公文一般由秘密等级（绝密、机密、秘密）和保密期限、紧急程度（特急、急件）、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
通令
通令的写作一般包括三部分：
（1）标题
通令的标题通常要求发文机关、发文事由、文种类别三部分齐全，不可省略。
（2）正文
通令的正文一般由如下内容构成：即主要执行这项命令的机关、发文的目的、通令的内容等。还要在正文的结尾，写上“以上通令，应公告全体公民周知，切实遵照执行”等语。
（3）落款法定作者、日期。
通令是需要全民皆知的行政法令，所以行文明白晓畅、深入浅出是极其重要的。
公文写作命令种类：行政令
行政令由三部分构成：
（1）标题
行政令的标题也由发文机关、事由、文种类别三部分组成，且三部分必须俱全，不可简略为两部分或一部分。如“国务院关于实行棉花计划收购的命令”，不能简略为“关于实行棉花计划收购的命令”或“命令”。
（2）正文
正文一般先写发令目的、实施的起始时间和范围，后列具体内容，最后写明对违令者的处罚。
（3）签署
落款可以是机关也可以是机关领导人，领导人前要写明职务。同时，要写明签发日期。
行政令的写作通常不如公布令简短，对于正文中的具体法令事项，要写得既明确简练又清楚周密。
指令
指令应由标题、正文和签署三部分组成。
1、标题
标题中发文机关、事由和文种类别均要标明。
2、正文
指令的正文，开头多数要列出受文单位，但也可以不列，一般根据需要决定。接着要扼要说明发文的缘由、依据、意义和目的。再下来是正文的中心部分，主要提出具体的任务、要求、措施和规定。
正文中说明发布指令缘由与目的的部分，要写得简明扼要，富于概括性，在开始提出具体指令之前，多用“特发布如下指令”一句，以提示下文。写作正文的中心部分，即具体指令内容时，要把具体要求、规定的施行范围、日期和执行机关，拟得条理清楚、明确无疑，以便执行和检查。
3、签署发文机关、日期。
指令多用于国家对经济、科研、技术等方面的专业管理，因而涉及到一定的专业性术语和某些专业理论知识，不仅要求撰写者具有相应的专业知识，还要求他能在指令中正确地运用这方面的知识。专业术语既不能用得太少，讲不清楚问题；更不能用得太多，给管理者和执行者造成理解障碍，影响文件效力的发挥。
公布令
公布令由四部分构成：
（1）标题
公布令的标题通常也包括发文机关、发文事由和文种类别三部分，但使用时只写明发文机关与文种即可。如“中华人民共和国全国人民代表大会常务委员会委员长令”、“中华人民共和国国务院令”，等等。
（2）正文
公布令的正文一般很简短，主要写明经过什么机关或会议，在什么日期通过批准了何种法令文件，开始生效与执行的日期。属于修订的文件，也应在正文中说明。
（3）签署
标明签署公布令的发文机关或法定作者，签署日期。如需盖印的，要盖上公（私）印章。
（4）附件
公布令是为颁布某项法律制度而发出的，所以必须附上所颁布的法制文书。
公布令的写作，要求简短明确，在颁布法律条文时甚至连理由和目的也无需说明。公布令的附件，应随令文同时公布。
公布令正文结尾处，一般要用“特令公布施行”、“现予公布”、“现予公布施行”等惯用语，以作简明的肯定。
xx公司全体员工：
2月18日至24日放假调休，共7天。2月xx日（星期日）、2月28日（星期六）上班。
节假日期间，各单位要妥善安排好值班和安全、保卫、防火等工作，遇有重大突发事件发生，要按照规定及时报告并妥善处置，确保人民群众祥和平安度过节日假期。
通知人：
日期：
校属各单位（部门）：
近年来，受学生笔记本电脑的逐步普及、个人保管不善、销赃便利等内外因素影响，我校学生笔记本电脑被盗数量呈增长趋势。另外，外部传销活动在一定程度上呈猖獗之势，加之个人防传销意识淡薄，多年来，我校偶有学生误入传销组织，潜在危害极大。针对以上现状，为有效维护学校的安全稳定，切实提高广大学生的防范意识，充分保障学生的生命财产安全，我校将在全校各班级组织开展以“反盗窃，反传销”为主题的班会活动。具体要求通知如下：
一、活动时间
20xx年3月中旬至4月底。
二、组织形式
以班级为单位，或同年级的相同专业（至多不超过四个班）为单位。
三、活动要求
1、希望各学院高度重视，结合综治宣传月活动，认真组织实施。根据文件精神，并结合各学院实际，制定出具体活动方案。
2、讲求实效，在强调班会内容，紧扣活动主题的同时，鼓励并倡导各班级在形式上进行创新，以广大学生喜闻乐见的形式开展宣传教育活动。
3、主题班会须有记录，并保存好活动现场资料，校综治办将组织抽查。
4、活动结束后，各学院须对活动开展情况进行认真总结，各学院推举出一个开展情况较好的班级，报校综治办备案。
四、背景材料
保卫处将编辑本次活动的参考资料，届时分发到各学院。
通知人：
日期：
我有幸被集团公司推荐，参加了行政公文写作培训。在短短的一天时间里，认真聆听了老师的授课，其内容紧紧信息写作知识，深入浅出，理论联系实际，给我很大的启发。现就此次培训谈一点自己的体会。
课程中，老师讲解的信息写作基本知识，我觉得更具体、更实用，他从消息的标题、导语、正文、结尾等重点部分着手，做了深入浅出的讲解，并通过自己的写作经历，把成功的经验毫无保留的和盘托出，使我们深受启发。老师在讲解会议工作报告写作、会议纪要的记录，以其通俗易懂的语言、轻松的方式告诫大家在实践中应注意的问题，使参加培训的。人员受益匪浅。
这次培训使我拓宽了思路，我还了解了一些写作技巧，认识到工作中的小事可以反映出大问题。我们每个人在平凡的岗位上，身边不会发生那么多轰轰烈烈的大事件，可我们能通过平时细心观察在平凡中找到闪光�
经过这次的培训，的确带给了我一场思想认识的洗礼。由此我感觉到工作就好像是写作：首先，写作需要明确目标。写文章首先要立意，做工作首先要定目标。我们对每一项工作任务要有一个明确的定位，找准突破口，然后有的放矢，果断行动，一气呵成。其次，写作需要掌握基本知识，要有责任心，做为一名企业员工也要这样，踏实走好每一步，在每一个平凡的岗位做出不平凡的业绩。再次，文章是需要不断修改的。"文章不厌百回改"，好文章是改出来的，同样在工作中我们也必须时时自我反省工作中做得不够完善的地方。最后，写作需要持之以恒。文字工作靠日积月累，做工作也要持之以恒。必须有谦虚谨慎的心态，学习各方面的知识充实自己，取人之长，补己之短，细心观察周围的一切去发现问题和契机，并一直坚持下去。
虽然只有一天的时间，但真的让我受益非浅。也感谢集团公司给我这次宝贵的学习机会，能从另一个角度尽观自己的不足，对我来说是一种进步。我将在以后的工作中，多写勤练，努力把身边发生的事写好写出来，我相信，就这样在循序渐进、日积月累的过程中，自己在写作方面会有所提高。同时，也是对自身的一种锻炼和综合素质的提高。
文秘写作范例
xx省xx市师范学院建设综合楼工程招标书
招标单位：师范学院
地址：路xx街
邮编：
时间：20xx年8月14日
师范具有百年历史，由于深化教学改革，我学院招生形势喜人，自199年以来连续4年扩招，生源火爆，由此学生的学习、生活条件已很紧张。为了解决这一问题，学院将向社会公开招标，提出要求具备建筑工程施工总承包一级心目资质并成功完成过10层以上建筑单位。
工程名称：综合楼
工程面积：建筑面积为8568平方米，主体10层，局部8层，1—4层为综合图书馆，1-8层为实验室，9-10屋为计算机室和多媒休教室(具体详见图纸)楼全长80米，宽45米，主楼高38米。
工程质量：基础第打桩水泥浇注，现浇梁柱板。地面全部铺防滑地砖。工程范围包括土建、水暖、电照、电梯、上下水等(详见工程一鉴表)工程全部衽五包：包工程数量、包工程造价、包工程质量、包工程工期、包工程材料。该计划20xx年10月底开工，20xx年底峻工。如对这英工程有投标意向的单位，请申请报名者凭介绍信到我院基建处找李先生，张先生办理投标资格预审手续。
投标要求：申请报名者必须同时递交营业执照、资 质证书(以上材料均需提供原件和复印件)、单位简介、以往工程业绩及证明材料、拟投入项目班子主要成员的资历、现有施工机械设备和20xx年经审计的财务报告(原件核对后归还，复印件装订成册)，资格预审申请文件一式两份。逾期不予办理。
报名时间：20xx年8月15日至20日
电话(028)…………………
136
传真：(028)
截止日期：20xx年8月20日
开标时间：
行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体， 具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。 我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。
公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一：要根据所反映的客观实际需要，二：要符合明晰、 确切、简练的标准，三：要根据具体的语言环境， 为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。
需要特别提出公文结构用语。一是开头用语， 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是
荷、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。
国家行政公文有12类13种，即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。
公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。
这一部分的写作，是公文写作的难点。
一、 标题
1． 规范式：三部分，即：发文机关＋事由＋文种
――用于重要、庄重的公务
2． 灵活式
a 二部分：一是发文机关＋文种
（以上标题下可加时间）
二是事由＋文种
三是“转发+始发机关及原通知标题”
ｂ 一部分：只有文种
――常是不大重要的公务，带周知性
带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文
后不写落款及时间。
二、 正文
1．主送机关 （面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系）
2． 正文
a． 原由：一是依据：
情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等； 常用“目前…”类时间状语 ；简介人物及事迹
文件： 常用“根据…”；往往是一句话
意义：议论：常用“是…”
作用 ：常用“将使…”
二是目的：常用“为…”
原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。
b 事项：（内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题 或用句子表达）
1、并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为
说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。
并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式；段中并列的内容可用数字、分号（；），也可用句子并列式。
要求重轻有
序：重要的放在前边，依次类推。
2、递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序
也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。
在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。
注意：自此以下常运用序码。顺序是一、（一）、1、（1）共四层。
不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。
c 结尾：（可以不要）常见有：
一是各文种专用语如：“请予批准”、“特此通知”等。
二是希望、号召类。
XX镇教科文卫办：
为了进一步了解新课改前沿信息，提高课堂教学的效率，同时向著名特级教师学习先进教学经验，10月24、25日，我校、共4位教师前往XX市礼堂参加“新课程下的革命传统课文怎么教”专题教学观摩报告会。此次学习的会务费每人300元，共1200元；另外餐费560元；车费280元；住宿费960元以上三项共计3000元。学习的所有费用要从学校的教师培训费中支出，请批示。
第二小学
20xx年10月13日
打从毕业后，就没有认真的系统的学习过写作，毕竟写作能力有限，只是偶尔写写文章。正好赶上单位组织学习写作的培训，于是学习了一番，为自己充充电。通过培训了解了自己的不足之处，心里也有一点小小的感悟。
第一，要在生活中注重知识的积累。写作的素材都来自于生活，只有在了解你想表达的内容的实质，才能去更直面的写出来，让别人去看懂。积累知识是文字工作的重要基础，没有丰富的、真实的各种方面的资料信息，写出来的文章，只能是空洞无物的，缺乏文字的生命力。
第二，在写作中要理清思路，要抓住写作的方向，否则不能按照需求，理解上级要求写作的意图，就无法形成一个良好的写作思路。要在大局意识上下功夫，只有做到了大事了然于胸，才能写出具有较高战略意义的文章来。
第三，在勤奋中提高自己的写作水平。业精于勤荒于嬉，如果只是看别人写，一味的去想，不亲自动笔，那就成了纸上谈兵，不会有实质性的进展。实践出真理，只要你从不断的模仿别人走出去，用自己的文字去表达自己的内心，形成自己独特的风格，才能不断的提高，让别人认可。
通过此次学习，我感到十分的欣喜。着实为自己的业余生活寻找了一个新的兴趣爱好，有种豁然开朗的感觉。我会努力提升，不白白浪费这次宝贵的培训机会。
北京市国土资源局分局：
我单位负责开发建设的项目已经完成相关前期工作，特申报建设项目用地预审，现就该项目有关情况报告如下：
一、建设单位基本情况
主要内容：建设单位设立情况、性质(中央国家机关、事业单位、驻京部队或其他性质单位)、业务范围和本单位现有用地情况。
二、建设项目基本情况
主要内容：该项目建设的相关背景、必要性；项目拟用地选址规划依据和具体位置，建设项目用地总规模、用地性质、建筑规模以及功能布局等建设方案详细内容，项目投资总额和资金来源；建设项目前期工作进展情况和已经取得的相关批准文件；其他需要特殊说明的情况。
三、建设项目用地情况
主要内容：建设项目用地总规模及确定的有关依据、标准等；建设项目用地的现状权属情况，包括总用地中国有土地和集体土地面积，用地现状中农用地、建设用地、未利用地面积情况，占用耕地或基本农田的面积，占用耕地的及补充方式、标准和资金落实情况；建设项目用地方式(包括征收、占用)等情况；建设项目相关用地指标情况，包括建筑密度、容积率、行政办公及生活服务设施用地(或分摊土地面积)情况等。
申请单位：
申请日期：
会议名称：XX省第一次全国污染源普查工作
时间：X年XX月XX日上午9︰00--12︰00
地点：宾馆会议厅
主持：(省环境监测中心站站长)
参加领导：(省环保局副局长)
(省环保局规划财务处处长)
(省环保局规划财务处副处长)
(省环境监测中心站副站长)
与会人员：全省地、市环保局主管局长和监测站站长等有关人员
会议内容：
一、XX处长在会上传达了以下文件精神
1、《国务院关于开展第一次全国污染源普查的通知》(国发〔20xx〕37号)(见附件1)
2、“在第一次全国污染源普查监测及有关工作视频会议上的讲话”(相关文件：《关于印发副局长、和在第一次全国污染源普查监测及有关工作视频会议上的讲话的通知》(见附件2)
3、《第一次全国污染源普查方案》(见附件3)
二、副站长讲话要点：
(一)在会上传达了以下文件精神
1、《省工业污染源及集中式污染治理设施监测实施细则(废水部分)》(见附件4)
2、《省工业污染源及集中式污染治理设施监测实施细则(废气部分)》(见附件5)
(二)副站长讲话内容：
会上，副站长指出：上述我省两个监测实施细则的制定依据是：国家环保总局即将修改完善并发布的“工业污染源及集中式污染治理设施监测技术规定”和“监测实施细则”以及《建设项目环境保护设施竣工验收规定》等相关法律法规。
副站长在会上进一步指出目前这项工作面临的突出困难是：
(1)经费问题；
(2)土壤监测与污染源普查工作之间出现冲突时，应如何安排好这些工作；
(3)虽然此前，国家和省上给各地配了监测仪器、设备，是否还有个别地区的监测能力不能达到工作要求；
(4)与企业站的关系协调问题；
(5)监测时，在废气方面能够监测的要尽量监测，不能监测的对工况和污染源状况要进一步了解。
同时，副站长还就此项工作提出了以下四点建议和想法：
(1)这项工作可以带动我省环境管理等其他工作，可使定量的数据变成定性的语言。
(2)通过这次普查工作可以把污染源档案建立起来，这是一项基础性工作，污染源档案包括企业基本概况、生产工艺、各生产环节有哪些环保设施及污染物排放位置、监测点位布设，每次监测情况等。
(3)提高我省监测综合分析能力，基本说清本区域污染源的情况及对本区域环境质量造成的影响，找出内在原因。
(4)基本说清污染源排放总量和分布情况，建立污染源信息库。通过这次普查工作请各市监测站领导树立一种激活数据的意识和创新意识。
三、各地州市领导交流意见和建议：
1、XX市环保局副局长发言(要点)：
(1)普查工作经费如果要各地与市财政协调难度很大，希望能够从中央或者省级财政方面解决此问题，希望上级考虑XX省市的特殊性；
(2)农业源的普查分工还须明确一些，这样有利于我们下一步的工作；
(3)我们在会后，立即就此工作向市政府作专题汇报。
2、XX市环境监测站站长发言(要点)：
(1)此项工作应取得当地政府的支持，建议应由市长或主管市长亲自挂帅、协调；
(2)根据污染源名单、采样周期、监测技术规范等计算，工作量很大，有些企业(如硅铁、水泥行业存在无组织排放问题)监测难度大，省上必须确定、出台一个具体的监测技术规范；
(3)我们目前要搞土壤监测、污染源监督性监测等，所以任务很重，能否将以上工作和污染源普查工作、排污收费监测工作合并在一起开展，获取一套数据；
(4)一般源的监测是否按监测频次……
……
四、副处长讲话要点
会后，请各地尽快着手开展以下工作：
(1)传达此次会议精神；
(2)立即成立领导小组；
(3)培训人员；
(4)尽快开展工作。
五、副局长在会上强调了七点内容：
副局长要求，与会的各地环保部门主管领导要在会后认真学习、消化国家、省上对此项工作的安排、部署，并强调：
1、充分认识全国第一次污染源普查工作的重要性，这项工作不仅仅局限于环保系统内部，由于经济发展使污染源底数变化快，如不借助这次工作我省就很难摸清污染源底数。
2、工作的艰巨性体现在：时间紧、任务重，特别是废水监测以及经费、监测能力上，艰巨性同时体现在队伍素质上，面对企业(使工况达到设计能力的75%以上)要做大量的协调工作。
3、各地需高度重视工作的紧迫性，现在须马上安排、布置本年度第一季度的废水监测任务。
4、会后，请立即行动起来，确保第一季度任务完成，尽快启动重点污染源监测，制定各市州的监测方案，并将方案上报省监测中心站，如有困难可作详细说明。
5、各市立即着手筹备领导小组办公室等相应机构。
6、对重点污染源名单须进一步进行复核，如认为需调整、补充的(例如放射源、新建投产的)要尽快上报省局。
7、各地根据现状，做出一份详细的监测经费预算，以便省局向国家、省政府争取资金。
六、站长作总结发言
1、各地务必在会后，认真学习今天下发的相关文件。
2、制定安排好本地区工作方案，先起步，再完善。
3、高度重视质量保证，搞好这项工作必须注意“三同时”要求，即：工况、浓度和质量控制。
4、这项工作是我们环保部门最大的“责任田”。
5、省环保局已确定了普查工作小组办公室人员组成，并已上报省政府(目前正在审定中)，办公室设在省环保局，由副局长任办公室主任，由任办公室副主任。
关于撤销×市擅自改变上级机关对外商赠送物品的审批权限规定的令
××市人民政府：
关于外商赠送物品审批权限问题，外贸部贸进管字〔1981〕353号文件规定，外商赠送物品以及××、××接受外商赠送汽车十辆以下，由省人民政府批准，而且省府已发出×府办〔19××〕××号文件明确了接受赠送物品报批手续。查××市政府×府〔19××〕××号文件通知市属单位，从今年六月一日开始，外商赠送物品由市政府批准，下级机关擅自改变上级机关的规定是不对的。为此，现重申：凡接受外商赠送国家限制进口的物品，都应按现行规定报省人民政府审批，违背规定越权审批的一律无效。接受汽车的，将加盖省政府办公厅印章的“接受外商赠送物品报批表”和外商赠送书，到经贸部申领许可证，海关一律凭省政府办公厅办理的批件和经贸部许可证验收。
××省人民政府(印)
××年×月×日
一：在平时积累中丰富知识
搞好公文写作的另一项基础工作莫过于加强信息综合工作，这是搞好文字工作的重要基础。巧妇难为无米之炊。没有丰富、翔实的各方面资料和信息，我们写出来的材料只能是空洞无物，缺乏生命力的。为了积累素材，掌握大量的第一手资料，不断充实“信息库”，我们必须做很多工作。
发挥办公室信息整体功能。我们一贯注重发挥办公室同志集体的智慧来加强综合信息调研工作，全方位、多角度、分层次地扎实做好信息收集工作。办公室同志要有高度的责任心和敏锐的观察力，平时注意通过走、听、看、问等方式，加强收集上级、基层，机关、地方等来自纵向和横向的各种信息，将有价值的信息反馈给文字工作人员。特别强调要经常深入基层，搞好综合调研，主动发现问题，积累写作素材，从中汲取营养。这样也能进一步增加对单位各项经营业务和生产作业现场的感性认识，有利于拓宽写作的发挥空间，使文章更加贴近工作实际，措施和内容更加具有针对性和实效性，使文字工作不断适应企业的发展要求。
发挥业务部门“信息源”作用。各业务部门是一个较大的专业信息源，抓住这一有利条件，极大地丰富了“信息库”。一是主动参加各种综合性和专业性的会议，不但一一做好公司领导讲话的记录，还尽量详实记录各部门负责人及专家们的发言。二是经常与业务部门负责人及相关专业人员保持沟通，努力获取有价值的信息和丰富相关专业的知识。三是对于理解不透的主体专业常识，还时常主动向老专家请教，他们总是乐于耐心地讲解，直到弄懂为止。了解了这些信息和知识，使我们在起草各种材料和审核文件时对专业领域的文字表述不再茫然，并能及时指出和纠正其不正确的文字表述，使文稿符合精、准、细、严的要求。
实践证明，只有我们在日常工作中做个有心人，才能收集到大量有价值的资料和信息，才能提炼、归纳出正确而有力的观点，才能撰写和审核好各类材料和文件，才能在综合文字工作中避免出现纰漏。
二：在领会意图中理清思路
公文写作有着很强的目的性。要搞好公文写作，就必须深刻领会领导意图。如果不能很好地领会领导的意图，那么我们就看不清写作的方向，无法形成创作的思路。因此，我积极采取各种有效的途径和方法来努力获取领导的正确意图。
一是在增强战略思维和大局意识上下功夫。我时刻把目光放到行业的发展大势上，放到农信事业的发展脉搏上，放到本单位的发展战略上，搞清楚每个层级实施的总体战略和对下级单位特别是对本单位的战略要求，弄清单位年度和中长期发展的工作目标及重点任务。只有做到对大势了然于胸，才能写出具有战略高度的文章来。
二是在熟悉领导工作思路上下功夫。领导特别是主要领导是一个企业的核心人物，他们的领导观念和工作思路，时刻影响着企业的发展。所以熟悉他们工作的思维、思路和方法对于搞好文字工作至关重要。主要通过多听、多看、多问等直接方式获取有价值的信息。听，主要是多参加各类会议，记录领导现场发表的想法、看法和要求。看，主要是看领导对各项工作的批示、指示和要求。问，主要是对某一项问题不明白、不理解时，直接找机会，向领导请教。通过多听、多看、多问，收集领导观点，把握领导意图，这样写出的材料才符合领导的思路，符合单位的实际。
三是在提高对领导个人感性认识上下功夫。领导意图不仅表现在对文稿中心思想、结构层次的把握上，还体现在文稿的意境上。一篇文稿，特别是领导讲话和发言材料，代表着领导个人在公众面前的魅力展示。因为一个领导的能力如何，可以从他的讲话中体现出来，讲话水平的高低直接影响到公众对领导个人能力的评价。所以，我们要充分利用一切机会，包括工作机会和生活机会，尽可能多地与主要领导接触，尽可能多地了解他的语言风格，尽可能多地在文稿中采用他的原始语言、常用语言，真正把文稿变成领导自己的思想和语言，这样的文稿才能与领导本人有机地融为一体，让人听起来自然、亲切。
把握住上述三点，领导的意图我们就能够拿得准、把得住、吃得透，写材料就有了中心思想，有了方向性，写作思路也就自然清晰了，在领导决策的过程中才能够“参”到点子上，“谋”到关键处，切实发挥我们以文辅政的积极作用。
三：在勤奋实践中提高能力
业精于勤荒于嬉。如果自己不动笔、勤耕不辍，那么就成了纸上谈兵，毫无长进。听过不少写作前辈说过：以前我
也不是搞文字工作的，到了这个岗位，都是被“逼”出来的。我也略有同感。记得我刚到这个岗位的第二天，主任就安排我立马熟悉有关资料，一周内把工作报告初稿拿出来。我坦然领受了任务，一门心思扎进资料堆，一周内完成了12000多字的工作报告，自己受到了很大鼓舞。
多写信息和文件，重在锤炼语言文字基本功。信息和文件是具有很强规范性的标准文体，对语言文字有着严格的要求，须做到内容庄重、层次分明，用语准确、语言凝炼，文字通俗、语句规范，文稿朴实、篇幅简短。根据这一要求，将资料内容按照相应格式要求组织语言，反复推敲语句，增强文章逻辑性，做到行文流畅易懂。经常撰写信息和文件，对于提高我们的文字功底非常有帮助。
多写报告、讲话和汇报材料，重在研究学习谋篇布局。这一块文章通常又叫作“大块文章”，领导历来十分重视，也是我们文字工作人员的重点和难点工作之一。任何材料都有一定的写作背景和受众对象，这给予我们重要启示：根据这一写作背景和受众对象的身份或领导风格，结合本单位的实际情况，按照相应体例进行谋篇布局、安排详略，然后组织语言材料。
多写经验材料等介绍性文章，重在练习掌握审题立意。这类文章与上述文章在写作要求上有着明显的不同，写法上较为灵活，风格上稍显活泼。但写起来并不让人感觉轻松，反而更加考验作者审题立意的智慧和驾驭文字及素材的能力。唯有深入分析题意、写作意图和写作要求，方能把握写作主旨，切实搞好现有信息资料的分析和提炼，这样才能从看似平常的工作中找到写作灵感。在文字要求上更加注重锤炼语句，新颖独特而不失特色，高度概括工作措施，适时插入业绩或案例予以印证。值得注意的是，切忌步入写作报告和汇报材料的套路。
四：在思考体悟中力求完美
文字工作不仅清苦，而且涉及到的知识面很广，比如时事、政策、法律、礼仪、专业等诸多领域，考验的是我们的综合素质和能力。然而，文字工作在很大程度上代表了一个单位或一个领导的经营管理水平或领导能力和风格，其重要性不言而喻，要求文字工作更加严谨。所以，我们在学习公文写作的同时，还必须不断地加强各方面知识的学习，并学会在学习中思考，在思考中完善，在完善中进步。
学而不思则罔，思而不学则殆。思考和体悟才是学习的根本。要提高自己的综合文字能力，我认为应该加强思考和体悟。在阅览各科知识的同时，到了关键处或重要点要停下来，多思考，一方面展开联想思维，拓展自己的思维能力；一方面结合工作实际，看看如何联系实际。在公文写作的实践中，要深入思考如何立意布局、锤词炼句等，如何把平时搜集的有关知识点或信息资料自然地切入文中，为文章增加色彩。文稿完成编辑打印时，要多想想如何编辑、调整文本，用什么方式打印装订，才能使文稿整体美观、洁净、耐看。
1、写作基础知识
主题是文章的统帅和纲领，是文章的核心；主题源于材料，主题不能先行，必须从实际出发，从材料中引出主题。实用文体主题的表现表式主要有：①直接阐述；②单一集中；③以意役法；④片言居要；⑤善用标题。
文章结构安排的环节主要包括：选择角度；设置线索；安排层次；划分段落；设计开头与结尾；处理过渡和照应等。文章的结构应达到严谨（严密精细，无懈可击）、自然（顺理成章，开阖自如）、完整（匀称饱满，首尾圆合）、统一（和谐一致，通篇一贯，决不相互抵触，自相矛盾）
文章常用的表达方法有叙述、描写、议论、说明，其中议论的方法又可具体分为：①例证法；②喻证法；③类比法；④对比法；⑤反驳法；⑥归谬法。
语言运用的基本要求：合体、得体，准确、顺达，简洁、明快，生动、有力。
2、公文的特点和种类
公文，也称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录，其区别于图书、情报、资料等事物的个性点主要有：①由法定作者制发；②具有法定的现实执行效用；③具有规范的体式；④履行法定的程序。
根据不同的标准，公文可从不同角度进行如下分类：
（1）根据形成和作用的公务活动领域，公文可分为通用公文和专用公文两类。
（2）根据内容涉及国家秘密的程度，公文可分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类
（3）根据行文方向，公文可分为上行文、下行文、平行文三类。
（4）根据内容的性质，公文可分为规范性、领导指导性、公布性、陈述呈请性、商洽性、证明性公文。
（5）根据处理时限的要求，公文可分为平件、急件、特急件三类。
（6）根据来源，在一个机关内部可将公文分为收文、发文两类。
3、政府系统的通用公文文种
（1）规范性文件
条例。用于对某一方面的行政工作作全面、系统的规定，国务院各部门和地方人民政府的规章不得称条例。
规定。用于对某一方面的行政工作作部分的规定。
办法。用于对某一项行政工作作比较具体的规定。
（2）领导指导性文件
命令（令）。用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布旅行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
决定。用于对重要事项或重大行动作出安排。
指示。用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
批复。用于答复下级机关的请示事项。
通知。用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
通报。用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
（3）公布性文件
公告。用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
通告。用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（4）陈述呈请性文件
议案。用于各级人民政府按法律程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项。
请示。用于向上级机关请求指示、批准。
报告。用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
调查报告。用于反映调查研究的成果，揭示事物的真相与规律。
（5）商洽性文件
函。用于不相隶属机关之间商洽工答、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
（6）会议文件
会议纪要。用于记载和传达会议情况和议定事项。
4、党政机关的通用公文文体
（1）规范性文件
条例。用于党的中央组织制定规范党组织的。工作、活动和党员行为的规章制度。
规定。用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
（2）领导指导性文件
决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。
决定。用于对重要事项作出决策和安排。
指示。用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。
意见。对于重要问题提出见解和处理办法。
通知。用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
批复。用于答复下级机关的请示。
（3）公布性文件
公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。
（4）陈述呈请情文件
报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
请示。用于向上级机关请求指示、批准。
（5）商洽性工作
函。用于机关之间的商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
（6）会议文件
会议纪要。用于记载会议主要精神和议定事项。
5、公文文体与结构常识
应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。
公文属于特殊应用文，其区别于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。
公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。
公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。
印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。
6、公文格式排版规定
保密等级：绝密机密秘密标注后，加，必要时加期限（如机密5年），3号或4号黑体。
紧急程度：急或特急，在保密等级下一行，字号字体同保密等级。
发文字号：位于文头下方，居中；如有签发人，居左，两者排一行，3号或4号仿宋字。