机关办公室工作职责说明书（精选3篇）
一、业务订单流程
1. 收集产品和客户资料，不定期的整理各种产品(手机保护套：水晶壳素材护套、TPU清水护套、硅胶护套、单色加工、水贴加工、镭雕工艺、贴皮工艺、镶钻工艺等)的报价单(包括最新出来的产品图片，产品规格，价格，包装资料，付款方式，交货时间等等)。
2.与客人沟通，了解客户需求，同时与采购、工程确认是否可以满足客户需求。当确认OK后据客户要求提供样品供客人确认。
3.跟进客人对样品的测试结果，如客人对样品提出问题，及时反馈给我司品质部及工程PE部，给客人一个合理的解释并给出解决办法;并重新提供样品，待确认ok后，要求客户回签OK样板或以邮件、文字的格式确认回我工厂。业务员将此信息知会工程部签OK样下发相关部门，并与客人讨论订单细节，双方达成一致意见后与客人签PI，(个别客户不要求送样品可直接讨论订单细节，并签下PI)催促客人打订金。
4. 客人打订金同时，与客人确认产品生产加工的具体要求明细。
5. 收到订金后(信用比较好的老客户无需支付订金可直接下单)，制定《内部生产单》。
6.《内部生产单》于1小时内完成并由业务主管签字后，递交给物控部门并由其下发各相关部门，同时确认交期，如达不到我司制定或客户的交期须要求，物控需在《内部生产单》上回签能够完成的合理交期。(内部生产单一式四联，白、红联交物控，蓝联交仓库查库存，黄联待相关部门主管签字回复后，交还给所属业务)
7.所有细节确认后，注意跟踪物料，采购进度，生产排期等以确保交货期。同时针对逾期未完成订单，与物控等相关部门沟通查实原因并要求相关部门给出解释并提供解决方案，最终向客户说明，交待。
8.提前与客人确认船期，定舱事宜及相关货代沟通好各细节。在大货完成前一个星期通知船务仓一般交货方式是FOB深圳，如是客人指定货代，根据客人提供资料，与货代联系并完成所有出货资料。
9.生产完成后，与品质部确认验货时间并通知客人验货。验货通过后，再次与客人确认准确的交货时间并安排出货事宜。(详情请见出货流程)
10.针对一些信用度较好的老客户， 根据客户银行的信用度和不同情况及时检查货款是否到帐， 如在合理的时间内没有收到货款要及时和客户沟通，保证货款及时到帐。针对其他客户，货款全部到账后，马上按照约定好的时间安排出货。
11. 到帐后填写收支平衡表。每个客户必须做收支表，以便查收款。
二、出货流程
1.业务员必须提前通知船务出货计划，业务与船务在出货前一周(旺季时必须提前10天)确定出 货所需的详细资料，如出口国家、目的港、付款方式、客户资料、船公司资料等，订适宜船期的船。
2.拿到S/O后，明确放舱及结关具体时间并告知相关人员做好准备确保顺利将货物入仓。
3. 出货前查看是否已做好商检通关单，如未做及时通知报关员做好相关商检通关单，并了解商检数量及使用哪本手册报关提供所需的其他相关资料。
4. 根据出货进度，让要求仓库提供成品及配件出库明细表。
5. 根据出库明细表和PI制作发票装箱单等报关资料，报关资料数量必须和商检一致。(如货物需要正式报关，则需联系报关人员并提供报关所需的货物等相关资料，跟进并协助报关确保货物顺利通关。)
6. 准备报关资料(其中包括核销单，手册，报关委托书一式三份，空白箱单，空白发票，报关资料，商检通关单。)
注意：(1)报关委托书上盖两个公司印章，箱单发票盖章
(2)报关资料根据商检数量填写，可能与实际数量不符
(3)核销单上注明：PI号码/台数/出口国家/手册号码/第几项，交与肖总盖章
7. 填写出口控制表，要和商检、报关资料一致。
8. 传S/O到报关行打单并安排拖车，并在当天拿到司机资料交给仓库，同时告知相关人员到柜的大概时间以便安排出货。
9. 将由部门主管签字的出货单交给仓库，出货单上必须注明机型数量及配件等明细。〈出到国内的货物可直接联系快递公司过来取件出货〉
10. 出货时准备齐报关资料由货柜司机交给相关货代。
11. 及时了解货柜是否安全返码头，查柜与否，如遇查柜先了解报关资料是否准确并及时协助报关行处理。
12. 出货当天必须做好PL 和INVOICE，与客人确认后交由部门主管签字。将PL一份给仓库，一份给财务。INVOICE一式四份，三份财务，一份业务留底。
13. 与客人确认货物是否收到情况。如有少数，混装等问题及时核查并予以回复。
14. 更新未完成订单，每周六或周一把未完成订单发给业务主管查阅并在周一组织物控部核对确保交期。
三、售后服务
1.处理日常客诉如品质，交期，包装等各方面问题的投诉。针对客户投诉要及时查找原因给出解决方案并第一时间回复客人。
2.与客人保持密切联系。每天保持与客人电话沟通至少一次，交流一些市场信息，了解客户的市场动向与客户的需求，了解客户的想法与喜好，同时向客户传达我工厂的最新的相关产品信息。
3.每月须统计每个客户的销售情况上呈业务主管查阅，同时制定下月销售目标;每季度进行一次《客户满意调查表》上呈部门主管审核并针对客户的不满意进行改善。
4.每月底与客户核对付款相关明细，与此同时，每月同财务核对各客户付款及出货明细。
5.每年底都要做一份《年度总结报告》与汇总年销售额，并制定下一年的目标。维护客户关系以及客户间的长期战略合作计划。
岗位职责与规范
目的：
使客服代表明确自己的岗位职责和所要认真执行的规范与制度，以使其工作在一定的制度和规范下顺利完成。
第一条 服务宗旨
服务与质量并存，解客户之忧，树公司诚信品牌。
我们的目标：与客户携手共同打造一流的数字化教育产品。
第二条 服务对象
已有的、正在成为的客户以及潜在的目标客户。
第三条 服务信念
热情——以饱满的热情对待本职工作、对待客户及同事。
敬业——对工作竭尽全力、尽职尽责，使敬业成为职业习惯。
勤勉——对于本职工作应勤恳、努力、负责、恪尽职守。
创新——全心投入，不断优化和创新工作方法及内容以提高效率。
服从——应服从上级领导的指示及工作安排，按时完成本职工作。
第四条 客服人员的素质要求
(1) 经验：具有客服工作经验，了解客户需求，熟悉企业运作方式和服务途径;
(2) 职业素养：有涵养，有礼貌，有较高较全面的知识，学习能力强，快速接受新产品知识;
(3) 交际能力：语言表达能力强，对人知道何时、何地、面对何种情况、适合用何种语言表达，懂得一定的关系处理，具有一定的人格魅力，第一印象好，能给客户信任感;
(4) 应变能力：头脑灵活，现场应变能力强，能够主动掌控话题并恰当解决问题;
(5) 窗口形象：形象好，气质佳，外表整洁大方，言行举止得体，有企业形象代表和产品代言人的风度;
(6) 工作态度：态度热情，积极主动，能及时为客户服务，不计较个人得失，有奉献精神。
第五条 客服代表岗位职责
(1) 负责所有经营区域客户的咨询、查询解答;
(2) 负责产品介绍、演示及客户使用问题等服务;
(3) 负责客户电话回访、跟进及处理客户投诉等问题;
(4) 负责做好工作日志、周报、月报，及时反馈信息的统计、分析和汇报;
(5) 完成上级安排的其他工作任务。
第六条 岗位规范
(1) 客服代表要时刻保持良好的精神状态和仪容仪表，工作认真、有耐心、责任心强;
(2) 接听客户电话要热情，运用专业术语，认真解答客户提出的疑问，同时对自己的企业有信心，不对客户做夸大其词的承诺;
(3) 熟练掌握公司的产品和服务项目，并全面了解客户的详细情况，严格按公司相关规定及时为客户解决问题;
(4) 客服代表代表公司的形象，明确客户投诉的真正原因及想要得到的解决方案，注意语言沟通的技巧，不得与客户发生争执，不得做有损公司利益的事情;
(5) 客服代表接到客户的投诉或抱怨时，要主动向客户致歉并妥善处理，并视情节轻重上报公司;
(6) 客服代表根据每天的工作情况，把客户反馈的不同情况以工作日志的形式进行详细的登记，特殊客户情况需向部门组长(或本中心负责人)汇报，并每月上报工作总结;
(7) 严格遵守公司和职场的各项规章制度，按时出勤上下班，工作时间不得从事任何与工作无关的事情，如有发现按公司管理规定处罚。
(一)是负责局系统人事、文秘、档案、劳动工资和机关后勤等工作的综合职能科室，其主要职责：
1、协助局领导组织协调机关工作。
3、负责机关文电处理、综合性会议组织、档案管理、综合性文件的拟稿以及政务信息的上报工作。
4、负责办理局机关科以下干部和直属单位干部的录用、调动、考核、任免等具体事项以及离、退休干部的日常管理事务。
5、负责局机关和直属单位职工的人事和劳动工资管理工作。
6、组织对局机关各科室和直属单位半年、年终工作进行考核，并提出考核意见。
7、负责机关后勤服务工作(包括按政府采购要求购置办公用品及其他物品，报刊征订、车辆管理、文印、职工福利等)，负责机关用房和公共设施维修、保养以及安全、卫生工作。
8、负责局机关外事活动以及有关接待工作。
9、负责组织机关政治学习，协助做好工青妇工作及计划生育工作。
10、完成局领导交办的其它工作。