“因未能遵循法律、监管规定、规则、自律性组织制定的有关准则,以及使用于银行自身业务活动的准则而可能遭受法律制裁和监管处罚、重大损失或声誉损失的风险,”所以加强合规治理与银行监管部门的有效监督方向一致、目标一致,两者实现良性互动,更会使银行增加客户的安全感,获得良好的社会信誉,树立良好的社会形象,提升自身市值和持续竞争力。
4.正确处理好合规治理与实现价值相互制衡的关系。实施合规治理既要与银行各项经营活动紧密结合,又要与银行内部公司治理相协调,更必须精心核算合规风险控制成本,核心就是要落实“三性”:一是有效性,即合规检查和治理要有效率;二是独立性,合规部门能够独立地、不受干扰地发现问题,调查问题,以确保合规风险治理的有效性;三是被审查性,合规部门履职情况要受到内部审计部门的定期检查。这样才能充分发挥合规治理部门主动合规、有效合规、科学合规、创新合规的作用,有效建立起一个合规治理与实现价值相互制衡营运机制,促进银行合规风险最小化、经营效益最大化的目标实现。
明确合规治理的重点
1.树立科学的合规工作理念。现代商业银行公司治理要求,其各项业务治理和运行必须置于严密的制度控制之下,而不是人为的控制之下。要实现这一目标,合规治理工作必须树立科学发展观,克服被动合规治理的思想,按照公司治理“分权、制衡、问责、透明”的原则,紧紧围绕全行公司治理和经营转型,立足完善内控机制、规范经营行为、防范操作风险,努力使各项制度规定覆盖所有经营治理和操作环节,使决策层和治理层的决策意图、治理目标及时有效地传导到全行每个岗位、每个环节,防止全行经营活动因发生内控疏漏而产生违规,确保决策层和治理层对全行整体治理的有效实施。
2.培育良好的合规文化。合规文化决定了商业银行的价值趋向和行为规范,要具体落实到全行员工的每项业务操作和经营行为中去。一是要确定并贯彻落实银行的职业道德规范和企业价值标准,明确员工的行为准则,包括银行明确鼓励和禁止的行为等。二是要改变规章制度的制定范式,自上而下、自下而上制定,同时加强规章制度的后评价,并根据组织结构和业务流程调整,及时修订和完善各项规章制度和业务操作规程。三是要严格有效地落实问责制,包括制定明确的岗位责任制,建立严格的问责制等。四是针对合规机制建设的要求改革和完善绩效考核机制,并将绩效考核机制作为培育合规文化的重要组成部分,充分体现银行业倡导合规和惩处违规的价值观念。
3.准确界定合规治理部门的定位。合规治理是商业银行一项核心的风险治理活动。合规治理部门作为全行的监督治理职能部门,直接对国有商业银行董事会和高级治理层负责,具有独立的向高级治理层和董事会直接告工作的义务,其人员配备、审计、培训、治理费用和绩效工资由董事会决定,在国有商业银行公司治理组织架构中具有较高和十分重要的地位。
4.科学确定合规治理工作的职能。合规治理部门应在合规负责人的治理下协助高级治理层有效识别和治理商业银行所面临的合规风险,其履行以下基本职责:一是持续关注法律、规则和准则的最新发展,准确把握法律、规则和准则对商业银行经营的影响,及时为高级治理层提供合规建议;二是制定并执行风险为本的合规治理计划,包括特定政策和程序的实施与评价、合规风险评估、合规性测试、合规培训与教育等;三是审核评价商业银行各项政策、程序和操作指南的合规性,组织、协调和督促各业务条线和内部控制部门对各项政策、程序和操作指南进行梳理和修订;四是协助相关培训和教育部门对员工进行合规培训,并成为员工咨询有关合规问题的内部联络部门;五是组织制定合规治理程序以及合规手册、员工行为准则等合规指南,为员工恰当执行法律、规则和准则提供指导;六是积极主动地识别和评估与商业银行经营活动相关的合规风险,包括为新产品和新业务的开发提供必要的合规性审核和测试;七是收集、筛选可能预示潜在合规问题的数据,建立合规风险监测指标;八是保持与监管机构日常的工作联系,跟踪和评估监管意见和监管要求的落实情况。
5.合理配置合规治理部门的人员组成。合规治理部门的人员涉及全行各个业务领域和治理部门,其人员由专职和特聘两部分组成。专职人员包括各级行专门从事合规治理的人员;特聘人员包括从全行各个业务部门聘任的兼职合规治理人员。专职和特聘合规治理人员承担着建立健全本行合规风险治理框架,治理、监督、纠正本行、本专业内部治理和业务操作合规性的责任和义务,并定期将自身职责范围的风险和控制状况向本行合规治理部进行告。
6.准确把握合规治理工作的切入点。第一,要积极发挥内控治理委员会秘书处的作用,组织开展合规宣传教育活动,确保合规治理渗透到全行各项业务过程和各个操作环节,并推动辖属各级行、各业务治理部门建立完善内控机制,提高内部控制治理水平。第二,认真开展合规审计工作。首先,加强对全行各项业务内控制度建设与执行的监督检查,通过制定非现场审计、常规审计、专项审计、离岗审计、责任审计、后续检查、内控综合评价等制度,建立完善科学的合规审计工作机制,提高合规审计的质量和效果。其次,建立健全非现场监督控制系统,通过即时非现场监测,及时发现和纠正业务部门经营活动偏离合规目标的行为。再次,加强对各项经营治理数据及信息系统的安全监督,及时排查疑点和薄弱环节,确定合规审计重点。最后,要与业务部门加强配合、协调、沟通和联系,对合规审计查出的问题及时进行反馈,并与专业部门配合,建立健全对重点岗位、基层机构负责人的监督制约机制。第三,促进业务治理部门定期梳理整合各项规章制度,避免新旧制度交叉而造成的执行矛盾和风险隐患,使制度在保证依法合规经营活动中发挥积极有效的作用。第四,健全违规操作问责规定。为遏制各类差错事故和案件发生,合规治理部门要按照精细化治理原则,建立严格的制度落实问责制,对于有制度、有要求而不执行的,要追究责任;对于有制度、不要求、不坚持的,要追究治
理者责任;对于该查未查或未查出的,要追究检查者责任;对于查出问题不按规定及时处理的,要追究处理者责任。第五,开展内控评价。通过定期或不定期对基层营业机构内部控制的严密性、制度执行的有效性、经营活动的合法性进行评价,及时发现存在的缺失和问题,有针对性地采取措施加以整改。第六,建立合规治理例会制度。合规治理部要定期对全行内部控制、合规经营、风险和控制状况进行综合分析,并定期召开由相关专业部门参加的合规治理例会,将全行内控治理、业务操作工作中存在的问题及时进行通,促进相关部门完善制度,规范治理,堵塞漏洞,防范风险。
7.建立合规风险治理长效机制。首先,要落实合规风险“三性”。一是有效性。即合规检查和治理要有效率;二是独立性,合规部门能够独立地、不受干扰地自己发现问题,调查问题,以确保合规风险治理的有效性;三是被审查性。合规部门履职情况要受到内部审计部门的定期检查。其次,建立违规举机制。各级行要为内部员工举违规、违法行为提供必要的渠道和途径,并建立有效的举保护机制。再次,要变以往“部门银行”为“流程银行”。为有效防止对客户服务内容单一、业务创新单一、监督检查内容单一、风险控制不全面,出了问题部门之间相互推诿扯皮,相互推卸责任等弊端,要按照业务线所经营的产品种类整合业务流程和治理制度,开展制度检查,要将每一个业务岗位涉及的方方面面都纳入检查范围,进而通过流程银行建设,从整体上提高服务水平和对合规性风险的掌控与驾驭能力。
8.理清合规治理部的告途径。合规治理部要建立定期向高级治理层和董事会直接告工作制度。应依据业务治理部门制度执行和检查情况告、专职和特聘合规治理人员的工作告、日常合规检查及即时非现场监测、内控评价,全面把握全行每项业务的运行细节,定期综合分析判定全行内部控制、合规经营、风险和控制状况,直接告高级治理层和董事会,进而确定全行风险控制的基调,客观地评价全行公司治理状况,对全行业务运行实施有效的监督控制。
9.加强信息沟通。为保证合规治理部门有效履行职责,各业务治理部门专业会议应邀请合规治理部门人员参加,专业部门制定的规章制度和治理办法要送合规治理部会签把关,各种业务表和检查告必须抄送合规治理部门,确保合规治理部门及时把握经营活动的相关资料。合规治理部门要加强与业务部门协调、沟通和联系,对综合分析判定发现的问题及时向被查行和专业部门进行双向反馈,促进查出的问题及时整改。
10.健全合规工作机制。一是要建立相应的合规操作程序和尽职标准,完善主动合规激励机制,有效控制合规治理成本,确保合规治理人员认真履行工作职责。二是要树立合规风险防范意识,密切跟踪银行适用的法律、规则和准则的最新发展,密切跟踪全行经营活动面l临的各类风险,建立完善合规风险识别、评估、监测机制,提升对合规风险识别防范能力。三是要树立合规治理服务意识,积极为业务部门和操作人员提供合规咨询与帮助。四是要建立内控培训定期评审机制,定期对全行合规文化建设进行研究和评估,及时纠正内控培训工作中碰到的问题。五是加强合规队伍建设。要将政治素质高、业务知识全面、具备一定从业经验、胜任合规工作要求的人才选配到合规部门,努力培养一支作风严谨、客观公正、实事求是、执法严格、清正廉洁的合规队伍。
参考文献:
关键词:商业银行;合规管理;管理建设
中图分类号:F830.49文献标识码:Adoi:10.3969/j.issn.1672-3309(x).2010.07.013文章编号:1672-3309(2010)07-0033-02
一、合规管理的内涵与意义
为保证金融机构正常运行,各国监管部门对商业银行设定各项法规,保证商业银行业稳健运行,进而保证全球经济平稳发展。合规管理作为一门独特的商业银行风险管理技术,如今已得到全球银行业的普遍认同和高度重视。2005年5月,巴塞尔银行监管委员会的《合规与银行合规部门》中规定,合规风险是指银行由于未能遵循法律法规、监管规定、自律性组织准则以及适用于银行自身业务活动的行为准则,而可能遭受法律制裁、监管处罚、重大财务损失和声誉损失的风险。合规法律、规则和准则应包括:立法机构和监管机构的基本法律、规则和准则;市场惯例;行业协会制定的行业规则;适用于银行职员的内部行为准则以及诚信和道德行为准则等。合规管理主要是对合规风险的管理,包括主动遵守现行的法律法规、市场准则、行业守则等制度性文件的规定,也包括主动跟踪政策动向、制度规范的发展,适时调整内部的规章制度和经营策略,建立和完善内控制度和措施,减少、避免声誉损失和经济损失。商业银行经营管理活动纳入依法合规的轨道,既是商业银行生存发展的基本前提,也是商业银行持续稳健经营的关键所在,更是银行业市场持续健康发展的必然要求。合规管理是应对全面监管要求的重要保证,是商业银行全面风险管理体系的重要组成部分,是实现商业银行自身健康发展的内在需求。为了保证商业银行资产的安全,创造良好的经营效益,加强合规操作风险管理是当前商业银行业风险管理的重中之重。
二、商业银行合规管理的现有缺陷
第一,不能辩证看待业务发展与合规经营的关系。相当多的商业银行业务人员面对激烈的市场竞争,有时想依靠“闯一下红灯”,打一些“球”,来赢得市场和客户,认为合规风险管理是合规风险管理部门的事情,对业务发展只能起约束作用。合规风险管理人员也只片面强调严格按照上级行或监管部门的要求去做,使商业银行全体工作人员对合规的重要性缺乏足够认识,对合规操作目的及“合规创造价值”理念宣传不够,没有形成企业合规管理文化。片面的绩效考核机制和不健全的激励约束机制,使守规与违规不能得到相应的奖励和惩罚,在经营过程中常常为了业绩和短期利益而放弃制度约束。
第二,商业银行都以客户为中心,竞争体现在服务上。随着经济机制的不断变革,客户需求也不断革新,因此服务体现在不断地进行金融创新以满足客户的新需求。金融要创新并要合规经营,就必须有高效率的合规流程建造体系。但目前国内商业银行的业务流程还存在重大弊端,仍是“部门银行”,而非“流程银行”,大量的制度和职责散落在各部门,未按产品和客户分类串联起来,导致针对客户需求的服务、创新和风险防范等受到人为限制,出了问题部门间相互推卸责任,没有高效率的合规流程建造体系,各部门之间协作机制不健全,难以跟上业务发展的需要。而且,没有良好的更新合规体系的体制,以满足商业银行终端服务机构了解最新的合规制度的变化,以最快的速度更新合规体系为客户服务。
第三,商业银行的每项业务都需要通过人员来运作,要合规经营,就离不开胜任各岗位的人才。目前,商业银行业务和合规管理普遍存在复合型人才缺乏的情况,若只懂业务但对法规和规则认识不深的人员在一线业务岗位工作,则很难保证商业银行的合规经营;若只懂合规管理但对业务不是十分了解的合规人员,在进行合规管理过程中就不能很好地服务于业务部门,促进业务在合规前提下不断发展。
第四,再好的制度如果没有可靠的落实,再好的合规体系文件建设若无相应的监督机制,就只能流于形式,因此必须赋予好的监督机制。现在有章不循、“知其不可却为之”的现象比比皆是,在商业银行的日常运作过程中,违规往往会导致业务经营中出现漏洞与隐患。事前决策和事中执行的合规抓得紧,而事中监督和事后反馈环节的合规力度相对较弱;侧重预先的风险防范,但对于合规绩效考核、合规问责制度、诚信举报制度等需要持续改进的后续制度建设体系相对弱化甚至不完整,合规管理的长效机制建设工作有待深化。
三、合规风险的防范思路
第一,营造以职业操守为基础的合规文化,树立合规经营的企业战略,建立合理的奖惩激励约束机制,促进合规。实现自上而下、高度重视稳健经营意识培养的机制,将合规文化的理念融入商业银行的日常经营管理和决策中,确认合规成为商业银行所有员工的共同责任,将岗位制约和自律的要求尽可能转化为全行员工经常性的自觉行为。绩效考核应体现倡导合规和惩处违规的价值观念,建立有效的合规问责制度。董事会和高管层对银行合规经营负有最终责任,业务部门对合规风险负有直接责任,每位员工对其业务活动的合规性负责,合规部门承担合规管理责任。严格对违规行为的责任认定与追究,并采取有效的纠正措施,及时改进经营管理流程,促使检讨业务和操作流程,强化制度的约束力和控制力。
第二,健全合规管理的长效机制。制定完善的可供各个岗位人员使用的业务政策、行为手册和操作程序。岗位设立应科学合理且互相制约,建立和实施定期轮岗轮调和强制性休假制度,从制度层面减少风险发生的可能性。在岗位流程设立的基础上,建立科学规范的授权机制,设定各层管理职责。在此基础上,建立起对合规风险有效的识别、评估、监测和报告机制,形成从下而上的合规监督报告体系。根据监督报告分析结果,落实激励约束,实施有奖有罚,鼓励合规守法行为,抑制违规违章行为,严惩违法乱纪行为,进一步有效防止违规风险和损失的发生。
第三,建立及时有效的合规体系更新机制,设立不断修订与完善合规体系的方式,在源头上解决合规风险管理的制度基础,使银行内部规章制度与执行环节有效衔接,从合规管理中要效益。商业银行合规管理人员应正确理解法律、规则和准则的规定及精神,准确把握法律、规则和准则对商业银行经营的影响,及时为高级管理层提供合规建议和在新形势下的业务机会。积极主动地识别和评估与商业银行经营活动相关的合规风险,并为业务部门的业务发展或产品创新等提供合规支持,以真正体现合规部门的价值,为新产品和新业务的开发提供必要的合规性审核和测试。识别和评估新业务方式的拓展、新客户关系的建立以及客户关系的性质发生重大变化等所产生的合规风险。
Abstract: Comprehensive management is disorderly and unsystematic, and the standardized management can change the disorder into the order, change the messy into the systematic, and change the fragmented into the whole. To rationalize the integrated services, develop a sound system, standardize the management process, and form an effective corporate culture is the important way to improve work efficiency and strive for performance excellence.
关键词: 规范化;综合;管理
Key words: standardization;comprehensive;management
中图分类号:F272 文献标识码:A 文章编号:1006-4311(2013)05-0119-02
0 引言
“采玉者破石拔玉,选士者弃恶取善”,善于摘选,学会优化是综合管理员工把平凡的工作做到卓越的重要能力。综合科业务总体来看可以用五个字概括:“杂”、“繁”、“活”、“随”、“全”。“杂”指工作内容多事务性,多对口部门,涉及各个部门五花八门;“繁”指工作任务繁重,许多工作(如总结、计划等)都必须由综合口汇总把关,肩负责任重大;“活”指工作对象灵活多变,各级要求多样,有些工作可做、可不做,有些工作可以敷衍交差,也可以创新卓越;“随”指工作时间随机,对口部门出的新思路、新任务,都必须在第一时间迎难而上;“全”指工作性质承上启下,起桥梁作用,同时综合科工作业绩优劣映射中心整体管理水平高低。
如何在当前形势下做到综合业务管理形散而神不散、杂而有规呢?规范化管理是关键,规范化管理变无序为有序、变杂乱为系统、变零散为整体。让我们的工作日常化、规范化是减少随机、突击事件带来工作压力的重要手段。
规范化管理必须具备四个特征:①系统的思考:贯彻整体统一、普遍联系、发展变化、相互制衡、和谐有序、中正有矩六大观念。②员工的参与:让每一个员工都参与到游戏规则的制定过程中来,以保证其理解、认同和支持。③体系的完整:有完整的思想理论,对企业管理的方法和技术进行整合和协调。④制度的健全:有能构成企业组织运行游戏规则,健全组织成员行为激励诱导机制的管理制度。
1 分门别类、化繁为简;集中精力,精益求精
综合科就像中心的“桥梁”,既要上情下达,又要下情上呈,综合业务上行传达、完成各级领导指示及各处室的工作安排;下行主要为单位各部门及个人;平行与各招商单位沟通、协商谈判。经粗略归纳综合科业务类型主要分为行政管理、党政管理、人事管理、后勤管理、安全管理、计划统计等六大模块,36项常规工作及一部分随机工作。如何摆脱多头领导,多对口管理庞杂、纷乱的工作局面呢?综合管理者需要学会石中拨玉、去繁就简、避虚就实、先紧后松。我想综合管理的重点在于先“理”而后“管”,即:先把工作分类别整理、整顿,理清出业务的轻重缓急,那些事属于常规、那些事属于偶然,然后再来有的放矢、分类而管,集中精力在最重要的事情,用有限的时间、精力来高效地完成各项工作。
1.1 给工作排序 按照工作的轻重缓急程度分为四个层次:①重要而且紧迫的事情。这类事情需要优先去做,合理高效地解决能够保证其他业务顺利进行;②重要但不紧迫的事情。这类事情需要具备更多的主动性、积极性和自觉性,帮助业绩优异化;③紧迫但不重要的事情。依据事情的紧迫程度和时间空余合理安排完成标准,时间多则精细化提升管理形象,时间紧张则常规处理;④不紧迫不重要的事情。可以放置在工作之余,用来提升自己工作处理能力。
1.2 简化问题 简化问题是简化工作的一个重要环节,接受任务先思考,问三个问题:“我曾经做过没有?”“与我手头工作有哪些关联?”“可以用什么简便方案来执行?”找到问题切入点再快速解决问题,有效提高工作效率。
1.3 细节管理 “千里之堤毁于蚁穴”细节决定你所做的工作是否长期有效稳定成长为业绩,所以做好细节管理是让你能够快速及时找到要用的资料和工具。例一及时整理文件夹(包括电子的)和清理办公环境,做到“物有其位”、标识清晰准确。例二合理利用记事本、备忘录,及时归类整理一日、一周、一月工作情况,做到每一项工作在时限完成,不遗漏、不慌乱。
1.4 避免冗繁 冗繁是效率大忌,用最简便、最有效的方法处理问题是高效前提。因此,汇报工作简单明了、直切主题,避免装饰修辞扰乱视听;制度规范注重可操作行、执行力,让员工明确控制自己的办公行为,自觉按规范执行;流程设计简练、实用,行一遍即可以指导他人行为。
1.5 突出重点 理清工作重点,放重要精力攻克重要工作,力求精益求精,特别是首次任务更要全心做到卓越,为以后同类工作提供范本和思路,利用这些工作全面提高自身素质,优化工作,创品牌绩效、口碑效益,取得事半功倍之效。
2 做个会利用时间的“巧媳妇”
达尔文说:“完成工作的方法是爱惜每一分钟”,时间是有限的,而同一时间的产出却可能是无限的。想要提高工作效率首先就要学会管理时间。我们把可控环节规范化、常规化,节约问题处理的周转、思维时间;把可预计的工作提前计划、规划,提高工作效率和任务质量;把意外的工作条理化、归类化,参照规范模式,避免失误与遗漏。
2.1 学会时间集中化和分散化技术 提高实效的时间管理方法要根据事件特点决定聚焦时间还是分化时间,任务类似、思维顺势的活动任务安排在同一个集中时间点来完成,可以节约来回跑趟的时间和思维转换的时间;而另一类大型任务,在一个时间整点内完成很困难,也不符合综合业务特点,因此分散时间,在某个集中时间点完成相应的工作部分。
2.2 为自己预留时间空白 不能把时间安排的很满、很紧张,特别是领导交办的任务一定要预留时间用来修正和改进工作结果,否则你会产生疲于奔命的感觉,为完成工作不停地加班,这些都会造成压力和紧张感,从而影响身心健康。以办公用品发放为例,对2011年度办公用品的发放记录做了个简单统计,得出二个较明显趋势:一是中心科所领取频次高于各保险事务所;二是人数多的科所领取频次高于人数少的科所。简单归因领取频次取决于领取物品的方便程度和远近度。以平均每月20个工作日,一年240个工作日计算,平均每天至少需要3次发放办公用品,从综合科办公室到库房以极速完成发放一次20分钟计算,那么发放人员每天至少需要1个小时时间来做日常办公用品的发放,一个月则需要20个小时来做这项工作。从发放记录领取项目分析,办公文具的领取频次远远高于其他用品,一方面是文具属于易消耗品,另一方面分析领取人签字可以看出,文具领取基本呈现出单人服务趋势,即:个人领取个人所需(这一特点在中心科室较为明显)。如果我们改变这种随机的发放模式,采用计划配给统一发放模式将会大大减少发放用时,节约时间成本。例如:各科、所填写计划用量表,发放员依据表单每月定时统一发放一次办公用品,如果采用这种模式,发放员利用闲余时间按照表单计划先配给好各科、所所需办公用品,集中时间各科、所统一领取,估计领取时间不会超过2个小时,那么每个月将节约18个小时来完成其他工作项目。
2.3 计划会让工作事半功倍 时间管理是提高一个人工作效率最有效的武器。一个人工作是否有效率,是否能圆满完成任务,很大程度取决于是否能合理计划和利用自己的时间,在最少的时间做好最多的事。有计划的工作,有目的的分配时间是事半功倍的有效手段。计划是变被动执行为主动出击,如何才能在纷繁的综合事务中提前计划好自己的工作呢?任何岗位都需要不断归纳总结工作中事件发生的时间、地点、部门以及相关活动,找到领导安排工作的规律,这样就可以做到提前预知、提前准备。综合工作计划可以分为年计划、月计划、周计划。大事件依据油田公司、矿服总体目标以及重大节日庆典活动等,把大事件细化在每一个月中,按计划表提示领导或挑自己空闲的时间来执行、实施。计划实施过程要不断反馈、记录事件进展、问题等,遇到受阻或时间冲突则推延或取消,但要有解释和后期建议(如是否以其他形式开展或者选择其他时间等)。小事件、领导临时安排工作则需要找空余时间,插空办理。这样不至于大事小情同时袭来而手忙脚乱、临阵应付。如此而来,在没有突击事件时,可以集中精力做好计划内事情,把工作做到完美、卓越,成为一年工作的亮点。
3 规范化综合管理细节,提高工作效率
管理有三个层次,一是规范化,二是精细化,三是个性化。它是建立在常规管理的基础上,并将常规管理引向深入的关键一步。规范化管理实施过程中的一个关键要追求效率和效益。综合管理规范化、常规化要求使管理体制系统化、常态化、流程化、标准化、专业化、数据化、表单化、信息化,把琐碎的综合业务变成一个个模板,为后面的工作提供便捷的工作思路和操作范本。细化管理规范就是要求把每一项工作都抓细、量化,有利于落实到行动中。综合业务庞杂繁琐,需要用细心、恒心把每一项工作归类细化并标准化,可以节约人力成本和时间成本,更高效地完成各项工作。
3.1 对应于圆满地做好工作的标准条件和资源条件,是组织架构设计管理的规范化。这也就是通过明确地确定每一个岗位角色所要承担工作的内容、质量要求,以及所能支配的资源,使之按照既定要求和标准,对所授予获得支配、使用权的资源的配置方式进行选择,行使决策权力,并承担相应决策的责任。将管理责任具体化、明确化,要求每一个管理者都要到位、尽职。
3.2 对应于圆满地做好工作的方法程序条件,是业务流程管理的规范化。流程管理的最大好处在于系统分析了企业运行的所有事务工作,对企业各项工作之间的相互衔接做出了非常具体的界定,让管理者不再茫然无序,让员工不再不知所措。事件流程化、标准化不仅可以让主持操作事件人员更快的进入事件发展流程,还可以让事件应对人员很快的接受事件规范并做好准备。减少事件进程中解释、重复、纠错的成本。
3.3 对应于零碎的管理体系,是企业文化建设管理的规范化。“习惯成自然”,把高效而又标准的作业方式变成工作习惯,即通过自主进行企业文化模式的选择和设计、构建,创造一个认同的企业文化,以推动和促进企业稳定发展,员工自觉维护、自主成长。
管理无小事,细节决定成败。综合工作随机性强,主控力差,然而我们坚守“甘于平凡,拒绝平庸;积极心态,朴素做事;立足岗位,创造卓越”,把每一件小事做到细致入微,把每一次服务做到周到贴心。通过我们不断地努力、创新、改进,让综合工作如常青之树,春生秋实,年年有新意,日日展新颜。
参考文献:
[1]张浩。新编办公室事务管理执行标准。蓝天出版社,2008,1.
[2]张学民。没有平凡的岗位,只有平庸的员工。石油工业出版社,2009,1.
[3]吕晓滨,孟丹。要有一颗进取心[M].内蒙古人民出版社,2009,10.
一、政策层面:对企业单位年度财务会计报告的监管正在进一步加强
按照中央的部署,所有国有企业在《企业会计制度》后,将用3年左右的时间于2005年完成执行《企业会计制度》的工作。为此,国资委在成立后不久,即与财政部联合了《关于做好执行<企业会计制度>工作的通知》,要求其所管辖的189家大型国有中央企业加强财务会计管理,提高会计信息质量。随后,为了保证《企业会计制度》的贯彻落实,国资委发文要求这些企业做好清产核资、摸清家底的工作。具体安排是:(1)对于2002年前已申请执行或已执行《企业会计制度》的有关中央企业,按照财政部规定的有关工作要求,只需做好有关资金核实工作,直接向国资委申报资产损失处理,可不再组织清产核资工作。(2)对于申请2003年执行《企业会计制度》的中央企业,清产核资主体工作时间为2003年9一12月,资产清查时间点为2002年12月31日,全部工作于2004年3月底结束。(3)对于申请在2004年或2005年执行《企业会计制度》的中央企业,清产核资主体工作时间为2004年1~6月,资产清查时间点为2003年12月31日,全部工作于2004年10月底结束。
由于2003年仍然处于向全面执行《企业会计制度》的过渡时期,所以,国资委于年末发出通知,就如何做好2003年度中央企业财务决算的工作作了部署,要求各企业在进行财产清查、债权债务确认和资产质量核实的基础上,组织好企业总部及所属子企业财务决算编制和报表合并工作。按照国资委的部署:(1)各企业要在2003年度财务决算编制工作中,结合企业清产核资工作,认真清理以前年度的潜亏挂账,如实反映历史遗留问题,经审批后合理消化和处理,并认真总结经验和查找原因;(2)企业在2003年度财务决算编制中严禁出现新的潜亏挂账;(3)所有境内外各级子企业(含全资、控股)、分支机构都应纳入年度财务决算编制范围;(4)企业所属经营性事业单位,应按规定执行统一的企业会计制度,尚未执行企业会计制度的所属事业单位,应将资产和财务数据并入企业财务决算报表中;(5)企业所属基建工程项目要与企业财务并账,尚未并账的应将基建项目的相关财务决算内容一并纳入企业年度财务决算报表中;(6)除特别规定外,年度财务决算应当经过注册会计师的审计。
毫无疑问,上述举措,一方面表明2003年年度财务会计报告的编制要求、标准等将大大提高,会计信息质量将可望得到进一步提升;另一方面也表明随着国有企业改革的深入和政府职能的转换,财务会计报告正日益成为政府有关部门和出资者获取企业有关财务信息,籍以评价企业绩效、实施监管的重要手段。除了企业财务会计报告的要求外,我国政府和非营利组织会计改革亦正在进行中,有关法规对于政府和非营利组织提供年度财务会计报告及其信息的透明度也正在提出更高的要求。如今年已经生效的《民办教育促进法》、即将出台的《基金会管理条例》和《非营利组织会计制度》等,均对民办教育机构、基金会以及其他有关非营利组织要求提供年度财务会计报告作出了严格要求,从而会对相关机构、组织编制年度财务会计报告产生较大影响。
二、技术层面:提高年度财务会计报告的编制质量
按照我国会计法和《企业财务会计报告条例》的规定,企业编制的财务会计报告应当保证真实、完整。这就意味着任何企业在编制年度财务会计报告时,至少应当在年度财务会计报告中提供会计报表、会计报表附注和财务情况说明书。其中,会计报表至少应当包括资产负债表、利润表、现金流量表及相关附表。从技术层面上来讲,提高年度财务会计报告编报质量至少应当从以下几个方面努力: