档案管理制度（通用22篇）
根据有关档案管理的规定，特拟定以下校务公开档案管理制度：
一、立卷归档制度
1、按学院校务公开细则公示的，有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的记载材料，都属于立卷归档范围。
2、归档要求，凡已公开的记载材料，部门移交时须进行整理、分类、立目、装订后移交。
3、归档时间，通过公示后的记载材料，各部门须在结束后十五天之内整理后提交存档。
二、档案保管制度
1、校务公开档案库以部门为单元，分类保管。
2、加强档案库的防火、防盗、防虫的安全工作。
3、不断改善保管条件，提高保管水平。
三、档案利用制度
1、保管人员必须熟悉其档案范围及主要内容，为相关上级部门和学院部门的查询提供服务。
2、查阅必须办理登记手续，未经同意，不得翻拍摄影，不得复印。
3、借出必须办理审批手续，不得遗失。
4、校务公开范围仅限于学校内部，外部人员查阅借阅时，须遵循《国家安全法》及相关保密规定办理。
四、档案管理人员实行工作责任制
1、档案管理人员要忠于职守，熟悉业务。
2、档案管理人员要按相关制度提出管理措施，要对部门档案立卷归档提供指导。
3、档案管理人员在整理保护和提供利用方面作出成绩的，校务公开领导小组予以奖励。
第一条为进一步加强本局档案管理工作，全面提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》和国家档案局《机关档案工作业务建设规范》、《会计档案管理办法》等有关规定，特制定本制度。
第一章档案人员岗位职责
第二条档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。
第三条严格执行档案工作各项制度，加强档案的日常管理和保护、利用工作。
第四条对本局各部门的档案工作进行业务指导。
第五条维护本局档案的完整与安全，对违反《档案法》和违反制度的行为予以制止，直至拒绝提供利用，并提出处理意见，报本机关领导批准后执行。
第六条机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后才能离开岗位。
第二章档案归档制度
第七条凡是本局在各项活动中形成的，具有备考价值的文书、图表、声像、电子信息等各种门类的有价值的材料及外出参观学习、考察和参加各种会议带回的文件材料，均属归档范围。
第八条归档立卷的文件资料及每份材料的页数均应齐全、完整。
第九条归档的文件必须做到问题单一、类型鲜明、年代不混、保管期准确。
第十条会计档案归档必须编制移交目录，交接双方按移交目录清点后签字。
第三章档案保管制度
第十一条档案库房实行专人负责管理，库房钥匙应妥善保管。
第十二条要定时做好库房内温湿度记录，库房温度保持14—240c之间，湿度保持在50—65%之间。
第十三条库房内有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施，档案库房内不得堆放杂物。
第十四条综合档案室应建立全宗卷，积累和存储本局案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。
第十五条定期组织人员对档案保管状况进行全面检查。对破损褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。
第四章档案保密制度
第十六条严格遵守党和国家的有关保密制度，查阅、借阅遵守单位的保密制度，确保档案的安全，严防丢失或泄密。
第十七条查阅档案，原则上在阅档室。如有特殊情况确需借阅的，须经分管领导批准同意，并办理借阅手续，按期收回。
第十八条档案人员不得泄露档案内容，借阅档案人员在借阅期间对档案要妥善保管，不得转借和擅自复制。
第十九条外单位来本局查阅档案时，须凭单位介绍信、工作证或身份证，经有关领导批准后方可调阅。
第二十条机密文件只能查阅，一律不得外借和复制。
第五章档案利用制度
第二十一条利用档案必须爱护档案材料，严禁在案卷上圈点、勾划、裁剪等，确保档案的完好，如需摘抄复制，须经档案人员审核，确认无误后加盖证明章方能有效。
第二十二条档案借阅期限一般不超过一个星期，如果需要延期，应办理续借手续。
第二十三条档案归还时，档案人员必须检查案卷有否缺损，如果发现有损坏案卷现象，按有关规定予以处理。
第二十四条任何人不得把档案占为已有。
第二十五条对不遵守档案利用制度的借阅人员，档案人员有权拒绝提供利用。
第二十六条利用档案必须填写利用效果登记表，写明利用目的和效果。
第六章档案安全制度
第二十七条本局档案工作实行统一领导、集中管理的原则，维护档案的完整、准确与安全。
第二十八条对本局规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向综合档案室移交，集中管理，任何人不得将档案据为已有，也不得擅自销毁。
第二十九条综合档案室保管的档案是现行档案，主要供本系统及有关单位使用，不属于开放范围，对外提供利用需严格按照本制度第四、五章执行。
第三十条综合档案室做到办公、阅览、库房三分开。
第三十一条库房内设密集架，配备空调、消防器材等设备，积极做好“八防”工作，杜绝事故隐患。
第三十二条工作人员离开档案室时应切断电源，关好门窗。
第七章档案统计、鉴定、移交和销毁制度
第三十三条凡按规定接收进库的档案、资料都必须及时登记入册，以作统计入库数据。
第三十四条建立档案、资料、设备等实物统计台帐，做到记录正确，帐物相符。
第三十五条在各科室档案进档案室前，要对准备移交的档案进行鉴定、审查，对保管期限、密级确定不准的案卷提出升降意见。
第三十六条对本局各科室收集的零散文件材料进行整理鉴定，剔除无保存价值的材料，确保档案的质量。
第三十七条销毁文件必须慎重，对鉴定中剔除的文件要暂存一段时间，确实没有必要保存时，才予销毁。
第三十八条凡需销毁的文件，要编造清册，写出书面报告，说明销毁理由，经本局领导审查后才能销毁，销毁文件时由两人监督，并在销毁上注明销毁日期、地点，销毁人要签名、盖章。
第八章会计档案管理办法
第三十九条会计档案是指本局各部门在工作中直接形成的会计凭证、会计帐册和会计报表等会计核算材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和凭证。
第四十条会计档案是本局的重要档案之一，应由机关综合档案室集中统一管理。
第四十一条本局各部门应指定专人收集、整理会计档案，把归档工作列入本部门的职责范围，明确专人负责。
第四十二条会计档案当年立卷，由所属部门保管一年后，向综合档案室移交。
第四十三条档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，不得自行拆封，对个别需要拆封重新整理的，应当由原所属部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
第四十四条档案室对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管，存放有序、查找方便。同时严格执行安全和保密制度。
第四十五条档案室对保存的会计档案应为本单位积极提供利用，向外单位提供利用时，档案原件原则上不得借出。如有特殊需要，须报单位领导批准，但不得拆散原卷册，并限期归还。
第四十六条会计档案保管期满，需要销毁时，由档案室提出销毁意见，会同档案所属部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，经本局领导批准后销毁。
第四十七条在销毁会计档案时，应由档案人员和所属部门共同派人监督，监销人在销毁会计档案时严格把关，并认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章。
1、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。
2、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，务必坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。
3、档案鉴定，务必按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。
4、档案鉴定工作，务必有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。
5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，务必按照规定的程序，办好鉴定手续。
6、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员务必严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。
一、目的
护理部有关信息的储存为护理临床、教育、法律提供依据，以便有计划地、系统地进行护理管理，达到优化管理的`效果，逐步达到计算机管理。
二、要求
档案分类
（一）按年度分类：即按文件的形成时间及处理日期所属的年度分类。
（二）按文件内容分类：护理档案根据工作的范围和性质分为三部分：护理行政工作档案，护理业务工作档案，护理人员业务技术档案。
（三）护理行政工作档案
1、护理管理制度、护理人员职责。
2、各类文件：上级下达文件及护理部的有关文件。
3、各种会议记录及查房记录：护理部会议及护士长例会记录，护理行政查房记录，夜查房记录。
5、护理部年度计划、总结，季度工作重点、小结评价。
（四）护理业务工作档案
1、各级护理人员培训档案：护士外出学习、进修时间、内容、收获、评语等。
2、护理质量控制资料：质量管理委员会会议记录，全院护理查房、随机检查资料及汇总统计表和每月检查记录。
3、护理缺陷报告及鉴定处理档案：护理过失登记。
4、教学档案：在职教育规划，各级护理人员培养计划。
5、护理科研情况：论文撰写、立项课题、科研成果等。
6、护理活动记录：包括技术竞赛、知识竞赛、纪念“512”国际护士节情况、全院各级护理人员理论考试、技术操作考试情况。
7、护士长工作月报情况：包括护士长手册、每月工作量、科室查房、讲座等。
8、业务学习情况：包括教学的主讲人、时间、地点、内容、参加人数、效果评价。
（五）护理人员业务技术档案即分级管理档案
一般指个人基本情况、职称晋升、进修、学历、奖励、考核成绩等。
1目的
为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。
2范围
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责
各过程管理部门职责：
负责确定所管理的过程的文件需求。
负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
负责过程管理文件的组织编制。
负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。
负责文件更改内容等。
生产部职责：
负责管理手册的编制。
负责体系的认证和日常维护管理工作。
各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容
确定文件种类
为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准;上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。
综合管理体系文件
a.方针、目标和指标;
b.实现方针、目标和指标的策划;
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
资料和记录
相关的资料包括但不限于：
a.各类分析/评价/统计数据;
b.特种设备及其附件的安全技术监察资料;c.建设项目可行性研究报告、HSE预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见;
d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录; e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告;
f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南; g.危化品应建立一栏三卡
h.设施的'设计、运行技术资料;
i.供应商和承包商档案;
j.作业许可证等;
k.其他资料。
提出文件的编制和修改需求
公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。
过程负责人确定所管理的过程的文件需求。指定编写人
如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。管理手册由生产部负责编制;部门各过程管理类文件由过程负责人负责组织编制;
进行编写
按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：
a.目的：明确编制本文件要达到的目的
b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围
c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇
d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录
i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图文件的编号按如下要求：
记录编号
文件层别号
文件类别
公司代号jP
其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03等;
文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。
例子：
文件编号：jP-AQ-0201《法律法规标准规范管理程序》表格编号：编号jPL-AQ-0201/01，其中01表示对应程序的第一张记录。
所有文件必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。
评审和审批
文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交
相关部门主管审阅会签，并由文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字;如果不同意将文件返回文件编写人，待修改完毕后再批准。
文件审批权限。
a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。b.过程管理文件由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。
c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。
发放控制
生产部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。
各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。
各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。
使用控制
生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态;每季度备份一次电子版文件。
管理体系相关的文件必须妥善保存;各部门负责保管本部门相关文件;不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
文件更新
文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案后。同时更新《文件控制清单》，生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。
当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出
文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。
安全记录管理
建立记录清单
安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。安全记录的使用
按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。收集
定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。
储存、保护
记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。
保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。处置
记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。
5相关文件
无
6相关记录
AQ-0202/01文件控制清单
AQ-0202/02文件发放、回收记录AQ-0202/03文件更改通知单AQ-0202/04安全记录台帐AQ-0202/05评审记录档案管理制度范文二：
为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：
1.档案管理的范围
本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。
2.档案的管理部门
公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。
接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。
3.档案的分类
在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类：行政管理、人事管理、财会档案、生产经营管理、技术质量安全管理、基建档案、外来文件、声像档案、实物档案、其他档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。
实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。
4.归档要求
归档的文件材料要完整、系统、准确。
归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。
存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。
档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚，字迹工整、清晰，装订整齐。
档案盒内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。
文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。
归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。
5.档案的查阅和借阅
查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。
查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。
原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：
借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找;
按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，网，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅;
要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人;所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写;借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚;
档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任;
调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
6.档案的移交
档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。
7.档案的保管
要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制;对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。
档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。
8.档案的销毁
公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁
管理制度
1.为规范机关及项目部文印管理，提高文印质量，根据有关规定，结合实际，制定本制度。
2.文印工作必须坚持“统一管理，分级负责”的原则，公司综合事务部为本公司文印管理职能部门，主管公司处理工作，各部、室、项目办及各项目部负责本部室各自的处理工作。
3.公司必须由公司综合事务部统一收发、分办、传递、督办、缮印、用印、立卷、归档和销毁。
4.公司行文程序规定如下：
根据文件性质和内容，由相关职能部门承办拟稿，部门负责人核稿签字，如多部门联合行文，必须由联合行文的部门会签后送公司综合事务部审稿。属行政序列文件须经行政领导签发，公司综合事务部统一编排字号和登记后，并打印出来。相关职能部门原拟稿人校对后，再缮印、用印和封发，文件底稿加盖公章后由档案室存档。
5.各类的拟稿、修改和签字必须使用钢笔，不准使用元珠笔和铅笔。经修改后的底稿，如果稿面较乱，必须由拟稿人或承办部门清稿后交付签发和打印。
6.上行文的呈办，下行文的执行、检查，均由拟文部门负责。
7.公司设立档案室，统管各类文件。实行文件立卷归档制度。档案管理人员负责并及时地对各类文件进行分类、标引、立卷、存档。
8.凡公司和各项目部在各项工作中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应及时交档案室统一归档。
9.严格履行文件阅办手续。凡需借阅、传阅文件，均须及时签字、登记。档案管理人员须敦促限期归还。
10.外单位人员需查阅本公司案卷，必须持介绍信。查阅一般性案卷，由综合事务部部长审批;查阅重要和重要资料须经公司总经理审批。
11.归档和资料的复印或复制，必须经分管领导审批，并要在档案管理人员的监督下完成复印或复制工作。
12.严格保密制度，严守国家机密。凡属机密文件，承办部门或个人不得擅自带出分散保存，一律交档案室集中保管。密级文件未经上级批准，不允许复制。根据上级机关的要求和安排，人员应按时上交标密文件。
13.有关的具体处理办法，按《处理办法》执行。
文档管理制度
1.目的
为加强公司的档案管理，安全有效地保管和利用档案，特制定制度如下：
档案管理包括公司所有的文档、技术、设备、财务和人事等文本、图表和声像等不同形式的资料。
本公司所有职工有保护义务。
2.行文条例
公司行文由发文部门拟办后呈部门负责人核稿，一般情况下报总经理签发，最后送至综合事务部打印发文。
公司收发各类文件，根据文件性质，报总经理批示办理，并及时做好文件的登记、归档工作。
公司领导不在时由指定的负责人负责各类行政性文件的签发、批示。
3.管理
工作人员在工作中形成的各种材料应及时移交至本部门，集中管理，个人不得据为己有。
各部门的工程技术资料一般按年定期汇总移交至综合事务部管理，综合事务部根据文件资料性质，定期汇总存档。
公司举办重大活动应通知档案管理人员参加，收集活动中的材料，集中管理。
财务资料由财务人员按规定管理。
各种资料应建立电子文档，实行电子化档案管理。
销毁档案必须经过总经理认可，才可以销毁。禁止管理人员擅自销毁。
禁止个人将公司档案及复印件送他人或出卖。第4/5页
公司对保密档案，落实专人妥善保管。
综合事务部应严格按档案性质、类别、保存年限来处理档案，意见先报公司总经理。
4.责任
有下列行为者，将根据公司有关规定和国家法规，给予责任行为人行政、经济处罚，情节严重的，给予解聘直至追究法律责任。擅自涂改档案。
未按规定办理档案登记，擅自拿走档案。
未按规定向他人提供档案。
损毁、丢失属于公司所有的档案。
档案管理人员玩忽职守，造成档案损失。
1总则
1.2本制度所指的档案,包括文书档案、人事档案、财务档案、工程技术档案、声像档
1.3公司的各类档案必须按年度立卷。各分公司、部门内部在工作中形成的各种有保存价值的文件资料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。
1.4公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性,公文上的各种附件一律不得抽存。公文结案后,应及时交由本部门文书管理人员归档。工作变动或因故离职时,必须将文件材料向接办人员办理移交手续,不得擅自带走或销毁。
2档案的收集与管理
2.1坚持按部门收集、管理文件资料的制度。公司各部门、各分公司均应设立兼职档案管理员,负责管理本部门的文件资料,并保持相对稳定。人员变动,应及时通知公司档案主管部门。
2.2公司档案的主管部门为公司行政人事部。
2.3凡本公司缮印的公文(含定稿和正件与附件、批复、请示、报告、转发文件含被转发的原件)一律由公司行政人事部统一收集管理。
2.4一项工作由几个部门参与办理,在工作中形成的文件资料,由牵头主办部门收集归档。公司召开会议形成的文件由会议主办部门收集归档。
2.5公司工作人员外出学习、考察、调查研究或参加行业主管部门召开的会议等公务活动的人员,在核报旅差费时,必须将会议的主要文件资料交行政人事部办理归档手续,由行政人事部档案管理人员签字认可后,财务部门才能给予报销。
2.6本公司召开全公司性的会议,由会议主办部门指定专人将会议资料、声像资料等向公司行政人事部办理归档手续,由办公室档案管理人员签字认可后,财务部门才能报销相关的会议费用。
2.7公司专(兼)职档案管理人员的职责是:了解本公司(部门)的工作业务,掌握本公司(部门)文件资料归档的'范围,收集并管理本公司(部门)的文件资料;认真执行文件资料归档制度,对本公司(部门)承办的文件资料及时收集归档。,每年的三月份以前将归档文件资料归档完毕,并向公司行政人事部移交(在公司档案室尚未建立的情况下,文书、人事档案统一由公司行政人事部管理,财务档案暂由财务部管理,工程技术档案暂由工程部管理,声像档案暂由企业发展部管理。待条件成熟后再移交公司档案室);承办人员借用档案资料时,应按照档案借用程序办理借用登记手续。
3归档范围
3.1重要的会议材料,包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、经验材料、会议纪录等。
3.2上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例规定、通知等文件资3.3本公司制发的所有正式文件和与有关单位往来的文书。
3.4本公司向上级的请示与上级机关的批复。
3.5反映本公司生产经营活动的计划、总结、报告、请示、批复、报告、会议纪录等。
3.6本公司与相关单位签订的合同、协议等文件资料。
3.7本公司关于中、高层管理人员职务任免的文件资料,以及员工考核、奖惩的文件资
3.8本公司员工劳动、薪酬、福利等方面的文件资料。
3.9本公司的历史沿革、大事记以及反映本公司重要活动的照片、录音带、录像带和剪报等资料。
4平时归档
4.1各部门对已处理完毕或批存的文件资料要及时交由本部门兼职的档案管理员组卷、编目、归档。
4.2各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件资料归档使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切,并编上条款号。
4.3公文承办人员应及时将已处理完毕或经领导批存的文件资料收集齐全、加以整理,交给本部门兼职档案管理员立卷归档。
4.4兼职档案管理人员应及时将立卷的文件资料,按照“案卷类目”的条款放入平时保存文件夹内对号入座,予以保存,并在收发文登记簿内予以注明。
5立卷归档
5.1为统一立卷规范、保证案卷质量,立卷工作由各部门兼职档案管理员负责,公司办公室档案管理人员负责组卷、编目。
5.2案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有关联系,区别不同的价值,便于保管和使用。
5.3归档的文件资料种类、份数以及每份文件资料的页数均应齐全完整。
5.4在归档的文件资料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷。绝密文件单独立卷。少数普通文电如果与密件有密切联系,也可随同绝密文电立卷。
5.5不同年度的文件资料不得放在一起立卷,但跨年度的请示和批复,应放在复文年立卷。没有复文的,放在请示年立卷。跨年度的规划放在针对的第一年立卷。跨年度的总结放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年。其它文件的立卷按照有关规定执行。
5.6卷内文件资料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件资料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件资料依其形式规律或特点,应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
5.7卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。装订的案卷应该统一在有文字的每页材料正面的右上角和背面的左上角打印页号。
5.8永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。
5.9有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应该将立卷人、检查人的姓名和日期填上,以示负责。备考表应置于卷尾。
5.10案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。
5.11案卷的装订:装订前,卷内文件要去掉金属物质,对破坏的文件资料应加以裱糊。字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
5.12案卷各部份的排列格式:软卷封面(含卷内文件目录)―文件―封底(含备考表),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜保存。
管理处业主档案管理程序
一.目的
规范客户档案的管理工作。
二.适用范围
适用于管理处业主档案的动态管理。
三.职责
1.物业部主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。
2.行政接待人员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。
四.程序要点
1.业主档案内容。
1)经业主签署的《业主公约》。
2)经业主签署后的《消防安全责任书》。
3)《业主家庭情况登记表》。
4)《钥匙领用登记表》。
5)《业主证领用登记表》。
6)《业主入住验房表》。
7)《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。
8)《违章处理通知单》及处理结果资料。
9)业主的有关证件复印件。
10)业主产权确认登记(产权证书)。
11)其他应保存的资料。
2.档案盒(夹)的制作。
1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。
2)在档案标贴纸上的`打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:-×.×-s.w-业主档案:表示物业管理公司管理处物业部管理的业主档案。
3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。
3.业主档案袋的制作。
1)准备适量的26cm×34cm左右尺寸的档案袋。
2)将写有'栋号、楼层号、房号'的标贴纸贴在档案袋封面上。
4.将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。
5.将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。
6.按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。
7.业主档案的跟踪。
1)当发生下列情况变化时,行政接待人员应将变化情况记录在业主档案中:
a)通讯电话联络方式发生变化时;
b)业主发生更替时。
2)业主档案跟踪管理,由行政接待人员每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,行政接待人员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。
3)对产权发生变更的业主,管理处应及时为新业主建立'业主档案',同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。
8.业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经物业部档案行政接待人员办理登记手续后方可查阅。
9.业主档案应永久保存。
10.具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。
11.本规程执行情况作业物业部档案行政接待人员绩效考评的依据之一。
12.档案收集齐全完整,组卷合理,做到类别清楚,排列存放有序,便于检索;
13.档案无虫蛀、霉变、破损、遗失;
14.借阅档案要经过批准,并做好记录。
1、认真贯彻执行**市城建档案归档制度,建立工程施工技术档案。
2、配备专职工程档案资料员,负责工程施工档案资料的编制、填写、收集、整理、装订与保管和竣工资料的复印装订与移交工作。
3、工程施工档案资料,随工程进度同步收集与整理,并做到及时齐全与完善,按类别装订存放保管。
4、原始资料的记录做到准确齐全,任何人不得随意涂改工程档案资料和弄虚作假。
5、所有投入使用的'材料或半成品、成品的构件均必须有检验合格证明,并存入工程档案备查。
6、所有资料的交接、借出均办理手续和进行登记签证。
7、竣工图严格按档案馆有关规定绘制。
8、工程档案资料在保管过程中将做好防潮和防腐工作,以免纸张变色和发霉。
9、在工程施工过程中,对重点部位、难点工艺,要用摄像机和照相机拍摄施工过程,留下摄影资料。
10、所有技术资料采用符合规定的统一格式填写,会签盖章及时齐全。
第一章 总 则
第一条 毕业生档案工作是毕业生就业工作的重要组成部分，为了进一步加强毕业生档案管理，提高档案管理水平，根据有关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 毕业生档案实行学院集中统一管理的原则，确保档案的完整、准确、系统，以便有效地开发利用。
第三条 各单位对毕业生档案管理工作要高度重视，严格程序，明确人员，落实责任。
第二章 毕业生档案材料的整理归档
第四条 各系在做好档案日常管理的基础上，于每年6月下旬组织专人认真清理本系应届毕业生档案，严格按照材料清单整理归档，仔细核对档案材料，避免错漏现象发生。
第五条 归档范围：入学档案材料（高中、高考或专升本材料）；组织材料（党、团组织材料）；就业报到证通知书、学习成绩单、毕业生登记表、奖惩材料、体检材料等。
第六条 缺、损档案要及时向系领导汇报，查明原因，尽快处理，并报大学生就业指导中心备案。
第三章 毕业生档案的交接和转递
第七条 各系应按照学校大学生就业指导中心的.总体部署，将整理好的毕业生档案封口后于7月初送交大学生就业指导中心，并附《档案交接表》（一式两份），有特殊情况的档案应另附说明材料。
第八条 大学生就业指导中心档案管理人员接收各学院毕业生档案时，应对所送档案认真核查，经确认无误后，交接双方在《档案交接表》上签字，并将《档案交接表》存档造册备查。
第九条 大学生就业指导中心档案管理人员对各系送交档案及时进行分类整理，在规定时间内将毕业生档案转递至毕业生派遣单位；特殊情况如毕业生就业单位人事部门专人索取、毕业生升学等，在查验单位调档信函及来人证件后，方可办理档案转递手续。
第十条 毕业生档案转递情况，大学生就业指导中心档案管理人员应填写《毕业生档案调出登记表》，要将存根和有收件人签字的《毕业生档案调出登记表》分类存档，以备核查。
第四章 毕业生档案的管理
第十一条 暂时保存在学校的毕业生档案由大学生就业指导中心指定专人负责管理，学校要设置专用的毕业生档案室，配备专用的档案柜。
第十二条 档案室及档案柜要整洁卫生，并具有防盗、防潮、防尘、防鼠、防虫和防高温等功能。
第十三条 档案室严禁吸烟，不得放置易燃、易爆等危险品以及对档案管理不利的其它物品。
第十四条 档案管理人员要定期对库藏档案进行全面检查和核对工作，做到帐物相符。有特殊情况要随时向处领导汇报，查明原因，及时处理。
第五章 毕业生档案的利用
第十五条 毕业生档案作为机要文件保存，原则上不对外查阅、不外借。
第十六条 如用人单位需调阅毕业生档案，须持单位介绍信，经大学生就业指导中心负责人同意、填写档案查阅登记表后，方可调阅。
第十七条 毕业生档案集中转递结束后，大学生就业指导中心应将转递信息及时上网。每年8月15日以后，毕业生可登录学校就业信息网或电话查询档案去向及转递时间等信息。年底前，毕业生务必到档案接收单位查询接收情况，如有问题及时与学校联系。
第六章 附 则
第十八条 本办法由大学生就业指导中心负责解释。
第十九条 本办法自印发之日起施行。
一、总则
1、为了规范全公司的档案管理，充分、合理利用档案资料为公司服务，特制订本管理制度。
2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。
3、本制度最终解释权归公司综合部，综合部负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求
（一）档案划分及管理部门
1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、公司设立档案室，隶属于综合管理部，并设置档案管理人员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理人员岗位职责，档案管理人员必须严格履行职责。
3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
（二）各部门资料管理
1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的档案管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
三、档案分类
（一）档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有题名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
（二）立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
（三）分类
1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。
2、公司档案大致分为以下几类：
（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；
（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；
（3）制度类：管理制度汇编；
（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。
（5）计划总结类：分年度计划及总结等；
（6）会议纪要类：办公例会纪要等
3、档案的归口存放部门
（1）公司各类批文、合同、协议、证照、存放于综合管理部。
（2）公司的各种财务资料、税务资料存放于财务部，由财务部按国家及公司有关规定进行整理、分类存档。
（3）有关工程的各类图纸、技术资料，由工程部和研发部负责保管。
（4）有关房产销售的销售合同，由市场营销部负责保管。
（5）除售房合同外，所有对外签订的合同，必须将原件存放在综合管理部。
（四）档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、公司档案员负责档案文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
4、为规范管理便于查找，所有档案盒应按照规定进行编号。按照公司名称、部门名称、文件类别、档案盒号码分为四个部分。
四、归档及保存年限
（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
（二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，15年。
档案的保管期限除政府有关法令或本公司其它规章制度特定者外，一律按下列规定办理：
1、永久保存：公司章程；股东名簿；股东会、董事会、监事会会议纪要；公司证照；各级批文；印鉴；公司年度经营计划和总结；年度财务报表；重要技术资料；不动产所有权状及其它债权凭证；人事资料；大型活动的图片、音像资料；其它核定应永久保留的文件。
2、十五年保存：会计凭证（其他财务档案的保存期限按国家相关规定执行）；其它经核定须十五年保存的文件。
3、五年保存：期满或解除的合同、协议；完工后的项目方案；其它经核定须五年保存的文件。
4、一年保存：部门工作计划和总结；完成后的部门请求报告；无长期保存必要的文件。
5、公司的规章、制度由综合管理部视其有效期予以保存
6、1年以下暂时保存：结案后无长期保存必要者。
（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
五、档案日常管理
（一）借阅
1、借阅手续
（1）总经理、副总经理、总监等公司高管借阅非密级档案可直接通过档案管理人员办理借阅手续。
（2）因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门负责人办理《借阅档案申请表》并送达相关领导核批。
（3）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示经公司领导或主管领导审批同意借阅的书面《档案资料借阅登记表》向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。
（4）档案管理人员接到《档案资料借阅登记表》，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
（5）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
2、档案借阅审批权限
（1）证照类：含营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；该类档案资料的借阅由综合部审批后交由公司常务副总审批。
（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；该类档案资料的借阅由综合管理部审批。财务文件、法律文书等重要文件借阅须由常务副总及总经理批准。
（3）制度类：管理制度汇编；该类档案资料的'借阅由综合管理部审批。
（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。该类档案资料的借阅由综合管理部审批后交由公司常务副总审批。
（5）计划总结类：分年度计划及总结等；该类档案资料的借阅由综合管理部审批后交由公司常务副总审批。
（6）会议纪要类：办公例会纪要等。该类档案资料的借阅由综合管理部审批。
（7）涉密档案类：公司机要档案中绝密档案原则上禁止借阅，特殊情况下绝密档案的借阅由总经理及董事长审批、机密档案的借阅由常务副总及总经理审批、秘密档案的借阅由综合管理部及常务副总审批、
3、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
4、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经综合管理部及常务副总批准。
5、借阅人对档案的借阅需在档案室内完成，严禁私自带出档案室。因工作需要或特殊情况下需带出档案室的，在填写《档案资料借阅登记表》和获得审批时需按填写要求注明相关事宜。
6、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
7、借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料，情况特殊者可填写《档案资料续借申请单》，主管领导签字后续借。借用重要档案（如各类政府批文、证照原件等）当日必须归还，其他档案资料借用时间不得超过七天。若到期不能归还，又未办理续借手续，档案管理人员将出具《阅档催还单》，借用人在收到《阅档催还单》三天内，应及时归还档案。愈期仍未归还者，将来强制其归还档案，并给予相应处分。
8、丢失政府下达的重要文件者，应主动去政府部门补办文件，同时应承担补办手续费和影响、拖延他人办事的损失费。若丢失文件者补办不齐，处以500元至3000元的罚款。若文件丢失，给公司造成重大经济损失者，根据实际情况和公司规定进行处罚。
9、丢失技术变更单或其他单据，造成公司经济损失者，处以损失费用2倍的罚款。
（二）销毁
1、公司任何个人或部门非经允许和批准不得销毁公司档案资料。
2、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁审批表》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁审批表》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
3、销毁前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁审批表》需永久保管，一式两份，综合管理部及申请部门各留存一份。
4、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或常务副总经理或综合管理部指定专人监督销毁。
5、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
（三）移交
1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
4、机要档案分为：绝密、机密、秘密三级。机要档案的界定标准：绝密档案包括公司发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在1000万元以上的重大合同。机密档案包括财务资料、公司重要会议纪要、公司经营情况、人事档案、薪资档案、劳动合同、技术资料、金额在100－1000万元的合同。秘密档案包括重要项目资料、项目合同或协议。
六、附则
（一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报综合部备案后，与本制度具有同等效力。
（二）本制度自印发试行之日起执行。
七、档案管理人员职责
1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认资料，应当附上抄件。
4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查阅。
安全文件和档案管理制度
1.目的
为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。
2.适用范围
本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。
3.职责
3.1. 安全档案文件由公司行政管理部对安全档案的管理，并负责监督检查和考核。
3.2. 公司行政管理部安全管理人员负责公司安全管理文件档案的收集、归档和保管。
4.内容
4.1. 安全生产文件档案内容如下：
4.1.1. 国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。
4.1.2. 上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。
4.1.3. 公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。
4.1.4. 安全生产工作计划、总结、报告等。
4.1.5. 各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。
4.1.6. 供应商、承包商相关材料。
4.1.7. 安全设施检测、校验报告、记录等。
4.1.8. 安全、职业卫生评价报告。
4.2. 归档流程
4.2.1. 文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。
4.2.2. 应根据文件资料的重要性，案时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归档。
4.2.3. 公司在每年2月底前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。
4.2.4. 各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料目录。
4.2.5. 不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。
4.3. 档案保管
4.3.1. 档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。
4.3.2. 应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。
4.4. 档案借阅
4.4.1. 文件资料档案借阅，必须借阅手续，借阅当案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。
4.4.2. 借阅的档案要注意保密，未经许可，不得随意公开、发表或转借他人;
4.4.3. 归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记本上注销。
4.5. 档案保密制度
4.5.1. 档案管理人员必须认真贯彻执行有关保密的规定，严格执行公司保密制度;
4.5.2. 档案管理人员不得借工作之便，私自将秘密档案带出库房或给无关人员查阅;
4.5.3. 档案管理人员不得在公共场所和私人信件中泄漏公司机密;
4.5.4. 入库档案，应妥善保管，定期核对。外借档案，及时催还;
4.5.5. 外单位利用档案必须凭单位介绍信，并经领导批准方可进行;
4.5.6. 严禁向废品收购单位出卖档案文件资料，销毁档案必须严格遵守鉴定销毁制度;
4.5.7. 提供利用档案，要严格执行借阅制度，注意保密;
4.5.8. 进入档案室须经档案管理人员同意，其他人员不得入内。
4.6. 档案保存年限
文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
4.7. 档案销毁
对于过期并失去保存价值的文件资料，经公司行政管理部领导批准，可以定期销毁，必要时做好销毁记录。
5. 本制度自下发之日起执行。
为加强职工培训档案管理,根据上级有关规定,制定本细则。
一、凡参加培训的人员,均建立规范的《企业职工安全教育培训档案》,记录安全技术培训考试、考核的相关信息。新招入矿人员只建立电子档案,工作满一年后建立《企业职工安全教育培训档案》。
二、工作标准
1. 培训结束后三天内将培训资料分类汇总、整理、保存。
2. 及时填写《企业职工安全教育培训档案》,并将培训信息录入电子信息管理系统。
3. 做好培训档案的日常管理工作。
三、安全技术培训档案的存档资料
1. 培训考勤成绩签字表
2.理论考试试卷
3. 《企业职工安全教育培训档案》
四、从业人员的安全技术培训档案分类(或分单位)整理,编号登记实行信息化管理。
五、安全技术培训档案未经有关负责人批准,不得外借,如需外借,必须办理借阅手续。
六、档案资料设专人负责,经常整理,以防丢失。档案室内严禁烟火,并保持清洁、通风。发现问题及时处理。
七、档案的调整
1. 从业人员转岗、变动工作单位,要及时调整分类、归口,并更新电子信息;
2. 从业人员退休、离职、辞退后,及时清理档案。
物业公司员工培训档案管理
员工培训是一项繁杂、艰巨、长期的工作,这就要求我们负责培训工作的各级干部员工,必须认真负责地做好员工培训档案的归档和管理工作。
1.0由各部门(各子公司、各管理处)建立员工个人《员工培训档案》(表格or-004),将该员工参加的所有培训,按《员工培训签到表》(表格or-005)所列内容,详细填写,作为员工晋升、调薪、年度考评的`条件之一。
2.0除非该员工离职(或被辞退、除名),否则该员工的培训档案将长期保存,并随该员工在本公司内部工作单位的调动而调转。
3.0无论那一种类培训,从培训申请到考核结束,各部门(各子公司、各管理处)培训负责人每次都应认真做好培训记录,按规要求填写相应记录表格,在培训结束后归档备查。
4.0培训记录至少保存一年(员工个人员工培训档案除外)。
5.0教育培训部负责建立各部门(各子公司、各管理处)负责人的培训档案。
为进一步推进我公司培训档案管理工作规范化、制度化和科学化,根据长治公司要求,结合公司实际,特制定本制度。
1.培训档案分为:教学档案、培训档案及员工一人一档,各类档案要分类存放。
2.培训科指定专人负责管理档案,队组学习培训档案由队组负责培训的人员负责管理。
3. 培训档案内容
3.1.教学档案
(1)上级颁发的各类培训教学文件及培训教材;
(2)各项培训教学管理制度、教学计划、会议记录、教学调查表、工作总结、培训试卷等
3.2.培训档案
(1)举办的各种培训资料(含外出培训):培训通知、学员名册、签到表、培训登记表、培训效果评估表;
(2)学员培训档案(学员个人受培训的记录);
(3)证书及花名册。
3.3.员工一人一档
(1)全体职工个人培训情况;
(2)学员个人培训信息表、身份证复印件、上岗证复印件、学历职称复印件等。
4.各培训人员都要将各种材料及时上交,归档以便保存,凡经审核的归档材料,任何人不得私自涂改。
5.各期培训学员培训资料,都要统一存入培训档案,按明码顺序分类存放,摆放整齐,存放处有防火、防盗、防潮、防尘、防光、防霉、防鼠咬等设施。
6.因工作需要借用培训人员档案,应履行借阅登记手续,用后及时归还。查阅时不得污损、卷折,不得在卷内画线、打圈,批注涂改。若需要复印,请示有关领导批准后复印。查阅,借阅归档材料,须经过培训科负责人批准,借阅时间不得超过一周。
7.严格实行一期一档制度,建立一期一档。按期装订成册,标题简明确切,书写整齐,编好明码。
8.做好安全保卫工作,管理好档案,培训科各类安全培训档案必须长期保存。
一、档案保管制度
1、档案实行专人管理。严格保管档案室门、柜钥匙,不得带至办公室外,非档案管理人员不得随便开启档案室门、柜。
2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案,不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。
3、科学管理档案,档案查阅完毕,随时归还原处;档案按保管期结合年代排列存放,资料按类别排列存放。
4、档案柜进行统一编号,自门口开始从左至右,自上而下编号,并插上查找案卷指引卡。
5、维护档案安全,每个橱柜必须保持整洁,并放置防霉去虫剂。
6、档案人员调动工作时,应在离职前办理交接手续。
二、档案保密制度
1、档案工作人员必须严格遵守纪律,保守秘密,不得擅自扩大档案利用范围,不得泄露档案内容。
2、严格档案借阅制度,健全手续,做到万无一失。
3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。
4、不得擅自摘录、复制档案内容,不得私自将文件和档案带回家中和公共场所查阅。
三、档案管理员的主要任务
1、负责学校文书、教学、教育、后勤等材料的收集、整理、保存、统计、利用工作。
文书档案:是指上级文件及学校在实际工作中形成的文件材料。
教学档案:是指学校及教师个人在全部教学活动中形成的文件材料。
教育档案:是指学校对学生进行教育管理中形成的文件材料。
后勤档案:是指学校的基础建设、生产、科研等方面形成的材料。
2、凡学校工作中形成的具有保存价值的文件材料,均由各部门进行收集、整理、立卷、归档。任何部门和个人不得擅自处理。
3、学校综合档案的归档时间:文书、档案材料每年四月份进行立卷归档;教学、教育档案材料每学年结束后立卷归档。后勤档案在工作结束后立卷归档。
4、卷内文件应齐全完整。收文应有正文、附件、办理结果;发文应有定稿、印本、附件;来往文书应有请示、批复;处分材料应有综合、旁证、个人交待和处理结果。
5、卷内文件排列要正文在前,附件在后;印本在前、底稿在后;批复在前,请求在后。各类案卷均要填写卷内目录。卷内文件要编写张次号。归档的文件材料字迹清楚,纸质优良、签署完备。不准用铅笔、圆珠笔和复写纸书写,并拆除卷内金属物。
6、案卷装订要整齐美观。标题一般应有作者、问题、名称,能反映卷内文件内容,政治上无误,文词上简明确切。封面要用正楷字填写,字迹要工整清洁。
7、文件材料归档后,档案人员应本着便于保管、方便利用的原则对案卷进行必要的加工整理、编目、登记和统记,做到排列有序,并按年代和保管期限编号。
四、档案借阅制度
1、外单位查、借档案,必须持单位介绍信,审明查档案原因,经本单位分管档案领导批准后可准予查阅。
2、本单位人员查阅涉入本单位的有关档案,须经领导批准后方可查阅。
3、查、借档案者必须认真填写借阅登记簿。
4、查借档案者要爱护档案,不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案。
5、查阅档案一律在本单位内查阅,原件一般不得借出,如特殊情况需外借者,须经领导批准,限三天内归还,并办理借阅登记手续。
6、档案归还时,档案工作人员应清点无误后签收,发现问题要查明原因,报领导处理。
五、档案立卷归档制度
1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。
2、必须按本部门立卷归档分类方案,将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整,由档案人员和各室分别立卷。
3、每年将有保存价值的文件材料,按照“年度――机构――问题”和文件形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,分类准确,合理组卷。
4、立卷要做到书面材料规范,排列顺序正确,目录、页码清楚,标量确切简明,保管期限划分准确,案卷装订整齐美观。
5、文书档案在第二年九月底前立卷归档,其它门类档案按有关规定按期归档。文书档案应在第二年十月前移交档案室,其它门类档案的移交按有关规定执行。
6、各处室归档的案卷必须编制移交目录,向档案室移交,交接双方按移交目录清点核对,并履行签字手续。档案室对接帐的案卷要进行质量检查,及时登记,编目上架。
7、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。
六、档案统计制度
1、建立、健全科学的档案统计工作,准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。
2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐,做到数字准确。
3、坚持做好档案资料统计的基础工作,做好平时原始数据登记工作,注意积累统计资料。
4、每年对全部档案资料进行全面检查,并做详细记录。
5、逐步实现统计工作完整性,统计分类标准化,统计基础工作规范化。
一、总则
为加强公司会计档案的科学管理，特制定本办法。
二、会计档案的界定和主管
会计档案是指公司会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算材料。
财务部为会计档案主管部门。
财务部建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁等管理制度。
公司接受上级财政机关和档案业务机关的业务指导、监督与检查。
三、会计档案管理
财务部对每年形成的会计档案，按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管1年。期满后原则上编造清册移交公司档案部门。
档案部门接受保管的会计档案，原则应当保持原卷册的封装;个别需拆封重新整理的，会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。
会计档案应妥善保管、存放有序、查找方便，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
公司内查阅会计档案要按规定办理手续。上级机关或外单位需要查阅的，要经公司领导批准，且派专人陪同阅看;原件不得借出。
下属单位(分、子公司)撤并，会计档案应随同转移到上级控股公司或指定部门，并办理好交接手续。
各种会计杰案的保管期限，可分人永久、定期二类，详见会计档案保管期限表。保管期限从会计年度终了后的第一天起算。
会计档案保管期满，需要销毁的，由公司档案或财务部提出销毁意见，并严格审查，编造会计档案销毁清册，报经主管批准后销毁。对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料，应单独抽出、另行立卷，直至案件结束为止。
由财务和档案部门共同派员监销。会计档案销毁前，监销人应认真清点核对：销毁后在销毁清册上签名，并将监销情况上报有关领导。
四、附则
本办法由财务部会同档案部门解释、执行，经总经理批准颁行。
1.目的
通过对防火档案进行规定,确保商场的安全性。
2.适用范围
适用于商场各类防火档案的管理。
3.主要职责
严格按规定执行,确保商场的安全性。
4.内容
商场物业需根据政府规定建立完善的防火档案,并予以妥善保管。
4.1物业商场物业分管的档案
4.1.1各级防火组织及其成员名单。
4.1.2各部门防火责任制。
4.1.3商场各项消防安全管理制度。
4.1.4公安消防部门的来文。
4.1.5消防安全检查记录。
4.1.6员工消防安全培训教材。
4.1.7消防演习计划、记录。
4.1.8火警、火灾事故的调查处理资料。
4.1.9消防工作年度总结报告。
4.2.0奖罚记录。
4.2.1其他有关消防资料。
4.2工程部分管的档案:
4.2.1各种消防设施器材的布局平面图。
4.2.2各种消防设施器材的技术资料。
4.2.3自动报警系统的检测资料。
4.2.4自动喷淋系统的检测资料。
4.2.5防排烟设备、防火门、消火栓等到防火器材的检测资料。
4.2.6供水系统的检测资料。
4.2.7避雷装置系统的检测资料
4.2.8危险品使用、保管安全制度及资料。
4.2.9动用明火作业的申请及作业记录资料。
4.2.10电气设备的开关、线路及照明灯具的检修资料。
4.2.11更改消防设施的报告、批文及作业记录等资料。
4.2.12其他消防器材设施方面的资料。
一、档案管理机构及其职责
1、公司档案管理由技术质量部指派专人负责，各部门应指定人员兼职档案资料管理工作。
2、各部门的档案管理人员应负责收集、整理、保管本部门的档案资料和移送相关资料到技术质量部。
二、归档制度
1、凡是反映公司开发、经营、企业管理等技术资料、报告等，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均实行集中统一管理，任何人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或下属机构须保留的，保存人必须到技术质量部登记，技术质量部保存复印件。
4、以下文件资料应统一由人事行政部归档管理：
（1）公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；
（2）一切以公司名义发出的文件、函件等要留底稿及正文归档备查。
（3）经领导批示传阅的重要文件，必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并存档；
（4）上报和外发文件有上级来文的，要将上级来文一并附后归档。
（5）业务活动中的.有关请示报告及公司领导批复，涉及人力资源问题或属付款性质的，由技术质量部和财务部予以相应处理后，由经办人整理后，移交人事行政部；
（6）其它重要报告，在企业资料归档范围内的，连同有关资料由经办人整理后移交技术质量部。
（7）由公司对外签订的经济合同，均保留两份原件，技术质量部、财务部各存一份。特殊情况只有一份原件时，技术质量部保存原件，财务部保存复印件并注明原件存放处。
（8）公司名义的收文、发文等文书、文档资料由技术质量部归档。
1、以下文件资料应统一由各部门归档管理：
（1）各部门之间日常收文、发文由各部门自行保管。
（2）各种传真函件，由收、发函部门保存。
三、档案保管制度
1、技术质量部及各部门应有存放档案的专门文件柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、所有归档资料要分类进行登记。
3、档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
4、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限。每年年终据此进行整理、销毁。
（1）技术资料、合同协议保管期限暂定为10年，有明确规定的，从其规定；
（2）文档性资料，保管5年；
（3）其它资料销毁时报批执行。
1、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
2、档案管理人员要定时检查档案专柜，核对件数，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向公司领导反映，妥善处理。
3、凡公司工作人员调离工作岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
四、档案借阅制度
1、档案属于公司机密档案，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅任何资料。
2、借阅由部门保管的档案、材料，须经档案所属部门负责人批准。借阅技术质量部统一保管的档案、材料须经技术质量部经理批准；借阅重要密件，必须经副总经理或总经理批准后，方可借阅。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过两周，必要时可以续借。过期由档案管理人员催还。需要长期借出的，须经技术质量部审核并报副总经理或总经理批准。
5、调阅或借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或摘抄、复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。
6、借出档案资料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告技术质量部及时予以处理。
7、发生档案损坏、丢失事件后，如系人为造成，公司将根据情况严重程度及所带来的后果，追究有关人员的责任，依据公司《奖惩条例》予以相应的处罚。
行政事业单位正处于深化改革、管理转型的关键时期，对干部的综合素质和能力提出了更高的要求，行政事业单位领导干部的教育培训在事业单位改革与发展中作为一项全局性、战略性的重要工作，具有不可替代的地位和作用。应广大学员要求，中国人力资源开发研究会培训中心和北京中建启航教育咨询有限公司定于20__年9月、10月分别在长春市、成都市举办“机关事业单位内部绩效工资分配与绩效考核、特殊薪酬激励政策及方案设计暨岗位设置专题研修班”。培训旨在通过系统的理论学习，针对性的课堂讨论，提升干部的职业素养、知识水平和管理能力，切实加强行政事业单位人事管理工作。培训班由北京中建启航教育咨询有限公司承办，现将有关事宜通知如下：
一、培训内容
(一)机关事业单位人事档案管理制度的改革措施1.中共中央办公厅《干部人事档案工作条例》政策宣贯解读2.人事档案的归档要求、调转及手续、信息化建设3.人事档案管理内容及审核要求、人事档案材料的收集归档范围的规定和分类方案4.干部人事档案人事档案管理存在的问题与对策、流动人员档案管理方法
(二)行政事业单位内部绩效工资分配与绩效考核1.行政事业单位实施绩效工资难点及对策2.行政事业单位基础性与奖励性绩效工资方案的设计技巧3.行政事业单位绩效考核组织实施方法与步骤4.一般职工绩效指标客观量化设计及案例5.职能部门和业务部门绩效指标客观量化设计及案例6.部门和岗位工作量平衡方法及案例分析7.一般职工绩效考评组织实施难点与对策8.绩效考评结果评价方法9.绩效考评结果反馈面谈艺术10.行政事业单位绩效工资操作方案设计实操11.行政事业单位绩效考核方案设计技术
(三)行政事业单位特殊薪酬激励政策及方案设计1.行政事业单位收入分配改革走向及特殊激励政策2.行政事业单位年薪制工资分配方案设计3.行政事业单位协议工资分配方案设计4.行政事业单位项目工资分配方案设计5.行政事业单位科技成果转化提成分配方案设计6.行政事业单位特设岗、创新岗及流动岗薪酬方案设计7.兼职兼薪离岗创业特殊薪酬激励规定与管理8.行政事业单位实施特殊薪酬激励政策的配套管理
(四)事业单位岗位设置与管理方案设计1.事业单位岗位设置管理系列文件解读2.事业单位管理岗位等级设置、专业技术岗位等级设置、工勤技能岗位等级设置、特设岗位设置3.事业单位的不同类别岗位的结构比例4.事业单位的岗位设置方法与动态调整5.事业单位岗位设置中存在的特殊问题(如最高等级设置、双肩挑、一级岗位设置等)及解决方案6.岗位设置与绩效量化考核、绩效工资分配相互衔接的操作方法7.事业单位岗位设置与管理的案例分析
(五)行政事业单位相关法律法规与风险防范1.《事业单位人事管理条例》解读2.行政事业单位机构设置和编制管理相关法律法规与风险防范3.行政事业单位岗位设置相关法律法规与风险防范4.行政事业单位干部选拔与全员聘用相关法律法规与风险防范5.行政事业单位用工选择相关法律法规与风险防范6.行政事业单位绩效考核相关法律法规与风险防范7.行政事业单位工资福利相关法律法规与风险防范8.行政事业单位劳动保护相关法律法规与风险防范9.行政事业单位劳动关系相关法律法规与风险防范
二、主讲专家届时拟邀请相关政策部门专家授课;结合典型案例和实例分析、经验交流等方式进行;培训结束后,统一颁发中国人力资源开发研究会培训中心“机关事业单位内部绩效工资分配与绩效考核、特殊薪酬激励政策及方案设计暨岗位设置专题研修班”结业证书。
三、培训对象各级行政事业单位主管领导及相关部门负责人、各教育、科技、卫生、文化体育、新闻广电、住建、交通、财政、国土、税务、司法、编办、城管、规划、房产、公安、水利、环保、市场监督管理、粮食、农牧业、林业、水利等行政事业单位领导、科研院所、行业协(学)会等相关事业单位的负责人及相关人员。
四、培训费用培训费2800元/人。(含专家费、场地费、资料费、午餐费等)住宿统一安排，费用自理。
五、培训时间及地点20__年09月19日-23日 长春市20__年10月23日-27日 成都市
六、报名办法
为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的带给利用工作，特制定以下制度：
1、本单位各部门借阅档案，务必按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。
2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。
4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊状况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时光不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。
5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。
6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行职责。
为使公司重要的文件资料保存完整保密和使用方便，特制订本制度。
一、档案的分类：
1、一般保密文件：公司的规划文件、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、协议书、合同书、项目方案、公司注册文件、通知、通告、来往信函、与公司有关的政府文件法律文件等。
2、专业技术文件：专业技术图纸、说明书、资料、文件、书籍、软件。
3、机密文件：上述专业技术文件以及年度计划、统计文件、财务凭证、财务报表、审计文件、经营情况、劳动工资和人事档案等。
4、公司对外签订的重要合约，须交一份给总公司备案。
5、有关公司发展的图片、录像、实物等，均属档案保管范围。
6、除有特别规定外，档案资料由行政部负责管理。
二、存档：
1、合同按照《合同管理规定》由指定人保管，其他档案由行政部指定专人保管。
2、档案管理员须按照第一条的分类情况，将文件资料分类存档保管。
（1）如存档文件资料为传真件时，必须复印一份存档。
（2）凡涉及经济利益的来往函件、政府文件等资料，原则上应长期保存；其他文件视其价值确定保存期限。
（3）档案的归档要及时，除特殊情况外，要求一项工作结束后存档。归档文件应保证其齐全完整，如有短缺应立即追查归入；文档的处理手续要完备，如有遗漏立即补办。
（4）文件的电脑存档。
（5）公司发出的文档都要在电脑中保留副本，并按文本文件归档方式命名保存。
（6）电脑文档信息要按年度进行存盘处理，将重要的信息资料转存软盘或光盘，并存放于磁盘盒内妥善保管。
三、借阅：
1、部门主管及以上人员可直接借阅一般性档案资料，如借阅机密资料，须经经理批准。
2、其他员工借阅与本职工作有关的资料时，可直接借阅；如借阅与本职工作无关的档案资料或机密资料，须经本部门主管和行政部主管同意，必要时，需请主管副经理批准。
3、借阅时，原则上只允许在公司内使用，并办理借阅手续，当天借阅当天归还；机密文件和绝版文件只能在存档处查阅，不予借出；如特殊情况确需借出时，须由经理签字后方能借阅。
4、借阅的'资料必须妥善保管，不得涂改及私自复印。如确需复制，一般资料，须经部门主管批准；机密资料，须经公司经理批准。
5、机密资料，必须注意保密，不得随意摆放；如因个人原因致使机密文件丢失或泄露机密的，其后果由责任人承担，必要时公司将采取法律手段保护公司的利益。
四、专业技术资料的管理
1、专业技术资料除另有规定外，公司指定技术部门专人管理。
2、属于工作需要而发给有关部门的技术文件资料，在领用时必须办理登记手续，实行“谁领用谁保管谁负责”的管理原则。管理人员每月负责将已发放文件资料的情况书面通知行政部。
3、长期领用的文件资料，责任人必须妥善保管，不使用时要及时归还。同时，技术部门的文档管理人员必须每季度末对借入的文件资料进行一次核对。如发现有丢失，必须书面通知行政部，并上报公司经理办公室。原则上因丢失文件而影响公司正常工作的，视情况扣罚￥200元及以上，具体处理结果由公司经理视其造成的影响酌情处理。
五、文档的销毁
1、除物业公司经理外，任何人无权私自销毁公司任何档案资料。
2、每年底清理档案后应将没有保存价值的文件销毁，销毁时应先报请公司经理批准，登记留底并抄送一份给总公司办公室后方能销毁；销毁时，应焚烧或使用碎纸机，不得随意丢放。
3、经批准销毁的档案资料，档案管理人员应编制销毁清单，经主管副经理签字后，由专人负责办理。销毁清单应作为档案资料长期保存。
六、档案立卷
每年年底清理公司所有文档，将已经办理完毕具有保存价值的文档组合成案卷；立案时应编制卷内文件的顺序号、文件号、责任人、题名日期、页号等，并附立卷登记表一份。
七、附则
1、员工离职时，必须将所领借文档资料全部归还，由相关管理人员签字接收。如有丢失，则按7、3条的规定扣罚责任人。
2、档案资料转移时，必须报请主管副经理以上批准，并办理交接手续。
3、凡违反本规定的，除已有规定外，每次给予￥50元以上的罚款。情节严重者，加重处罚。
4、随时接受总公司档案管理负责人员对我公司档案管理工作的检查。
1目的
明确管理处工程设备设施档案的管理。
2设备档案范围
2.1房屋本体资料(包括房屋建筑竣工图等)
2.2电梯资料(包括：电梯系统图纸，电梯安装资料，电梯使用维护说明书等，对电梯资料实行一梯一档)
2.3消防设备设施资料(包括消防设备设施相关图纸等)
2.4供配电设备设施资料(包括供配电设备设施相关图纸等)
2.5给排水设备设施资料(包括给排水设备设施相关图纸资料)
2.6暖通设备设施资料(包括暖通设备设施相关图纸资料)
2.7弱电设备设施资料(包括弱电设备设施相关图纸资料)
3职责
3.1管理处工程主管(领班)负责设备档案的归集工作。
3.2管理处文员(客服)负责设备档案的汇总管理工作。
4工作程序
4.1管理处工程主管(领班)在新物业接管时，负责房屋设备设施资料的归集工作。
4.2管理处工程主管(领班)及相关工程人员负责日常产生的工程资料的归集工作。
4.3管理处工程主管(领班)及相关工程人员将归集到的资料上交管理处，管理处主任指定文员(客服)专人负责工程设备设施资料的保存和管理工作。
4.4不经管理处主任同意，文员(客服)不得将工程设备设施资料外借和复制；如相关工作人员需要借阅和复制，必须经管理处主任同意，并且填写《文件借阅、复制记录表》。