关于文秘岗位职责（精选19篇）
岗位职责：
1 负责公司公文的起草、印发、分发、报送，外来文件的传递、催办、归档工作；
2 负责撰写公司工作计划、总结、报告等各种文字材料；
3 负责公司规章制度的编制、校对和审定工作；
4 负责会议纪要的编写、各类会议材料的组织、审核、把关工作；
5 协助档案人员做好文书档案的立卷和归档工作；
6 负责总公司各部门之间，总公司与各分公司之间的协调沟通工作；
7 负责公司各项规章制度落实的催办、督办和查办工作；
8 领导安排的其他事务。
任职资格：
1 中文、新闻或行政管理专业，统招本科毕业；
2 具有良好的文字组织和协作能力，工作效率高，条理性好，执行力强；
3 具有2年以上相关工作经验，有金融领域工作经验者优先考虑；
4 熟练使用Office办公软件及各种办公设备；
5 年龄在25-35岁之间，身体健康。
一、工作概述
负责总经理办公室的整理维护、文件档案管理、来访人员接待及协助总经理对日常行政办公事务的处理（如：行程安排、会议通知、文件上传下达等、。
二、岗位职责
1、职责一：办公室内务
1、办公环境：明亮整洁、一尘不染、家具摆放整齐、办公桌无文件累积、文件整齐规范、图书排放整齐。
2、每天准时上班、开窗通风。
3、清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。
4、清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。
5、为总经理备好茶水（总经理到办公室的同时、。
6、每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。
7、及时清理办公、生活垃圾，不让垃圾在室内过夜、每两周吸尘一次。
2、职责二：文件管理（流程齐全、分类合理、处理及时、管理规范、
1、对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。
2、外来公函、通知及文字资料：及时送交总经理阅示，根据总经理批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内、。
3、公司内部文件：及时送交总经理阅示，根据总经理批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内、。
4、公司各部门（单位、送交总经理签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。
5、重要的和紧急的文件，须提醒总经理。
6、每天将送交总经理批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。
7、根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。
3、职责三：来宾接待（彬彬有礼、热情接待、
1、笑脸相迎，茶水相待。
2、询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。
3、必要时需索要名片并对来宾身份进行识别。
4、及时向总经理请示。
5、按总经理意见引见，接待（按情况给予续茶水、。
6、根据客人来访时间、事宜重要性及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。
4、职责四：日常事务
1、公司内外文件的呈送、取件、复印、打印、分发、归档、整理及保管。
2、会议通知、会场布置，参加例会，为会议进行记录以及会议纪要的起草工作。
3、督促检查工作计划、会议决议、总经理交办事项的落实情况，并将了解的情况及时反馈。
4、协调总经理的日常工作时间安排（如：出差、来访、会议、洽谈、面试、宴请等、，并做好到点提醒。
5、配合总经理日常行政事务性工作，和出差前后的工作处理（如：日程安排、酒店预定、礼品准备、费用报销等、。
6、总经理办公室办公设备、家具、各类办公用品的领取、登记、管理、分发和维护工作。
7、处理总经理临时交办的其他工作，做好各项信息统计汇总、呈报和管理。
8、严格执行保密制度，不在私人交往、通信和通话中泄漏公司各类文件秘密，不通过其他任何方式传递文件秘密。
三、工作流程
四、任职条件
1、学历背景：
以文科类为主，大专以上学历。
2、培训及资历：
接受过行政管理、礼仪、文书写作、管理学、公共关系等方面的培训。
3、工作经验：
1、有2～3年以上相关工作经验。
2、有一定的独立工作能力。
4、基本技能和素质：
1、知识素养较高，知识面较广，知识结构合理。
2、熟悉公司文档管理，能独立完成文书及档案管理工作。
3、良好的组织、协调、沟通能力，具备较强的交往能力。
4、具备一定的时间管理能力、工作效率较高。
5、具备一定的洞察力及分析、解决问题的能力。
6、熟悉公文写作、思路清晰，熟练使用办公软件、设备。
7、品格高尚，道德素养好。
5、个性特征：
1、外向型性格、富有亲和力、主动积极、豁达乐观、有耐心。
2、忠诚守信、工作严谨、敬业、责任心强。
3、做事果断、条理性强、保密意识强、具有团队合作精神。
五、如何做好总经办行政秘书工作
没做到位的表现是：上司认为你应该知道，问你时你却不知道，这就说明你这秘书做得还不到位，还没做好。那么要怎么做到位呢，具体如下：
1、必须有更多的付出精神，不能太计较工作和个人报酬、时间。
2、常用电话号码、重要客户和合作者的联系电话尽可能熟记。
3、要学会摆弄文件，学会档案管理，重要文件能随时拿出来，所保存的文件能在2分钟之内找到，近期（半月内、过手的文件要迅速知道其去处。
4、学会记住认人，凡是见过一次面或找过你上司一次的人，一定要记住其容貌和姓名，最好能在下次见到时，能立即知道这人姓什么，做什么的。
5、应酬活动，场合允许要站在总经理身边，轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人姓什么、做什么的。
6、学会记录，只要在场能记录的一般都要记录详细，说不定什么时候有用。
7、开会一般你只是列席，要记住尽量少发言，如非上司问及，一般不发言，但是一定要将会议记录记全面，尤其是重要发言和会议决议。
8、对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力，但没有指令权，若转达上司的指令一定要在下达之前说明。
9、为了写东西，多做标准文本，以备不时之需。
10、对其它同事不可有骄娇之气。
11、无论对上、对下，多用“请”和“谢谢”。
12、不做与工作无关的事。
13、手机永远是振动，网上QQ也不要有唧唧的叫声。
14、要细心，学会在小事情上为上司补缺，必要时候需要为上司圆场。
一、管理文件
管理文件要做到文件不丢失、不混乱、不积压、不损坏，这是秘书的基本工作。管好文件不仅要有详细科学的登记和分类，而且还要详细阅读文件，最好能做到烂熟于胸，起码要能及时查询。最后要善于沙里淘金，把重要的文件挑出来，供领导参阅。
二、安排活动
安排活动有几个层次：首先是日常活动，其次是特殊活动，如开会、约谈、会见；再次是安排出差。各类安排要有张有弛，衔接合理，科学巧妙，关键要适应领导特点，目的是既能提高领导的工作效率，又能使领导有尽可能多的机会掌握各种情况，使领导劳逸结合而不致疲于奔命。
三、对外联络
领导不可能也毋需事必躬亲。很多事都要靠秘书去联络。如领导与领导之间，领导与其他秘书人员之间，领导与机关之间，领导与本系统内、外单位之间，都应当有广泛的联系，需要广交朋友，不能做孤家寡人。自己去跑是一个途径，但更多的则需秘书作桥梁。
四、了解情况
秘书应是领导的情况采集器。了解情况的渠道有看文件、听会、听汇报、交朋友或者收集各种信息，另外就是搞调查。秘书要成为领导的一个重要、可靠、准确、及时的信息源。
五、起草文稿
一般来讲，领导的讲话稿应当自己来写或组织专门人员起草，但秘书并不是无事可做。如事先参与研究讨论酝酿提纲，这就是很重要的事情。形成思想后，有的比较正式的讲话，要形成文字；还有，就是领导讲完之后整理成文，或者对别人整理的东西进行加工核准，形成一个比较准确的材料。
六、参谋咨询
秘书知道的事情很多，除个别绝密亲启件外，领导知道的，秘书大多知道。所以说秘书有条件发挥参谋咨询作用，但要把握好分寸，不要把自己的观点强加给领导。
七、把关堵漏
在工作中，领导往往抓一些大方面，小的方面就要秘书来把关堵漏。比如有时候情况比较紧急，领导批评人过头了，秘书就要起缓冲、安慰作用；领导讲话讲得不全或者不准确，秘书就要将其补齐、补全、补准，总之，就是要把事情做得尽可能完善。
八、处理事务
秘书有很多事务性的事要做，比如接待客人，拆阅书信以及领东西、看病等。某种程度上，秘书要起管家的作用。
1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。
2、管理饮水。
3、保管登记和按规定发放公司办公用品。
4、负责接转电话和记录工作。
5、负责传真收发与登记。
6、负责接待来宾。
7、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。
8、收发报刊函件及整理保管报纸。
9、完成其他临时工作。
一、负责机要文件和党委系统公文的收发、登记、传阅、保管、销毁、归档工作。严格遵守有关规定，做好机要安全保密工作。
二、负责以学院名义印发的有关公文、信息（简报）的编号登记工作。
三、负责学校党委印、信的管理、使用工作，严格执行有关规定。
四、负责接发与校党委工作有关的国内外公文传真，并做好重要电话的记录工作。
五、负责完成相关文件、材料的立卷、归档工作。
六、协助部门领导做好《电院信息》的编辑上报工作。
七、在保密委的指导下，协助保密办做好学校的保密工作，负责我校市委“公务网”具体操作、密码设备的使用管理及外联工作。
八、协助领导做好党委系统来信来访的接待工作。
九、办公室内勤工作。
十、完成领导交办的其他工作。
一、做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，做到手续完备，及时准确。需要清退归档的，资料应做好登记和立卷工作。
二、负责做好公司内外来访人员的接待工作，认真热情，态度和蔼，做到用心主动、不推诿、不拖拉。
三、负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明，做好登记，做到有据可查不出差错。
四、及时、准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。
五、负责公司各类行政会议的通知，记录和办公会议纪要、决议、决定的起草，印发，同时协助公司领导起草有关行政文件。
六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜，并将完成状况及时汇报。
1 、 协助总裁处理公司各项日常事务；
2 、 协调、安排总裁工作计划和日程，根据日程做好预约、接待、会见等；并对周、月计划，并做到及时提醒；
3 、 秘书行政事务性工作处理，参与相关会议并做好会议记录、整理编写会议纪要，经审阅下发； 4 、 对总裁会议决议事项或重点任务指示事项进行跟进督办；
5 、 协助总裁处理各类信件，起草信函、演讲稿、报告、文件等各类综合性文件；
6 、 配合公司领导做好相关对外联络公关和重要接待工作；
7 、 与各分公司、各部门建立良好的沟通渠道，协助做好各部门间的协调和沟通工作；
8 、 领导安排的其他事务。
1、负责公司内、外部文书处理：负责集团公司相关资料文件的接收、装订、传阅、送签；负责集团公司内的复印、传真、打印等工作。
2、协助办公室主任进行相关会议的组织，并做好记录：负责会议的记录和整理；负责会议场所的安排与布置；负责会议的服务工作及相关活动的安排；负责会议相关资料的编印。
3、协助办公室主任做好公司的接待工作：协助办公室主任负责公司来访人员的接待，包括外事活动的组织、接待、翻译工作；协助办公室主任负责公司相关公共关系的建立和保持。
4、协助办公室主任做好其它各项工作：协助办公室主任做好公司印签的使用与管理，并做好用印的登记，以备查。
5、协助档案管理员做好档案管理工作。
6、完成办公室主任交办的其它各项工作。
1、总经办接待工作：接听电话；引导客人进入会议室，倒茶，通知相关人员会见；签收信件快递等；
2、各类行政公文（通知、请示、呈报、发函、会议纪要、总结等、的起草、呈送、复印、分发、催办、登记、清退、归档；
3、填报开发公司月报表，于次月12日上交报表；
4、编制房地产市场月报表；
5、填报统计（番禺统计、局房地产统计报表，每月月底前上交；统计年报于次年1月前上报；
6、公司各类档案管理工作（归档、分发合同、借阅等、；
7、公司营业执照年审，填报年检报告书，准备年检材料；
8、联系保险公司，购买公司车辆强制险及商业险；
9、公司网络、办公设备（电脑、复印机、打印机、指纹机等、维护、管理与报修；
10、跟进各部门合同审批单审批流程，合同款付款申请；
11、负责打扫会议室、总经办卫生，以及会议室与总经办花草的护理；
12、核算工地后勤费用、每月办公室物业水电费；
13、制定月度物资使用计划，做好物资的采购、验收、入库、发放和管理工作；
14、公司固定资产的管理，定期进行盘点；
15、每周预定团队活动场地，准备相关物资（球、水等、；
16、总经理（番禺总经理、副总经理、各部门经理交办的其他工作。
1、日常事务管理
公司制度的传达、执行、监督；做好考勤管理，记录销售现场的考勤情况；每周每月按时提交排班表和考勤统计表现场办公设备的保管、使用、维护、保养，出现问题报修及时；办公用品领用管理，做好与各对接部门的良好沟通突发事件的及时上报并有效处理，协助销售经理做好相关日常管理工作，按时完成销售经理下达的各项任务并且保质保量
2、数据管理
统计销售、回款数据，编制销售报表，按时提交日、周、月、年报
3、培训管理
统一礼仪规范的贯彻与做好现场监督，专业培训的辅助组织培训情况反馈汇总及时上报
4、文档管理
5、售楼处日常行文格式正确，文件齐全、内容完整，登记及时各类报表及相关文件分类、编号正确，存档及时、准确、完善文件交接、传送或借阅手续完备，有详细交接记录
6、收款管理
根据公司要求，及时与甲方进行对账，为结款提供依据。
1.熟悉了解公司组织框架结构及管理运作程序，详细掌握公司各文本文档的建立结构，熟知公司各项管理规定及营运流程。
2.负责办公区的各项卫生清洁工作。
3.负责公司印鉴、证照的使用和管理以及年检等工作，证明管理，各种资料、文件、档案的收集、 编撰、起草、收发、制做、打印、复印和存档保管工作。
4.排版打印公司各个部门的各种文件（上行文、下行文等）。
5.负责下发、张贴公司各项管理规章、公告、通知等文件。
6.负责公司各项签呈、状况处理、奖惩提报等呈报文案的各部门会签。
7.熟悉公司的各项规章制度细则及行政归档程序，配合各部门负责人随时调取各类存档。
8.先期负责公司人事档案管理及公司各单位考勤的稽核。
9.负责公司办公物品采购计划、采购申请的审核工作；办公设施设备及备品管理工作。
10.整理并保存公司所有电脑文档并备份文件，用密码保护不得外泄于任何单位或个人，员工合理化建议和提案的接收、整理、转交、存档保管工作。
11.负责公司办公室所有来电接听。
12. 接待董事长、总经理之来访人员。
13.负责公司各种会议的资料准备、会议召集、会议服务安排、会议记录、会议纪要整理分发工作。
14.外出复印、投递公司业务单位之材料、信函等相关文件。
15.负责公司上级各检查单位下发的通知等各项政府文件的管理、记录、存档。
16. 负责领导临时交办的其他任务及紧急、重要事务。
1、要负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。
2、管理饮水。
3、保管登记和按规定发放公司办公用品。
4、要负责接转电话和记录工作。
5、要负责传真收发与登记。
6、要负责接待来宾。
7、要负责考勤和加班申报单的报表与汇总。
8、收发报刊函件及整理保管报纸。
9、完成其他临时工作。
一、做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，做到手续完备，及时准确。 需要清退归档的，资料应做好登记和立卷工作。
二、负责做好公司内外来访人员的接待工作， 认真热情， 态度和蔼， 做到积极主动、 不推诿、 不拖拉。
三、负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明，做好登记，做到有据可查不出 差错。
四、 及时、 准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。
五、负责公司各类行政会议的通知，记录和办公会议纪要、决议、决定的起草，印发，同时 协助公司领导起草有关行政文件。
六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜，并将完成情况及时汇报。
办公室主任（副）主任岗位责任制：
一、按着办公室的职责，负责主持办公室的全面工作。 二、在经理领导下，负责组织起草公司行政综合性的工作报告、决议、规划和决定等文件。 负责各种事项的通知，会议决定的草拟和发布θ
三、负责办公室内部的基础建设和业务知识的学习，监督检查部门的岗位责任制的执行，努 力提高工作水平和工作效率。
四、 协助经理组织安排经理办公会议议程， 并做好会议记录， 同时负责检查会议的执行情况。
五、负责审核以公司名义所发的决定、报告等文稿，并及时转呈领导签阅，建立相应的登记薄。
六、认真及时处理，批转传阅上级有关文件和其它事项的通知。
七、负责公司人事档案及统计等项工作。
八、负责公司的安全保卫工作。
九、负责组织协调各部门共性的综合性工作，及时做好领导交办的其它事宜。
十、注意了解与全局有关的情况和问题，搞好信息反馈工作，并提出解决办法，为领导决策 提供参考。
十一、会同党支部共同抓好办公室的政治和业务学习，思想政治工作，坚持“两个文明”一起抓。
1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。
2、管理饮水。
3、保管登记和按规定发放公司办公用品。
4、负责接转电话和记录工作。
5、负责传真收发与登记。
6、负责接待来宾。
7、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。
8、收发报刊函件及整理保管报纸。
9、完成其他临时工作。
一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
二、负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。
三、做好各种会议的记录及会务工作。
四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。
五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。
六、做好来访接待工作。
七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。
八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。
九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理
1、负责总公司办公会议和其他重要会议的准备、记录和资料整理等工作。
2、主动收集总公司的运行情况，及时做好宣传报道工作。
3、负责编排每周主要工作安排表，安排节假日干部值班工作。
4、协助主任做好来宾接待和信访工作，认真接听师生投诉电话，并做好记录和反馈工作。
5、负责总公司文件、资料的电脑打印和校对工作。
6、及时做好各类文件的收发、传递、呈批、立卷、归档工作。
7、严格执行保密制度，定期收集、整理有关档案资料，及时整理归档。
8、按时收发各中心（部门）的考勤考核表和部门工作月度报表，及时交主管领导审阅。
9、协同做好员工的考勤考核工作，负责审核员工请、销假手续，核签补休证明。
10、协助做好招聘员工的登记工作，负责发放上岗证件。
11、完成领导交办的其他工作。
职责一：安排公司领导工作活动日程，完成领导交办的日常工作
任务1：安排公司领导工作、活动日程，陪同协助领导工作活动
任务2：完成领导交办的日常各项工作
职责二：协助本部门领导安排各种外事活动
任务1：接待到访的总公司领导及其他客户
任务2：协助本部门领导安排公司领导班子例会及业务例会，督促会议决议的贯彻落实
职责三：起草各类公文
任务1：负责起草公司领导交办的各种文稿
工作依据(与该岗位工作紧密相关的规范、制度、标准)：
企业管理奖实施细则、《中国远洋物流公司、中国外轮代理公司公文管理规定》、《大连外代文件材料立卷归档办法》
1、负责策划和组织公司重要的对外公关、形象宣传；负责公司法律事务管理、物资采购管理；各种会议的管理，组织并协调公司各种工作的正常开展。
2、负责公司人员招聘、培训和人事管理工作；协助总经理建章立制，加强基础管理，进行指标的分解下达，并指导和监督各部门开展工作；负责考核、督办、检查规章制度执行情况;
3、负责各部门绩效考核数据的复核、考评工作；负责各部门的费用审批、报销和管理工作;
4、负责起草综合性文件材料；筹办各类会议，做好会议记录及纪要的编写，督促会议决定的贯彻执行，保证公司各项工作顺利；
5、负责公司各类文件、文书的管理，保证公司信息传递通畅，负责文件收发、传递、归档、整理、保管公司的各类档案资料;
6、负责与其他公司和企事业单位加强沟通与联系，协调内外部关系，为公司发展营造良好的外部环境；负责协调公司各部门关系，为各部门顺利开展工作提供有力保障；
7、负责公司综合性事务、种类接待安排;
8、负责增强员工凝聚力，提高企业竞争力;
9、遵守各项规章制度、服务纪律、劳动纪律，服从指挥调度。
一、做好各类行政文件，信函、报告等材料的收发、转递工作，做到手续完备，及时准确。 需要清退归档的，资料应做好登记和立卷工作。
二、要负责做好公司内外来访人员的接待工作， 认真热情， 态度和蔼， 做到积极主动、 不推诿、 不拖拉。
三、要负责保管和正确使用公司印鉴，开具介绍信或出具证明 ，做好登记，做到有据可查不出 差错。
四、及时、 准确地向领导和有关人员传达上级机关及有关部门的通知事项和每周的会议安排。
五、要负责公司各类行政会议的通知，记录和办公会议纪要、决议、决定的起草，印发，同时 协助公司领导起草有关行政文件。
六、要准确无误地完成公司领导交办的事宜，并将完成情况及时汇报。
办公室主任（副）主任岗位责任制：
一、按着办公室的职责，要负责主持办公室的全面工作。
二、在经理领导下，要负责组织起草公司行政综合性的工作报告、决议、规划和决定等文件。 要负责各种事项的通知，会议决定的草拟和发布。
三、要负责办公室内部的基础建设和业务知识的学习，监督检查部门的岗位责任制的执行，努力提高工作水平和工作效率。
四、 协助经理组织安排经理办公会议议程， 并做好会议记录， 同时要负责检查会议的执行情况。
五、要负责审核以公司名义所发的决定、报告等文稿，并及时转呈领导签阅，建立相应的登记薄。
六、认真及时处理，批转传阅上级有关文件和其它事项的通知。
七、要负责公司人事档案及统计等项工作。
八、要负责公司的安全保卫工作。
九、要负责组织协调各部门共性的综合性工作，及时做好领导交办的其它事宜。
十、注意了解与全局有关的情况和问题，搞好信息反馈工作，并提出解决办法，为领导决策 提供参考。
十一、会同党支部共同抓好办公室的政治和业务学习，思想政治工作，坚持“两个文明”一起抓。